工作分析是對工作進行整體分析，以便確定每一項工作的7個標準：1、誰來做;2、做什么;3、什么時間做;4、什么地方做;5、怎么做;6、為什么做;7、為誰做。分析的結果或直接形成工作說明書，它把所分析的職責、權限、工作內容、工作程序、方法、執行標準、任職資格等信息以文字形式記錄下來，以便管理。

　　一、工作分析的前提條件

　　企業里有關組織結構已確定，并具有相對hr369.com穩定性;在組織結構基礎上，工作流程及部門責任已確定;因此，在進行工作分析前，首先要進行組織機構調整和部門責任和部門職位的確定。

　　二、工作分析的三個階段

　　(一) 準備階段

　　1、建立工作小組，并制定工作分析計劃

　　建立工作分析小組。小組成員通常由分析專家構成。所謂分析專家，是指具有分析專長，并對組織結構及組織內各項工作有明確概念的人員。一旦小組成員確定之后，賦予他們進行分析活動的權限，以保證分析工作的協調和順利進行。

　　如果企業內部沒有工作分析方面的專家，最好從外部聘請有關專業人事作為工作小組顧問。工作分析涉及企業內所有部門，只有得到各部門充分重視和支持才能順利完成任務。所以最好建立由最高領導牽頭，各部門主要領導參與的領導小組，在領導小組下再設具體操作的工作小組。工作小組由人力資源部部分成員及各主要部門人員組成。工作分析實施計劃的制定，應根據公司需要、任務量。

　　2、明確工作分析的總目標、總任務。根據總目標、總任務，對企業現狀進行初步了解，掌握各種數據和資料。

　　3、明確工作分析的目的。有了明確的目的，才能正確確定分析的范圍、對象和內容，規定分析的方式、方法，并弄清應當收集什么資料，到哪兒去收集，用什么方法去收集。

　　4、明確分析對象。為保證分析結果的正確性，應該選擇有代表性、典型性的工作。

　　5、建立良好的工作關系。為了搞好工作分析，還應做好員工的心理準備工作，建立起友好的合作關系。

　　(二) 調查階段

　　分析人員應制定工作分析的時間計劃進度表，以保證這項工作能夠按部就班的進行調查。同時搜集有關職位的相關信息。這一階段包括以下幾項內容：

　　1、選擇信息來源。信息主要來源于：工作執行者本人、管理監督者、顧客、分析專家、職業名稱辭典以及以往的分析資料。

　　2、選擇收集信息的方法和系統。信息收集的方法和分析信息適用的系統由工作分析人員根據企業的實際需要靈活運用。

　　3、調查方法及工具

　　目前企業采納最多的是：將問卷調查法和訪談法結合起來使用。這主要是因為這兩種方法實施程序較簡單，并可在短期內得到所需信息。調查問卷的選擇和修改問卷調查法在西方發達國家已發展成為一套完備的系統。

　　問卷調查內容主要有：1.本職位設置的目的是什么?2.按順序列舉說明本職位的工作責任及其重要性。每日必做的以及完成此任務花費時間的百分比。一定時期必做的工作以及完成該任務的時間百分比。偶爾要做的工作以及完成該任務的時間百分比。3.對于本職的工作來說，哪些教育或知識是必須的?4.本職位要求任職者具備哪些經驗?哪些經驗是必須的?如：需要3-5年的相關工作期或在職培訓期等。5.任職者負擔的管理職責有哪些?每項工作所花費時間的百分比是多少?6.本職位的工作者有哪些聯系?在描述這些聯系時，要考慮這些聯系是怎樣建立的?在部門內部還是部門外部?聯系次數是否頻繁?聯系中包括信息搜集判斷，還是僅僅作為一種服務形式?哪些聯系對部門有用?7.本職位需要接受哪些監督和管理?接受的程度如何?如在職者的工作簡單重復進行，工作處于明確、具體的指導下;任職者可以自主地確定工作目標，績效標準只需與他人協商即可，不需征得上級同意。8.任職者獨立決策的權限與范圍有多大?他作出的決定是否要他人審核?如果要，那么由誰審核?9.最容易犯的錯誤有哪些?10.任職者是否要對一些數據加以保密?11.描述工作順利進行時必需的生理條件，物理條件。12.心理方面要求?13.所使用的機器或設備。14.補充說明。

　　4、工作分析小組操作程序的培訓

　　由專家對工作分析的特點進行講解;引導和控制進行統一規定;并對有疑義的地方進行討論。問卷調查方法一定要讓受調查者明確調查目的，讓他們放心地反映真實情況;避免對受調查者施加壓力。在填寫問卷前要與受調查者建立良好合作關系，以獲得他們的支持。這要求主持人熱情、耐心、細致地回答和解釋受測者所提出的問題。由于問卷較長，受調查者在填寫過程中會出現煩躁情緒，容身影響認真作答。訪談分為三類：對每個員工進行個人訪談;對做同種工作的員工群體進行訪談;對完全了解被分析工作的主管人員進行訪談。

　　(三) 分析階段

　　工作分析就是審查、分析企業某個工作有關的信息的過程。也就是說，該階段包括信息的整理、審查、分析三個相關活動，是整個工作分析過程的主要部分。

　　1、工作名稱，該名稱必須明確，使人看到工作名稱，就可以大致了解工作內容。

　　2、編制，同一工作所聘用工作人員的數目和性別，應予以記錄。

　　3、部門，是顯示工作所在的單位及其上下左右的關系，也就是說明工作的組織位置。

　　4、職責，就是這項工作的權限和責任有多大。

　　5、知識技能，是為圓滿完成某項工作，工作人員應具備的實際知識。這種知識應包括任用后為執行其工作任務所需獲得的知識，以及任用前已具備的知識。

　　6、素質要求，智力要求指在執行過程中所需運用的智力，包括判斷、決策、警覺、主動、積極、反應、適應等。

　　7、職務說明書的編寫

　　(1)小組對問卷和訪談結果進行總體統計、審核、評估，針對同一職位但回答差異很大的項目進行商議，以取得統一意見。

　　(2)由工作小組全體成員討論制定職務說明書的編寫規范。如按行政和業務分類展開工作職責和內容;

　　(3)職務說明書的編寫最好在一個固定的辦公地點由小組成員統一進行，以便于及時溝通。

　　(4)每個成員側重編寫本部門或個人最為熟悉的職務說明書;一個部門完成后再進行下一個部門。

　　(5)定期、定時進行全組成員溝通，以便及時糾正偏差。

　　(6)每個成員在編寫過程中要及時與相應部門主管及相應職位工作執行人進行溝通，使職務說明書盡可能與職位的實際情況。

　　(7)調查完一個部門之后，職務說明書的編寫便可開始;同時再對另一個部門展開調查。

　　三、總結與修改

　　工作小組對完成的職務說明書進行審核、匯總后向領導小組匯報。如有必要做個別修正和調整。最后對說明書進行編輯存檔，以備后用。隨著工作性質、任務等方面的變化，工作說明書應及時進行修改，以保證其較強的應用性。工作分析是一項技術性很強的工作，需要做周密的準備。同時還需具有與人力資源管理活動相匹配的科學的、合理的操作程序。

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