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　　【會議文件】

　　一、會議文件的特點

　　會議文件專門形成或使用于各類會議;信息傳遞交流過程中存在一個將文字形態(tài)的信息變換成聲音形態(tài)信息的過程;同一文種的內(nèi)容性質(zhì)也會因會議性質(zhì)、內(nèi)容或作者身份的不同而有

　　很大差異;同一文件的上下文部分的內(nèi)容性質(zhì)有時也將發(fā)生較明顯的改變;……。

　　二、會議記錄

　　在會議進行中完成的對會議組織狀況和會議內(nèi)容的原始記錄，經(jīng)履行必要的程序手續(xù)(整理、發(fā)言人或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字、記錄者簽字等)后，會議記錄可用于查證事實或指導(dǎo)工作。

　　會議記錄有兩個組成部分，一是會議的組織狀況(會名、會址、時間、出席情況、主持人、記錄人等);二是會議內(nèi)容(議題、發(fā)言情況、決議決定的內(nèi)容、表決結(jié)果等)。 根據(jù)內(nèi)容詳略程度的不同，會議記錄可分為兩種：摘要性記錄與詳細性記錄。摘要性記錄，只錄發(fā)言要點和議題、結(jié)論、決定決議、表決結(jié)果等，常用于一般性會議。詳細性記錄是有言必錄，不僅記下原意還需要記下原話，只有在重要會議上才采用。作會議記錄是一項耳、眼、腦、手同時并用的艱苦勞動，要求記錄者有較深厚的基本功，做到：快、準、全、清。

　　三、會議紀要

　　會議紀要用于記載和傳達會議的情況與議定事項。

　　議決性會議紀要的正文主要要包括：導(dǎo)語，概述會議基本情況，如目的、會名、會址、會期、與會者、主持人、主要發(fā)言人、報告人、主要議程、會議總體效果等(例行性會議可省略其中的某些內(nèi)容);議決的事項，即與會各方共同確認的在完成一個共同目標過程中各方承擔和享受的責任、義務(wù)、權(quán)利、利益，或就某個問題形成的一致認識等;提出號召、要求，或提出執(zhí)行議定事項的措施或要求。

　　消息性會議紀要的正文主要包括：導(dǎo)語;就會議議題與會各方發(fā)表的認識、意見;提出號召、希望、展望，或提出一個新問題，有時則以向有關(guān)方面致謝，或?qū)ο麓螘h作出原則性安排作結(jié)。

　　撰擬會議紀要時應(yīng)注意的事項。

　　四 、會議報告

　　會議報告用于由領(lǐng)導(dǎo)者代表本機關(guān)依法定的程序或慣例向權(quán)力機關(guān)(大都為會議形式)或有關(guān)代表會議作工作匯報，經(jīng)會議討論通過后，文件的性質(zhì)由陳述性轉(zhuǎn)為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性，文件中的有關(guān)部分將成為指導(dǎo)有關(guān)方面工作的綱領(lǐng)。

　　會議報告的標題除使用一般公文的標題外，還有幾種特殊形式。受文者一般直稱“各位代表：”“同志們：”等。

　　會議報告的正文由這樣幾部分構(gòu)成：一是開頭，簡要說明代表誰、報告什么問題，提出審議要求即可，必要時則要交代一下根據(jù)什么來作報告。二是主體部分，具體有四個組成部分：首先是對工作情況、形勢的說明與分析，對經(jīng)驗教訓(xùn)的總結(jié)，要求分清工作中的成績與缺點、主流與支流;其次是指出今后所面臨的任務(wù);再其次是闡述完成新任務(wù)應(yīng)采取的方針、原則與方法措施;最后是向下級機關(guān)或人民群眾等提出要求或號召。三是結(jié)尾，通常主要為對未來前景的展望或?qū)ξ募䞍?nèi)容再作一個概括性總結(jié)。

　　在撰寫會議報告時應(yīng)注意的事項。

　　五、開幕詞

　　開幕詞是在大型隆重會議的開始由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者所作的致辭。開幕詞的主要內(nèi)容包括：宣布會議開幕;概要說明會議背景、狀況(人數(shù)、對象范圍等);介紹會議的組織過程、會議目的、中心議題、議程;向與會者提出希望要求;最后，以預(yù)祝會議成功的祝愿辭結(jié)束。從一定意義上說，開幕詞就是會議的簡要綱領(lǐng)。因此，在撰寫時應(yīng)注意文字的高度簡潔明確，字句要鏗鏘上口，講究一點聲調(diào)的和諧配合。同時，應(yīng)注意使文件有一定的說服力、鼓動性，以充分調(diào)動與會者開好會議的積極性。

　　六 閉幕

　　閉幕詞詞是會議的結(jié)束語，一般均很簡短。其主要內(nèi)容為：宣布會議閉幕;概述會議任務(wù)的完成情況、會議成果及其意義;肯定與會者的積極努力;向為會議做出貢獻的單位或個人表示謝意;提綱挈領(lǐng)地提出新的工作任務(wù);提出希望、號召和要求等。對閉幕詞的要求，主要是簡潔流暢，富于鼓動性和號召力。

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