成功的離職面談主要依賴于以下這些因素：

　　一、選擇最佳的面談時機

　　恰當的時間做恰當的事情，HR只有把握好面談時機才能收到預期效果，離職面談應利用以下兩個時間點與離職員工進行交流。第一個時間點是得到員工離職信息時，因為這個時候許多員工的離職意愿還不是非常明確、堅定，有時可能僅因某件事情的刺激而萌生去意，此時如能及時溝通，化解其一時之沖動，往往能使員工收回辭職決定，不至于使事情鬧僵以至沒有回旋余地;第二個時間點是員工去意已決并辦理完離職手續之后，因為此時離職員工已無任何顧忌所以最容易講出心中的真話。

　　二、營造寬松的客觀環境

　　在進行離職面談時，首先要注意面談的時間和地點的選擇。由于離職面談的特殊性，面談地點應該具有一定的隱私性，一方面不要讓其他員工知曉，畢竟這不像普通的員工談話，另一方面也能避免面談過程中被打斷和干擾，好的訪談環境有利于讓離職員工在無拘無束地情況下自由地談論問題。例如可以嘗試選擇在能夠讓人精神放松的、伴有舒緩音樂的、空間明亮的咖啡廳，而不是每天都令人緊張壓抑的辦公室。離職面談的時間可以根據交談的深入情況靈活掌握，而不一定要有明確的限定，因為這不是例行公事，而是一次與離職員工毫無約束完全敞開的友好交流。

　　三、充分運用技巧、積極地傾聽

　　盡管客觀環境應該是寬松和無約束的，但這并不代表離職面談只是普通的日常交流，實際上離職面談也是有技巧可言的。HR在交談中應注意面談技巧，不要只是按照事先列出的問題逐一發問，更主要的是要積極地傾聽。如果有不清楚的地方，還要仔細詢問，同時也要適時保持沉默，讓離職員工有足夠思考的時間。

　　HR應該在事先把握離職真實原因的基礎上，充分了解面談對象的性格特征，從細節之處捕捉面談對象當時的心理狀態，并預期其將產生的反應，以此選擇合適的面談切入方式，并有效避免面談過程中出現冷場、情緒激化、失控并導致面談不能繼續和面談失敗的情形發生。HR可以先幫面談對象倒杯水，以此營造輕松的氣氛，以善意的動作卸去彼此對立的立場，建立彼此互信的關系。同時，在面談的過程當中，還應隨時察言觀色，設法將自己的立場與被面談者站在同一陣線上，專注傾聽其所抱怨的人或事。當被面談者產生防衛的情形，HR應及時地關心他的感受，不要唐突地介入問題，更不可做出任何承諾，最重要的是要將面談重點記錄下來，便于之后的分析整理工作。面談者的角色應該是多聽，做離職者的傾聽者，適當提出問題即可;少說，及時做良性或補救性的溝通，必要時給予指導和幫助。

　　如果離職者是懷著對企業怨恨的心理而離開的，可能會牢騷滿肚，對此，面談者要盡量聽他發泄出來，同時盡可能詢問令他不滿的原因，以便讓企業能夠發現自身管理上的弱點與漏洞，并盡量消除其中的誤會，因為減少他的抱怨也就為企業減少了一個“敵人”。

　　四、選擇合適的交流主題，充分體現人文關懷

　　在面談時HR還應選好交流的主題，且盡量使之與離職員工的利益直接相關，如對跳槽性質的員工進行面談應重點了解其辭職的原因和想法，究竟是為了個人發展、學習及家庭原因，還是對企業的管理模式、管理層的工作風格、團隊的氛圍、績效的評價狀況、當前職位工作內容等不滿。但無論如何面談要以企業尊重其個人人格和離職決定為基調，通過離職面談撫慰、挽留價值員工，提醒跳槽員工違約責任、保密責任、知識產權等。因此，在對跳槽員工進行面談時，除了要設置較為輕松的面談環境以外，更應將重心放在對員工的人文關懷，了解員工日后的職業發展計劃等方面。例如，讓員工填寫離職原因、離開公司后的打算、對公司管理的建議和看法、價值追求，以及傳達企業對員工的評價和職業發展規劃建議，如果還能向員工表示出可以“好馬也吃回頭草”的意向，則能將公司的人文關懷進行得更為徹底。

　　五、離職面談的程序

　　離職面談可以參照以下程序來進行：

　　1、面談的準備工作

　　1)了解離職者的基本情況。包括姓名﹑年齡﹑部門﹑職稱﹑到職時間等;

　　2)根據離職者的情況，準備面談的話題;

　　3)安排面談的時間、地點、布置環境，力求讓接受面談者在一種輕松的狀態下把真實的想法表達清楚。

　　2、面談的過程安排

　　1)請面談者入座，以握手、點頭、微笑等開場;

　　2)自我介紹，表明身份，簡要闡述本次面談的話題和目的;

　　例如：您好，我是人力資源部XXX，今天約您過來主要是想與您談一下關于您離職的情況，以便于我們做好以后的工作，今天面談的結果我會為您保密，不會對您造成任何不良影響。

　　3)提出問題，范圍盡量要廣，給對方充分的空間表達;

　　例如：您方不方便談一下都是哪幾個方面促使您做出這個決定呢?而不是說：您覺得這里的工資讓您滿意嗎?

　　4)深入了解情況，如果對方不拒絕的話;

　　例如：如果對方說公司管理制度不完善，那么不妨問一下：您覺得哪些方面需要改進呢?

　　5)面談過程中要注意對方的情緒變化，站在外方的角度考慮，提問的過程中體現出公司對員工的關懷;

　　6)尊重對方，盡量避免提出涉及離職人員個人隱私的問題;

　　7)面談結束，感謝對方配合，以握手等方式客氣地送對方離開，并祝對方有一個美好的前途。

　　3、做好面談記錄

　　面談前征求對方意見，如果對方同意做記錄，應當于面談過程中及時做好記錄。如果對方覺得“白紙黑字”，擔心不良后果，造成面談時態度拘緊，不能傾談，就應當向對方表示歉意，用心聽對方談話要點，于面談后第一時間記錄下與該離職人員的面談情況。

　　4、整理面談記錄、總結規律、提出建議

　　1)面談結束后，及時對面談記錄做出整理，總結出該離職者的原因及規律。提出分析報告，交經理審核并保存資料。

　　2)總結自己在此次面談中的得失，發揚優勢，改正不足，以期下次面談做得更好。

　　六、離職面談的后續工作

　　HR在結束了離職面談之后，并不意味著整個離職管理工作就告完畢。根據離職面談反饋分析的結果采取相應行動才是至關重要的，因為將面談反饋轉化為改進企業管理工作的行動才是離職面談的終極目的，同時也是驗證和維護此項工作流程重要性及實施效果的重要因素。

　　1、檢驗離職面談信息真偽

　　HR可以把員工在離職面談中所反映出來的一些有價值的信息或企業在管理中存在的問題和漏洞，反饋給其直接主管，也可以用其個人基本資料、培訓及考核記錄進行求證。比如，根據考核的記錄注意到該員工沒有某項技能，那么他離職的根本原因就是不能勝任工作或缺乏培訓，而不是他所說的薪水待遇偏低。另外還可以通過與其他在職員工的談話來驗證，比如，面談中員工的離職原因是工作條件，那么就有必要和仍在該崗位上工作的員工交流以核實真偽。

　　2、提煉信息輸出報表

　　人力資源部門應該以月度、季度或年度等為時間單位，將離職面談所獲的信息、數據進行細致分析，提煉出導致員工流失的關鍵要素，測算出流失成本，并綜合成離職原因分析統計報表，通過分析匯總，全面反應員工離職的真正原因、整體人事變動情況以及據此提出的改進公司政策、管理制度方面的建議，最終提交給分管領導參考決策。

　　3、采取相應改進措施

　　離職面談的最終目的還是為了減少人事變動和降低員工離職成本，所以企業相應的改進措施才是離職面談的真正價值之所在。比如，若通過離職面談發現大多數員工對工作條件、環境等都非常滿意，對其直接主管也無異議，但還是離職不干了，因為公司所付薪水不能滿足他們的基本生活開銷，此時提高薪資水平就成為企業留住員工的關鍵。又如，很多員工對績效考核不滿，致使員工離職，人力資源部門就得重新審視考核指標及權重、考核方式等。再如，應該得到某項培訓的員工始終未得到培訓而導致離職，這時就要考慮做好培訓需求分析等。

　　員工離職意味著他的一個職業生涯告一段落，另一個新的職業生涯即將開始。此時，企業如果能夠出面對其既往生涯進行全面客觀的總結、評價，對其新的職業生涯進行必要合理建議，那么對離職員工來說將是莫大的安慰，也是企業對員工個人發展負責任的表現。因此，離職面談是“以人為本”的一種體現，既是對離職員工的撫慰或挽留，又是對在職員工的心理安慰，減少員工的離職給在職員工帶來心理波動。企業絕不應該把員工離職面談看作是一種包袱或例行公事，而應該高度重視，并納入員工關系管理體系之內，使員工離職后仍然能夠成為企業的人力資源。