自學考試《管理信息的收集與處理》章節試題：第3章

　　第三章 管理信息的整理與綜合

　　(一)信息的整理

　　1.信息整理的含義。

　　管理信息的整理是秘書工作人員根據管理實踐的要求將收集到的大量的原始信息按照一定的程序和方法，進行篩選、分類、鑒別、歸納、綜合、編寫等加工處理過程，從而使獲取的大量信息，能準確結識客觀事物的本質特征和發展規律，與及于其他事物的關系和聯系，準確的用文字形式表達出來，成為可利用或儲存的真實，可靠的信息，便于為領導決策和處理提供服務。

　　2.信息整理的意義。

　　首先，信息的整理可以提高信息的真實性，增加信息的廣度和深度，為領導機關和領導同志提供決策參考，有助于他們掌握全面情況，把握全局。

　　其次，整理信息可以發現客觀事物規律性的變化或傾向性的問題，有利于領導比較準確的預測未來，適時作出科學決策。

　　再次，整理信息可以減少領導閱讀文件的數量和時間，提高工作效率。

　　(二)信息的篩選與分析

　　1.(1)信息篩選;是對原始信息的再選擇，它是信息整理的重要環節，也是一項基礎性工作。

　　(2)信息分析。是將不同類別的信息予以合理的解釋以確定其價值。它是信息綜合加工的核心，是有效利用信息的關鍵。

　　2.(1)信息篩選的基本要求;重大、新穎、準確、完整。

　　(2)信息分析的要求。一是定性、定量分析。二是點、面結合分析。三是超前分析。

　　3.信息的比較與分析之間的內在聯系。

　　信息價值的分析是在比較中進行的，因此這兩項工作是交錯在一起的，也可以認為比較是分析的一種手段。比較與分析有兩種方式：一是不同時間地點的同類信息的比較，目的是分析客觀事物的發展趨勢;另一種是將同一時間地點或不同時間地點的不同類別信息進行比較，目的是發現客觀現象之間的相互聯系。

　　4.重大、新穎、準確、完整是信息篩選的基本要求。

　　(1)重大。重大就是關系全局的重要信息，其政策性、思想性、動態性強。這類信息是領導掌握全局、審時度勢的基礎，見微知著的前提，預測未來的依托，防范于未然的保證，是決策論證的依據。

　　(2)新穎。指信息中所反映的問題或提出的觀點有新意，它是剛剛出現的新事物、新動態、新情況、新經驗。有新意的信息主要表現在以下幾個方面：

　　上級領導、同級領導有新意、有指導意義的講話精神;

　　本單位在兩個文明建設和改革中出現的新情況、新問題;

　　不同階層，特別是理論界、思想界、科技界、企業界人士中的新思想、新觀點、新的研究成果;

　　涉及面較大的社會新動態;

　　知名人士和各界群眾提出的有價值的新建議;

　　與本地區、本部門有緊密關系的、行之有效的新經驗，等等。

　　(3)準確。準確是信息的生命。準確就是要真實全面地反映客觀事物的本質特征。把好信息準確關，重點審核一下三個方面的情況：

　　信息的內容是否緊密聯系黨和政府的中心工作，聯系本地區、本部門的實際。抓住當前工作中產生的經驗和存在的問題;

　　信息的內容有無虛構，有無夸大和縮小，甚至弄虛作假;

　　信息中涉及到的人名、地名、時間及有關數據是否準確。

　　(4)完整。信息工作人員在注意“完整”方面，應考慮一下四點：

　　是否有潛在的因素暫時未表露;

　　充分利用反映事物發展階段的信息，切忌片面強調完整而坐失良機;

　　有無只報喜不報憂或多報喜少報憂的問題;

　　把握從不同角度，不同方向反映某問題的信息，避免片面性。

　　篩選信息的步驟：首先，搞好信息材料的鑒別、判斷。其次，認真選擇信息材料。再次，對不完全的信息進行修正、增補和精加工。

　　(三)信息整理的原則

　　信息整理的基本原則。

　　一是求實原則。“求實”、“唯實”是信息整理必須遵循的第一原則。

　　二是價值原則。信息處理要遵循價值原則，將所采集的信息按照使用者的需求加工成對實際有用的、價值較高的“對路”信息。

　　三是失效原則。

　　四是開發原則。在信息處理中，必須重視信息的開發作用，開發出層次更深、價值更高、效用更大的信息。

　　五是濃縮原則。

　　六是經濟原則。

　　(四)信息文字綜合的基本方法

　　1.(1)信息文字綜合常用方法;

　　唯物辯證方法：①對立統一的觀點;②普遍聯系的觀點;③歷史的、發展的觀點。

　　系統方法;

　　邏輯方法。

　　(2)信息綜合分析的推理方法。

　　歸納推理：是從個別性信息的前提推出一般性結論的間接推理。

　　演繹推理：是以一般性信息為前提，推出特殊性和個別性結論的推理。

　　2.(1)運用對立統一方法綜合分析應注意的事項;

　　一是要注意各要素間的聯系和關系。二是要堅持兩點論的觀點。三是要具體問題具體分析。

　　(2)運用普遍聯系方法綜合分析應注意的事項;

　　一是要全面把握一切方面的聯系;二是要從整體上把握事物的全貌，做到有主有次;三是要透過現象看本質。

　　(3)運用系統方法綜合分析的內容;

　　①要注重系統整體性;②要研究系統結構;③要把握系統動態。

　　(4)運用邏輯方法綜合分析的環節。

　　①比較;②分類;③概念的形成;④正確使用判斷;⑤正確使用推理;⑥正確使用同一律、矛盾律和排中律。

　　(五)信息文字綜合要領

　　1.信息材料選題的內容。

　　一是貫徹執行黨和政府重要文件中出現的新情況、新問題、新經驗;二是對全局工作有指導作用的重要建議或方案;三是對當前工作的“難點”問題的探討;四是對反映強烈，急需解決的“熱點”問題的分析和對策;五是對容易被人忽視，暫時沒暴露的問題的揭示與剖析。

　　2.(1)信息文字綜合的基本要領;

　　一是要定好選題，材料要新。①選題角度的確定;②富有新意的材料的尋求。

　　二是要有正確的觀點，采用科學的方法。①掌握理論武器;②堅持實踐第一的認識路線;③要觀點鮮明;④要實事求是。

　　三是要態度認真，信息綜合材料要準確。①認真嚴肅，不畏艱苦;②嚴格鑒別，合理選用;③準確表達，語言精當。

　　四是要突出重點，分清主次。

　　五是要論據充分，內容具體。①信息材料要豐富;②信息材料的反映面要寬;③要注意數量分析。

　　(2)信息文字綜合重點不突出的原因及相應措施。

　　主要原因：一是信息文字綜合者的綜合分析能力和文字表達能力不強，抓不住要領;二是對所收集的材料缺乏深入細致的分析，沒有分清材料的主次、輕重，這樣，撰寫時就能兼收并蓄，一一羅列，結果是說不清，講不透;三是一些執筆者片面求全，總覺得什么都應該寫，都想反映，結果寫出來的材料水平不高。

　　相應措施：一是要下大力氣，下苦功夫，提高自己的文字表達能力。二是要深入細致地分析、研究選用的材料，分清哪些材料反映事物的本質，是必須采用并應予突出的，哪些材料是被其他材料覆蓋的。

　　(六)信息文字綜合材料的編寫環節

　　1.信息文字綜合材料編寫環節。

　　(1)信息資料編寫的要求。一是真實、使用;二是簡明、準確;三是及時、迅速。

　　管理信息加工應做到：一是反映重大問題;二是要新，就是要及時反映全省出現的新情況、新問題、新動向;三是要有預測性，就是要注意反映帶有傾向性、苗頭性、動態性的情況，分析預測未來;四是要注意內外有別，就是要反映某些不宜公開報道，但需要引起領導及時注意的問題;五是要快，就是要迅速。

　　(2)信息文字綜合材料編寫的主要環節。①歸類;②鑒別;③編寫;一是主題鮮明;二是標題新穎;三是結構嚴謹;四是語言凝練。④發稿前的核實。

　　(3)文字綜合材料的提煉。

　　(4)編寫信息文字綜合材料中數據的使用。

　　2.信息文字綜合提煉的主要內容。

　　(1)提煉主題;

　　(2)巧設結構;

　　安排結構的基本要求：一是要選用最能說明問題的材料，省去可有可無的詞、句、段，經過加工濃縮，把篇幅壓到最短的限度;二是要觀點和材料一致，前后聯系緊密，脈絡清晰流暢，簡而不漏，簡而不亂;三是要關系分明，主次分明，整篇材料的內在結構要具有邏輯聯系;四是要依據內容的多少，靈活的組織結構，允許有一定的跳躍。允許少頭少尾。

　　(3)把握正文;一是要把事實交代清楚;二是要層次分明;三是要觀點明確;四是要材料運用得當;五是要避免重復;六是要語態莊重。

　　(4)定好標題;①作用：一是可以揭示主題，點明中心思想;二是統帥全文，使各種材料在標題的統領下，充分表達主題的內涵;三是吸引讀者，使讀者一看到確切鮮明、生動新穎的標題就產生一種急欲一讀的愿望，并留下深刻的印象;四是簡化正文，把正文中的部分內容由標題提示出來，使正文得以簡化;五是便于檢索，方便今后的查找和使用。②要想擬好標題，還需要做到以下幾點：一是要吃透全文精神，進行認真的綜合分析研究，準確地概括全文，這樣才能使標題真正表達信息的內容。二是要一語道破，要善于從各種情況、各種因素中抓住最本質的東西，一語道破，而且把最重要的、最主要的、能突出事物本質的問題突出出來。三是要簡潔明快，標題簡潔、生動、明快，容易吸引讀者，增強信息的可讀性。

　　(5)交待背景;通常運用的背景材料有以下三種：一是對比性材料;二是說明性材料;三是注釋性材料。

　　(6)推敲語言。

　　3.信息文字綜合材料中數據使用的基本要求。

　　要科學地審核，鑒別資料。一要鑒別數字的準確性;二是審核數據資料的可比性;三鑒別數字資料的時效性;四是審核數據資料的邏輯性;五是鑒別數字資料的代表性。

　　要科學的運用數字。一要注意數字與觀點要一致;二要表達指標概念要完整;三要注重全面數據與典型數據的結合;四要恰當地使用形容詞與判斷詞;五要恰當的運用計量單位，且形成概念，讓人易看、易讀、易寫、易說和通用，要根據所研究的整體大小來確定計量單位的大小;六是統計術語要用適當。

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