5.4 報表排序和分組

　　缺省情況下，報表中的記錄是按照自然順序，即數據輸入的先后順序排列顯示的。在實際應用過程中，經常需要按照某個指定的順序排列記錄數據，例如按照年齡從小到大排列等，稱為報表“排序”操作。此外，報表設計時還經常需要就某個字段按照其值的相等與否劃分成組來進行一些統計操作并輸出統計信息，這就是報表的“分組”操作。

　　5.4.1 記錄排序

　　使用“報表向導”創建報表時，操作到如圖5.13所示步驟時，會提示設置報表中的記錄排序，這時，最多可以對4個字段進行排序。“報表向導”中設置字段排序，除有最多一次設置4個字段的限制外，排序依據還限制只能是字段，不能是表達式。實際上，一個報表最多可以安排10個字段或字段表達式進行排序。

　　例5.8 在“教師信息表”報表設計中按照教師“工作時間”由早到晚進行排序輸出。具體操作過程如下：

　　(1)使用“設計”視圖打開報表，在“視圖”菜單中選擇“排序與分組”選項或單擊工具欄上的“排序與分組” 按鈕打開“排序與分組”對話框，如圖5.38所示。

 

　　(2)在“排序與分組”對話框中，選擇第一排序依據及其排序次序(升序或降序);這里，單擊“字段/表達式”列的第一行并選擇第一排序字段為“工作時間”，設置“排序次序”列的值為“升序”。如果需要可以在第二行設置第二排序字段，依此類推設置多個排序字段。在報表中設置多個排序字段時，先按第一排序字段值排列，第一排序字段值相同的記錄再按第二排序字段值去排列，依此類推。

　　(3)單擊工具欄上的“打印預覽”按鈕，對上述排序數據進行預覽，如圖5.39所示;最后保存報表。

 

　　5.4.2 記錄分組

　　分組是指報表設計時按選定的某個(或幾個)字段值是否相等而將記錄劃分成組的過程。操作時，先要選定分組字段，將字段值相等的記錄歸為同一組，字段值不等的記錄歸為不同組。通過分組可以實現同組數據的匯總和輸出，增強了報表的可讀性。一個報表中最多可以對10個字段或表達式進行分組。

　　例5.9 實現圖5.4所示報表設計對學生成績進行分組統計。操作步驟如下：

　　(1)首先，通過“設計”視圖建立如圖5.40所示的“學生選課成績匯總表”。

 

　　(2)“視圖”菜單中選擇“排序與分組”選項或單擊工具欄上的“排序與分組”按鈕，彈出“排序與分組”對話框。單擊對話框中“字段/表達式”列的第一行，選擇“編號”字段作為分組字段，保留排序次序為“升序”。

　　(3)設置“排序與分組”對話框下部的分組屬性。“組頁眉”屬性設置為“是”以顯示組頁眉節;“組頁腳”屬性設置為“是”以顯示組頁腳節;“分組形式”屬性設置為“每一個值”以“編號”字段的不同值劃分為;“組間距”屬性設置為“1”以指定分組的間隔值;“保持同頁”屬性設置為“不”以指定輸出時組頁眉、主體和組頁腳不在同一頁上;若設置為“整個組”則組頁眉、主體和組頁腳會輸出在同一頁上。此時，“排序與分組”對話框顯示狀態如圖5.41所示。

 

　　“分組形式”屬性由分組字段的數據類型決定，具體見表5.2所示。

 

　　(4)設置完屬性后，會在報表中添加組頁眉和組頁腳兩個節區，分別用“編號頁眉”和“編號頁腳”來標識;將主體節內的“編號”和“姓名”兩個文本框移至“編號頁眉”節，并設置其格式：字體為“宋體”，字號為11磅。

　　分別在“編號頁腳”節和報表頁腳節內添加一個“控件源”為計算成績平均值表達式的綁定文本框及相應附加標簽;在“頁面頁腳”節，添加一個綁定文本框以輸出顯示報表頁碼信息。如圖5.42所示。

 

　　(5)單擊工具欄上的“打印預覽”按鈕，對上述排仔數據進行預覽，分組顯示和統計的效果即為圖5.4所示。報表命名保存。

　　對已經設丑排序或分組的報表，可以在上述排序或分組設置環境里進行以下操作：添加排序、分組字段或表達式，剛除排序、分組字段或表達式，更改排序、分組字段或表達式。