函、合同、計劃
一、函
函是商洽性文件的一種,用于平行或不相隸屬機關之間相互商洽工作,詢問和答復問題,向有關主管部門請求批準。函有多種。
發函的正文主要包括:行文的目的和原因,即為什么要提出協商討論有關問題或提出請求批準的事項;需要詢問、商議或批準的具體問題和事項,向對方介紹自己、介紹自己的意愿和方案,陳述有關理由、依據和背景材料;提出希望或要求,如“請復文”“請予批準”“望予合作”等。有時以“此致”“特此函告”等結尾詞作結。向對方請求批準的發函的正文與請示的組成情況相近。
復函的正文主要包括:指明所針對的來函(標題、文號、時間等);答復詢問,表明態度、立場和解決問題的辦法,提出疑問,陳述有關理由、情況;提出希望要求,致謝。有時以“特此函復”等結尾詞作結,答復對方請求批準事項的復函,其正文組成與批復相近。
撰擬函時應注意的事項。
二、合同(協議)
合同是一種證明性文件,是由當事雙方(或兩方以上)為共同達到一 定目的,明確相互責任、權利、利益關系而簽訂的書面契約。合同主要由這樣幾個部分構成:標題、編號、當事各方的名稱(包括簡稱)、正文、作者簽署、用印、鑒證機關用印、簽約日期、附件、其他(電話、銀行帳號、聯系人等)。
正文主要包括如下幾方面內容:訂約目的;標的(各方所共同要求實現的結果);各方的權利、利益、義務、責任;違約方面應負的責任及對其的制裁措施;文件有效執行期限;履約的地點及方式;文件份數與保管方法;對有關附件的說明(名稱、效力);仲裁機關;不同文本的效力等。
撰寫合同文件時,應注意遵循特有的要求。
三、工作計劃
工作計劃用于對將要進行的工作活動提出目標并安排好實施步驟、措施和方法。對實際工作進程具有指導作用,同時也是總結衡量任務完成情況和效果的重要依據。其主要內容包括:提出目標、任務的依據;對完成任務的主客觀條件的分析;工作任務及要求、指標;主要步驟、方法和措施;分工及完成任務的時限及其他有關注意事項。工作計劃既可用文字敘述形式(文章),又可用表格形式,也可兩種形式兼而用之。為使文件切實發揮效用,應注意充分調查研究有關情況和問題;積極穩妥地規定任務和指標;步驟、方法和措施務求具體而明確、便于檢查和執行;文字表達過程中,一般不作議論,以說明為主。
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