5、公文文體與結構常識

　　應用文體區別于其他文體的特殊屬性主要有直接應用性、全面真實性、結構格式的規范性。

　　公文屬于特殊應用文，其區別于一般應用文的特殊性特征表現為：被強制性規定采用白話文形式;兼用議論、說明、敘述三種基本表達方法。

　　公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。

　　公文的其他組成部分有文頭、發文字號、簽發人、保密等級、緊急程度、主送機關、附件及其標記、抄送機關、注釋、印發說明等。

　　印章或簽署均為證實公文作者合法性、真實性及公文效力的標志。

　　6、公文格式排版規定

　　保密等級：“絕密”“機密”“秘密”標注后，加“★”，必要時加期限(如機密★5年)，3號或4號黑體。

　　緊急程度：“急”或“特急”，在保密等級下一行，字號字體同保密等級。

　　發文字號：位于文頭下方，居中;如有簽發人，居左，兩者排一行，3號或4號仿宋字。

　　簽發人：發文字號右側，空一格，字號字體同發文字號。

　　標題：標題由作事、事由、文種組成(可省)，字數一般不超過50字;除出現法規、規章的標題外，不用書名號;具體形式有齊肩形、正梯形、倒梯形、除號形，公文如經會議討論通過或批準的，應加題注，即用圓括號居中

　　附件：附件應標明標題、件數、份數。在正文以下日期以上，排出附件號。

　　注釋：注釋排在日期下方，用4號或小4號仿宋體。

　　7、公文的稿本

　　(1)草稿。不具備正式公文效用，常有“討論稿”“征求意見稿”“送審稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本標記。

　　(2)定稿。具備正式公文效用，是制作公文正本的標準依據。有法定的生效標志(簽發等)。

　　(3)正本。正本是格式正規并有印章或簽署等表明真實性、權威性、有效性的標。

　　(4)試行本。在試驗期間具有正式公文的法定效力。

　　(5)暫行本。在規定的暫行時間內具有正式公文的法定效用。

　　(6)副本。正本復份(與正本同時印刷)在外形上與正本沒有區別，具有相同的法律效用;作為復印件的公文副本(如抄本、復印件)不具備公文的法定效用，需加注“副本”字樣標記。

　　(7)修訂本。可以標題結尾處標作：“(修訂本)”，也可在標題下做題注，在圓括號內注明“某年某月修訂”。

　　8、公文寫作的基本要求

　　合“法”、求實、合體、簡明、嚴謹、準確、規范、完整、清晰、耐久。

　　9、行文規則

　　可以采用越級行文方式的情況：一是由于情況特殊緊急，如逐級上報下達會延誤時機造成重大損失;二是經多次請示直接上級機關而問題長期未予解決;三是有上級機關交辦并指定直接越級上報的具體事項;四是出現需要直接詢問、答復或聯系不涉及被越過的機關職權范圍的具體事項;五是需要檢舉、控告直接上級機關等。

　　行政機關不能逕向黨的組織發布指令性公文，一般也不得以行政機關名義逕向黨的組織報告工作或請求指示或批準。

　　10、公文寫作的語言運用

　　公文語言的特點：莊重、準確、樸實、精練、嚴謹、規范。

　　公文中需用歷史年號時，要先標出公歷年份，再注歷史年號并加圓括號，如1912年(民國元年)。

　　數量表示時，表示增加時用倍數或分數，表示減少時只能用分數。

　　11、各種文種的撰寫

　　(1)規范性公文。規范性公文一般包括文件標題、發布或通過或批準的日期、章題、正文;規范性公文的標題由事由(問題)、文種兩部分構成;正文中開始部分的制定目的是規范性公文的核心內容與指導性“綱領”。

　　(2)決定。標題由發文機關、事由、文種組成。

　　(3)決議。其性質、功用與決定沒有大的差別，特點在于必須經過會議討論通過或批準。

　　(4)通知。標題由發文機關、事由、文種組成。

　　(5)通報。標題由發文機關、表彰或批評的對象與事實性質(情況)以及文種(通報)。

　　(6)批復。標題寫明發文機關、事由、文種，必要時也可在標題中標明“同意”“批準”與否的態度。

　　(7)通告。標題由發文機關、事由、文種構成，有時可省略事由或只標注文種。

　　(8)請示。標題由發文機關名稱、事由與文種構成。

　　(9)函。依格式正規、鄭重的程度，函有公函、便函之分;依行文主動與否，函又可分為發函、復函。格式正規、鄭得、涉及相對重要問題的是公函;相對靈活(略去標題、發文字號等)并涉及一般具體事項的是便函。

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