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一、作者的法定性

公文作者不同于其他文章的作者。其他文章的作者可以是個人，也可以是某個單位或組織，發表時可以署真實姓名，也可以署筆名。而公文的作者只能是依法成立并能以自己的名義行使權利和承擔義務的組織機構及其法定代表人。也就是說，只有黨的機關、人大機關、行政機關、政協機關、人民團體、企事業單位及其他法定的社會組織才有權制發公文。

知鳥教育人事考試網 的老師指出，以機關領導人或法定代表人名義簽署發布的公文，并不代表領導者或法定代表人個人，而是代表法定的機關(或組織)，體現法定機關(或組織)的職權和意圖。以組織機構名義制發公文時，必須署上機關或單位的真實名稱；以領導者或法定代表人名義制發公文時，必須簽署其真實姓名。不管以何種名義制發公文，都不能簽署筆名。任何個人都不得假冒機關的名義制發公文，否則就要受到法律的追究。當然，公文的法定作者只能制發同自己法定職權、身份相稱的公文。這就是公文作者的法定性的基本含義及其作者的權利與義務。

二、效力的權威性

如前所述，公文由法定的作者制作和發布，在其職責范圍內有著法定的效力和權威，要求所屬機關、單位或個人必須遵照執行，不得違抗，否則就要受到法律或規章制度的制裁。特別是黨和國家機關制發的公文，其內容往往與黨的路線方針政策、國家的法律法規密切相關，反映了黨和國家機關的指揮意志、政策意向、行動要求和人民群眾的根本利益，體現了黨和國家機關的法定權威，是組織開展黨務工作和管理國家的重要工具。公文效力的權威性，是任何其他文章無法比擬的。

三、內容的公開性

公文是黨政機關、社會團體、企事業單位等，為了上情下達、下情上呈、左右溝通和解決一個個具體問題或實現某一項具體目標而創制的。公文的創制指不管是別人代擬的、還是領導者個人自擬的，都只能為了“公務活動”而創制，并且都是為了反映和傳達“公務”信息而創制，其內容范圍和性質目標，都是黨紀國法所規定的。同其他可以言志、抒懷、詠物的問題相比較，具有具體的公務型內容是公文的一個重要特點。

四、體式的規范性

公文體式具有嚴格的規范性，這是其他文章都不具備的。每一種公文，都有其特定的使用范圍、寫作對象、表現內容、使用體式。具體說，公文的體式，主要包括四個方面的內容：

一是文種的規范。2001年1月1日施行的《國家行政機關公文處理辦法》把現行的公文分為十三個種類；中共中央辦公廳1996年5月3日發布的《中國共產黨機關公文處理條例》將公文分為十四個種類，但是決定、通知等九個種類和《辦法》是相同的。

二是公文格式的規范。《辦法》和《條例》都對公文的秘密登記、標題、發文字號等十多項格式提出了具體的要求。

三是行文規則的規范。《條例》和《辦法》都對行文的原則、行文的隸屬關系和職權范圍、公文的走向、聯合行文等問題，作了具體的規則性的規定。

四是公文辦理的規范。公文辦理包括辦理程序、辦理原則與方法。辦理程序包括擬稿、制作、收發、傳遞等十多項。辦理的基本原則是手續完備、職責明確、準確無誤、簡便迅速。這些事項要求都是公文體式規范性特點的具體體現。

五、制發的程序性

公文作為治理國家、管理社會的重要工具，從其起草、制作到發布，必須履行嚴格的程序，才能保證公文的完善和合法有效。綜合《條例》和《辦法》的規定，公文制發的程序一般包括起草、審核、簽發、復核、印刷、用印、登記、分發等步驟。制發時如果缺少其中任何一個環節，公文則不能成為公文，或者不能成為完善的公文，或者不具備合法性，或者不能發揮其現實效用。此外公文必須用印，只有蓋了印章的公文才能正式生效，沒蓋印章的公文不具備法定效力，只能是無效公文。

六、創制的時效性

所謂公文創制的時效性，就是公文的創制有時效的嚴格要求，公文都有著使用目的，遲緩或拖延辦理，必然給工作帶來損失。因此，撰制者和執行者一定要有強烈的時效觀念，要快寫、快發、快處理，以提高辦事效率。但由于時過境遷，有些公文也有失去時效作用的情況。一般地說，關于宏觀的、綱領性的、戰略性的公文或法規規章性的公文時效性比較長，處理具體公務的微觀性的公文則時效性比較短。