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　　第四節(jié) 職位說明書

　　一、職位說明書的概念

　　工作分析的成果文件之一是職位說明書，它又稱崗位說明書或者工作說明書，它是以標(biāo)準(zhǔn)的格式對職位的工作及任職者的資格條件進(jìn)行規(guī)范化描述的文件。

　　二、職位說明書的內(nèi)容

　　職位說明書包括兩個部分，即工作描述和工作規(guī)范(又稱為任職資格)。其中，工作描述是主要涉及工作執(zhí)行者實(shí)際在做什么、如何做以及在什么條件下做的一種書面文件;而工作規(guī)范說明工作執(zhí)行者為了圓滿完成工作所必須具備的知識、能力、技術(shù)以及其他要求。這兩部分并非簡單的羅列，而是通過客觀的內(nèi)在邏輯形成一個完整的系統(tǒng)。

　　(一)工作描述

　　工作描述是對職位本身的內(nèi)涵和外延加以規(guī)范的描述性文件。工作描述，區(qū)分于工作規(guī)范，它是對有關(guān)工作職責(zé)、工作活動、工作條件以及工作對人身安全危害程度等工作特性方面的信息所進(jìn)行的書面描述。

　　工作描述包含如下內(nèi)容:

　　(1)工作標(biāo)識，它是關(guān)于職位的基本信息，包括職位基本信息(如工作名稱、職位代碼等)和工作分析基本信息(職位說明書的有效期、批準(zhǔn)人等)。

　　(2)工作摘要，它是對工作內(nèi)容的簡單概括，通常用簡潔、明確的一句話表述該職位的工作內(nèi)容和存在的價值，包括該職位的主要職責(zé)、范圍和設(shè)立的目的。它能夠使閱讀者快速方便地了解工作的總體性質(zhì)、中心任務(wù)和工作目標(biāo)，理解該職位的特點(diǎn)并與其他職位相區(qū)分。

　　(3)工作職責(zé)，是指該職位通過一系列什么樣的活動來實(shí)現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)，并取得什么樣的工作成果。它通常包括:日常工作、上級分配任務(wù)的質(zhì)量和數(shù)量、與企業(yè)內(nèi)外人員的關(guān)系、對于經(jīng)營記錄和利潤等的責(zé)任、與上級和下級的權(quán)責(zé)關(guān)系、所要使用的設(shè)備與機(jī)器。

　　(4)工作權(quán)限，是指根據(jù)該職位的工作目標(biāo)與工作職責(zé)，企業(yè)賦予該職位的決策范圍、層級與控制力度。編寫工作權(quán)限是為了對職責(zé)的履行進(jìn)行清楚的界定，這有利于明確職責(zé)邊界，防止在工作中產(chǎn)生相互推誘的現(xiàn)象。

　　(5)績效標(biāo)準(zhǔn)，是在明確界定工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，對如何衡量每項(xiàng)職責(zé)完成情況的規(guī)定。常見的指標(biāo)包括:銷售額、市場占有率、工作完成的及時性、設(shè)備利用率、事故率、客戶投訴率等等。

　　(6)工作關(guān)系，包含兩部分內(nèi)容:第一部分是該職位在企業(yè)中的位置，用企業(yè)結(jié)構(gòu)圖來反映;第二部分是該職位任職者在工作過程中與企業(yè)內(nèi)部和外部各單位之間的工作聯(lián)系，包括聯(lián)系的對象、聯(lián)系的內(nèi)容、聯(lián)系的方式和聯(lián)系的頻次。

　　(7)工作環(huán)境條件，工作環(huán)境界定的是經(jīng)常性工作場所的自然環(huán)境、安全環(huán)境(工作危險性)和社會環(huán)境。此外，工作環(huán)境還關(guān)注由于工作本身或工作環(huán)境的特點(diǎn)給任職者帶來的工作壓力，主要包括:工作時間的波動性、出差時間的百分比、工作負(fù)荷的大小等。

　　(二)工作規(guī)范

　　工作規(guī)范又稱為任職資格，它界定了工作對任職者的教育程度、資格證書、工作經(jīng)驗(yàn)、培訓(xùn)、知識、工作技能、能力、心理品質(zhì)等方面的要求。當(dāng)它作為招聘甄選的依據(jù)時，也可以視為任職要求或者雇傭標(biāo)準(zhǔn)。區(qū)別于工作描述是對職位本身的內(nèi)涵和外延加以規(guī)范，工作規(guī)范是對人的要求。

　　工作規(guī)范包括如下內(nèi)容:

　　(1)教育程度要求，主要包含學(xué)歷要求和專業(yè)要求兩個方面的內(nèi)容。學(xué)歷要求是指勝任該職位所需要的最低學(xué)歷;專業(yè)要求是指任職者需要具備什么樣的專業(yè)才能承擔(dān)該職位工作。

　　(2)資格證書要求，是指國家或行業(yè)規(guī)定的任職者必須持有的資格證書。

　　(3)工作經(jīng)驗(yàn)要求，是指該工作的任職者需要具備什么樣的經(jīng)驗(yàn)。可以從三個方面來描述，即社會工作經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)和管理工作經(jīng)驗(yàn)。

　　(4)培訓(xùn)要求，一般包括每年需要的工作培訓(xùn)(在崗培訓(xùn)、脫崗培訓(xùn)或者自我培訓(xùn))時間、培訓(xùn)的內(nèi)容以及培訓(xùn)方式。

　　(5)知識要求，工作對任職者的知識要求可以分四個層級來描述:與工作相關(guān)的基礎(chǔ)理論知識、專業(yè)知識、企業(yè)知識、相關(guān)的政策法律知識及其他。

　　(6)工作技能要求，是指對與工作相關(guān)的工具、技術(shù)和方法的運(yùn)用。

　　(7)心理品質(zhì)要求，是根據(jù)職位的性質(zhì)和特點(diǎn)，對員工心理素質(zhì)及其發(fā)展程度的要求所進(jìn)行的綜合分析。

　　練習(xí)一下:

　　1.工作規(guī)范的基本內(nèi)容包括( )

　　A.資格證書要求

　　B.教育程度要求

　　C.心理品質(zhì)要求

　　D.工作職責(zé)

　　參考答案:ABC

　　解題思路: 工作規(guī)范又稱為任職資格，它界定了工作對任職者的教育程度、資格證書、工作經(jīng)驗(yàn)、培訓(xùn)、知識、工作技能、能力、心理品質(zhì)等方面的要求。

　　2.在編寫職位說明書時，一般所列出的任職資格是履行工作職責(zé)的( )

　　A.最高要求

　　B.中等要求

　　C.最低要求

　　D.任何要求

　　參考答案：C

　　解題思路：最低要求也就是最起碼的要求。

　　三、職位說明書編寫注意事項(xiàng)

　　在編寫工作描述時，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn):

　　(1)明確職權(quán)范圍;

　　(2)描述職責(zé)時，語言應(yīng)盡量具體、簡明、避免歧義。

　　在編寫工作規(guī)范時，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn):

　　(1)應(yīng)該制定職位標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范任職者，而不是讓職位適應(yīng)任職者;

　　(2)用語要符合法律條文，嚴(yán)禁種族、宗教、性別、年齡、身體殘疾等方面的歧視;

　　(3)切記工作規(guī)范是對任職者的要求，而非對現(xiàn)有職位人員的要求;

　　(4)一般所列出的任職資格是履行工作職責(zé)的最低要求。

　　除此之外，在編寫好職位說明書之后，還應(yīng)該及時與相關(guān)職位的工作人員以及上下級溝通，核對內(nèi)容并進(jìn)行修訂。在應(yīng)用的過程中應(yīng)該遵循動態(tài)原則，根據(jù)實(shí)際情況的變化而不斷對職位說明書進(jìn)行調(diào)整與修訂，始終保證其時效性。

　　練習(xí)一下：

　　1.工作分析的成果包括( )。

　　A.工作評價

　　B.工作規(guī)范

　　C.職位說明書

　　D.工作描述

　　E.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

　　參考答案：BCD

　　解題思路：工作分析的成果文件之一是職位說明書，職位說明書包括工作描述和工作規(guī)范。

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