發文字號是黨政機關制發公文的編號。公文標注發文字號，一可表明該公文出自什么單位，二可表明形成的時間及順序，便于公文的管理和統計，并可有效地利用發文字號進行查詢檢索，同時方便公文引用，有利于提高公文處理工作的效率。

　　發文字號由發文機關代字、年份、發文順序號組成。如“國發〔2012〕12號”，“國發”是國務院機關代字，“〔2012〕”代表年份，“12號”是文件的發文序號。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。發文字號編排在發文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注;年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入;發文順序號不加“第”字，不編虛位(即1不編為01)，在阿拉伯數字后加“號”字。

　　上行文的發文字號居左空一字編排，與最后一個簽發人姓名處在同一行。發文字號中的機關代字應由機關的辦公廳(室)統一編排，從機關和單位名稱中選取最有代表性的字，并注意名稱相近的單位機關代字不能重復或雷同。

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