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如何成功實施ERP項目?(下)

一、項目啟動環節 
  啟動階段工作一般包括確定項目組織機構、召開啟動大會、項目調研。其中,項目機構確定是最重要的,啟動大會只是形式。項目調研雖然重要,但由于在調研時,初訪者對ERP的認識是很有限的,也不懂軟件功能,經常會出現問非所答,所以調研報告的水分是很高的,只能作為實施過程的參考,并不能按調研報告去實施,否則實施過程必會出現過多的反復。調研報告水分高的另一個致命原因是被訪者報喜不報憂。
  所以該環節主要是確立一個有力的ERP組織機構,記錄入檔作為將來考核與提拔人才的依據。啟動大會是一個隆重的儀式,以示ERP項目正式啟動,使各部門知道ERP工作已開展。項目調研作為項目總體進度計劃的依據。
二、培訓環節
  培訓工作是漸序前進的ERP認識過程,貫穿于整個ERP實施過程及應用過程。分為顧問對企業的培訓及企業內部培訓兩大類。
  -顧問對企業的培訓又包括:ERP理念培訓、ERP軟件功能培訓、ERP處理流程培訓。
  -企業內部培訓包括:對最終用戶的功能培訓和流程培訓、對領導的培訓。
  -某些項目會議也是培訓的另一種方式。
  特別強調的是在顧問對軟件進行培訓的時候,項目核心成員必須全過程參與,切忌斷章取義,認為只需培訓自己關心的某一部份即可,這樣會給后期做流程或進行部門間協調時帶來障礙。 在對最終用戶培訓時,盡量做到一次到位,不要培訓完了長時間不用又忘記了,必須把握培訓時機,并做好考核工作,不過關的或不愿意做該項工作的應及早淘汰。
  領導必要的培訓不應該缺席,推卸的理由只是間接反映了對項目重視程度。
三、功能模擬環節
  功能模擬主要目的是使企業業務與ERP軟件聯系起來,并從軟件中找中合適的途徑以實現企業業務處理,這種途徑根據ERP的實施和應用程度將有不同的選擇。
  功能模擬環節必須注意幾點:
  模擬應該以ERP軟件功能為主,在實施顧問的指導下去采集業務進行,而不是由實施人員(項目核心成員)將各部門的業務全部拿過來做模擬,因為部門的某些業務并不需要利用ERP軟件功能來實現。
  功能模擬環節也應分開階段,在不同的階段模擬的內容可能是不一樣的,但在層次上會越來越深。
  在初期的功能模擬時應把握好模擬深度的控制,既不要太粗,也不要太細,主要的流程走通就可以了,不必細到流程的所有入口及出口,或者期望在模擬階段就將未來的執行流程全部定好。如果模擬得太細,會拖延實施進度,也會影響效果,容易引起ERP難實施的錯覺。如果模擬太粗,只了解軟件功能,而不拿實際業務來模擬,相當于只停留在表面,到了開展實際工作時才發現軟件與業務沒法結合或者不知如何做等問題。
  在進行功能模擬時應及時總結處理流程,并形成文檔,作為下一步對最終用戶培訓及系統運作的基礎。
四、數據初始化環節
  數據初始化環節是ERP實施很重要的環節,初始化數據包括系統參數、靜態數據、期初數據。系統參數和靜態數據根據不同的軟件,格式和內容有較大差異,一般包括:物料資料、供應商資料、客戶資料、計量單位及轉換資料、會計科目表、會計期及制造期、物料成本及價格資料、各種處理碼等等。期初數據主要包括:庫存結存(按倉庫及貨位、可用和不可用分開)、車間在制品(分在制量及在制值)、科目余額、應收余額(分已開票和待開票)、應付余額(分已開票和待開票)、未發貨的銷售訂單、未到貨的采購單等。 數據初始化環節必須注意如下幾個問題:
  系統參數由核心成員負責,設置時必須慎重,應先形成文檔,經審核后再輸入到系統中,每次修改時,注意關聯影響并做好更改記錄。
  靜態數據的收集、整理是一項很煩瑣的工作,工作量大,涉及面廣。企業管理方式以及企業管理水平的差異,靜態數據的完整性也存在著較大的差異。對于靜態數據不完整的企業,必須規定格式進行收集;對于已有靜態數據的企業(或在舊系統上已使用的)須按照ERP軟件要求重新整理,并由部門進行整理,切忌將手工或舊系統的數據提交項目核心組成員整理的方式。數據收集、整理時應在顧問的指導下運用一些技巧,有些可以先輸入電腦再打印出來檢查,有些必須先形成文檔再輸入電腦,而不可千篇一律,否則會浪費大量的紙張和人力。
  期初數據處理時要考慮期初數據的截數點和時間差,如應收、應付的結帳日期可能與庫存的結帳日期差異。錄入時也要考慮好順序。
  數據初始化的過程中,必須按天排好進度要求,并落實責任人。但在這過程中,經常會碰到因“特殊”情況而未能按計劃執行的,必須及時組織會議,增加人力或加班使計劃不受影響。特別是期初數據的收集及錄入工作,更不能拖,否則期初又會失去意義了,因為我們都清楚,企業的業務是不能停止的,數據是動態的,如果期初錄入拖期,系統只能采用補入期初至當前的發生數,拖期越長補的工作量就會越大,而且還會影響到月底的截數。 |||
  初始化成功的有效方法是保證計劃可以按期執行,要保證計劃按期執行必須制定好獎罰制度,并由項目核心組跟進,發現不按時或數據不準確的情況,及時提出應變處理方法,必要時交決策者裁定執行。
五、系統并行環節
  系統并行環節與數據初始化環節是密不可分的,一些功能的并行可以和其它功能的初始化工作同時進行。同時在初始化時也離不開并行的,因為初始化的時間是可能會長一些,而期初的時間是很短暫的。
  并行環節最主要的是控制好時間,有必要的情況下可將會計期限定為半個月。并行時間越短,ERP項目的成功率就越大。有幾個方面原因:
  并行時期,工作量是很大的,時間長了,業務人員都干疲了,甚至會對ERP系統產生反感情緒。
  并時時期業務部門一般都是先做舊系統的,再做ERP系統,這時他們并沒習慣看ERP系統的數據,而仍是以舊系統數據為準,所以ERP系統的數據有可能得不到及時跟蹤,時間長了,ERP系統數據的垃圾會越來越多,甚至變成了一套無用的系統。
  并行時期,為核對ERP系統余額與舊系統余額,必須指定截數點,將業務停下來進行核對。當出現差異時還需調整,這是要花費一定的時間的,所以每月都會有補數、入數的過程,相當于經常要將多天的工作壓在一、兩天內補做完成,如果月月如此,業務人員會很累的,項目核心組的跟進也會很累的。
  并行時間太長,說明ERP系統還不能使用或看不到明顯的效果,特別是在這個時候得不到決策者支持時,就會出現人心煥散的局面。
  所以并行時間不能拖太長,最好不要超過三個月。
六、二次開發環節
  要實施和應用好ERP軟件,一些必要的二次開發是不可避免的,但必須把握好開發過程和開發量,從不同的實施階段、開發的難度、對改進流程的幫助程度等方面來考慮二次開發的必要性,并做好控制。下面是ERP系統二次開發的一些注意事項:
  二次開發的原則是只改格式,不改數據定義。如涉及到要增改字段時,盡量使用系統已有的備用字段,靈活使用系統的備用字段,以不動數據庫為基本原則。所以這也要求在選型時應充分了解軟件的內涵。
  開發的時間性應該控制好,盡量不要在并行運行前就進行二次開發,實踐證明這種二次開發多數是失敗的,很容易導致二次開發沒完沒了,甚至將ERP系統改得面目全非,但結果是ERP系統還是沒能實施成功。因為這時期的開發多數是基于對ERP系統功能還沒有充分的了解或者不愿意改變傳統的習慣而產生的。
  盡量勸服業務部門習慣使用ERP系統原有的功能跟蹤數據,使用ERP系統的報表作為企業內部的傳遞表格。這是企業業務部門改進現狀最基本的,如果連這點都做不到,要改進企業流程就更難了。
  二次開發的另一個基本原則是對實施起到積極的推進作用才做,有時一個報表、一個字段用途的改變可能直接影響到該部分功能是否能用起來,在這種情況下,仍需做二次開發,目的也是為了方便操作,減少業務人員的工作量,甚至是起到理順管理環節的效果。 
七、系統改進環節
  隨著ERP應用的不斷深入,不斷挖掘ERP系統功能,靈活應用ERP系統功能以滿足企業不斷挖掘潛在效益的需要是項目核心組的一項目重要工作。ERP系統改進過程是不斷體現ERP應用效果的過程,在這個環節主要是進一步完善制度管理,按制度執行,并確定考核指標,做到獎罰分明。
  實施ERP是一項繁重的工作,沒有任何捷徑,從選型到實施各階段任何一個環節都應該控制好,否則是很難成功的。再次強調的是ERP能否成功關鍵在于企業自身,特別是決策者。
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