(1)工程準備階段文件，如：立項文件，建設用地、征地、拆遷文件，開工審批文件等。

　　(2)監理文件，如：監理規劃、監理實施細則、有關質量問題和質量事故的相關記錄、監理工作總結以及監理過程中各種控制和審批文件等。

　　(3)施工資料：分為建筑安裝工程和市政基礎設施工程兩大類分別收集。

　　(4)竣工圖：分建筑安裝工程和市政基礎設施工程兩大類分別收集。

　　(5)竣工驗收資料：如工程竣工總結、竣工驗收備案表、電子檔案等。

　　該階段，監理單位按照現行《建設工程文件歸檔整理規范》收集監理文件并協助建設單位督促施工單位完善全部資料的收集、匯總和歸類整理。

　　二、建設工程信息的加工、整理、分發、檢索和存儲

　　(一)信息的加工、整理:信息的加工主要是把建設各方得到的數據和信息進行鑒別、選擇、核對、合并、排序、更新、計算、匯總、轉儲，生成不同形式的數據和信息，提供給不同需求的各類管理人員使用。

　　在信息加工時，往往要求按照不同的需求，分層進行加工。不同的使用角度，加工方法是不同的。監理人員對數據的加工要從鑒別開始，……

　　(二)信息的加工、整理和存儲流程:信息處理包括信息的加工、整理和存儲。信息的加工、整理和存儲流程是信息系統流程的主要組成部分。信息系統的流程圖有業務流程圖、數據流程圖，一般先找到業務流程圖，再進一步繪制數據流程圖。數據流程圖的繪制從上而下地層層細化，經過整理、匯總后得到總的數據流程圖，再得到系統的信息處理流程圖。

　　(三)信息的分發和檢索:信息在通過對收集的數據進行分類加工處理產生信息后，要及時提供給需要使用數據和信息的部門，信息和數據的分發要根據需要來分發，信息和數據的檢索則要建立必要的分級管理制度，一般由使用軟件來保證實現數據和信息的分發、檢索，關鍵是要決定分發和檢索的原則。分發和檢索的原則是：需要的部門和使用人，有權在需要的第一時間，方便地得到所需要的、以規定形式提供的一切信息和數據，而保證不向不該知道的部門(人)提供任何信息和數據。考慮分發的設計時，主要內容有：1)了解使用部門或人的使用目的、使用周期、使用頻率、得到時間、數據的安全要求;2)決定分發的項目、內容、分發量、范圍和數據來源;3)決定分發信息和數據的數據結構、類型、精度和如何組織成規定的格式;4)決定提供的信息和數據介質

　　檢索設計時則要考慮：1)允許檢索的范圍、檢索的密級劃分、密碼的管理;2)檢索的信息和數據能否及時、快速地提供，采用什么手段實現3)提供檢索需要的數據和信息輸出形式、能否根據關鍵字實現智能檢索。

　　(四)信息的存儲:信息的存儲一般需要建立統一的數據庫，各類數據以文件的形式組織在一起，組織的方法一般由單位自定，但要考慮規范化。根據建設工程實際，可以按照下列方式組織：1)按照工程進行組織，同一工程按照投資、進度、質量、合同的角度組織，各類進一步按照具體情況細化。2)文件名規范化，以定長的字符串作為文件名3)各建設方協調統一存儲方式，在國家技術標準有統一的代碼時盡量采用統一代碼。4)有條件時可以通過網絡數據庫形式存儲數據，達到建設各方數據共享，減少數據冗余，保證數據的唯一性。

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