排序記錄

　　一般情況下，在向表輸入數據時，人們不會有意安排輸入數據的先后順序，而是只考慮輸入的方便性，按照數據到來的先后順序輸入。例如，在登記學生選課成績時，哪一個學生的成績先出來，就先輸入哪一個，這符合實際情況和習慣。但若要從這些雜亂的數據中查找需要的數據就不方便了。為了提高査找效率，需要重新整理數據，對此最有效的方法是對數據進行排序。

　　1.排序規則

　　排序是根據當前表中的一個或多個字段的值對整個表中的所有記錄進行重新排列。排序時可按升序，也可按降序。排序記錄時，不同的字段類型，排序規則有所不同，具體規則如下：

　　(1)英文按字母順序排序，大、小寫視為相同，升序時按A到Z排列，降序時按Z到A排列。

　　(2)中文按拼音字母的順序排序，升序時按A到Z排列，降序時按Z到A排列。

　　(3)數字按數字的大小排序，升序時從小到大排列，降序吋從大到小排列。

　　(4)日期和時間字段，按日期的先后順序排序，升序時按從前向后的順序排列，降序時按從后向前的順序排列。

　　排序時，要注意以下幾點：

　　(1)對于文本型的字段，如果它的取值有數字，那么Access將數字視為字符串。因此，排序時是按照ASCII碼值的大小排列，而不是按照數值本身的大小排列。如果希望按其數值大小排列，則應在較短的數字前面加零。例如，希望文本字符串“5”、“6”、“12”按升序排列，如果直接排列，那么排序的結果將是“12”、“5”、“6”，這是因為“1”的ASCII碼小于“5”的ASCII碼。要想實現所需要的升序順序，應將3個字符串改為“05”、“06”、“12”。

　　(2)按升序排列字段時，如果字段的值為空值，則將包含空值的記錄排列在列表中的第1條。

　　(3)數據類型為備注、超級鏈接或OLE對象的字段不能排序。

　　(4)排序后，排序次序將與表一起保存。

　　2.按一個字段排序

　　按一個字段排序記錄，可以在“數據表”視圖中進行。

　　例2.31 在“學生”表中，按“學生編號”升序排列。操作歩驟如下：

　　(1)用“數據表”視圖打開“學生”表，單擊“學生編號”字段所在的列。

　　(2)單擊工具欄中的“升序”按鈕。

　　執行上述操作步驟后，就可以改變表中原有的排列次序，而變為新的次序。保存表時，將同時保存排序結果。

　　3.按多個字段排序

　　在Access中，不僅可以按一個字段排序記錄，也可以按多個字段排序記錄。按多個字段進行排序時，首先根據第一個字段按照指定的順序進行排序，當第一個字段具有相同值時，再按照第二個字段進行排序，以此類推，直到按全部指定的字段排好序為止。按多個字段排序記錄的方法有兩種，一種是使用“數據表”視圖實現排序，另一種是使用“篩選”窗口來完成排序。

　　例2.32 在“學生”表中按“性別”和“年齡”兩個字段升序排序。使用“數據表”視圖進行排序的操作歩驟如下：

　　(1)用“數據表”視圖打開“學生”表。選擇用于排序的“性別”和“年齡”兩個字段的字段選定器。

　　(2)單擊工具欄中的“升序”按鈕。

　　從結果可以看出，Access先按“性別”排序，在性別相同的情況下再按“年齡”從小到大排序。因此，按多個字段進行排序，必須注意字段的先后順序。

　　若要取消對記錄的排序，則將鼠標指向記錄內容后單擊鼠標右鍵，然后從打開的快捷菜單中選擇“取消篩選排序”命令即可。

　　使用“數據表“視圖按兩個字段排序雖然簡單，但它只能使所有字段都按同一種次序排序，而且這些字段必須相鄰，如果希望兩個字段按不同的次序排序，或者按兩個不相鄰的字段排序，就必須使用“篩選”窗口。

　　例2.33 在“學生”表中先按“性別”升序排列，再按“入校日期”降序排列。操作步驟如下：

　　(1)用“數據表”視圖打開“學生”表。單擊“記錄”菜單中的“篩選”命令，然后從級聯菜單中選擇“高級篩選/排序”命令，打開“篩選”窗口 。

　　“篩選”窗口分為上、下兩部分。上半部分顯示了被打開表的字段列表。下半部分是設計網格，用來指定排序字段，排序方式和排序條件。

　　(2)用鼠標單擊設計網格中第1列字段行右側的向下箭頭按鈕，從打開的列表中選擇“性別”字段，然后用同樣的方法在第2列的字段行上選擇“入校日期”字段。

　　(3)單擊“性別”的“排序”單元格，單擊右側向下箭頭按鈕，并從打開的列表中選擇“升序”;使用同樣的方法在“入校日期”的“排序”單元格中選擇“降序”

　　(4)單擊工具欄上的“應用篩選”按鈕，這時Access會按上面的設置排序“學生”表中的所有記錄。

　　在指定排序次序以后，單擊“記錄”菜單中的“取消篩選/排序”命令，可以取消所設置的排序順序。