第二節　會計檔案的保管

　　一、會計檔案的歸檔

　　各單位對每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

　　(一)會計檔案的整理要求

　　1.分類標準統一

　　2.檔案形成統一

　　3.管理要求統一

　　(二)會計檔案的裝訂

　　會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他會計資料的裝訂。

　　1.會計憑證裝訂

　　會計憑證裝訂時要求：整理、憑證外面要加封面。

　　2.會計賬簿的裝訂。基本要求是：

　　①賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬戶是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續;然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。

　　②活頁賬簿裝訂應保留已使用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，裝訂成冊;多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起。

　　注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬，會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現金日記賬全年按順序編制卷號;總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。

　　3.會計報表的裝訂。

　　(三)會計檔案的保管

　　當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。

　　1.會計檔案的移交手續。

　　2.會計檔案的保管要求。

　　移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　二、會計檔案的保管期限

　　各種會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。

　　定期檔案根據保管期限分為：3年、5年、l0年、l5年、25年5類會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　《各類會計檔案的保管原則上應當按照《會計檔案管理辦法》所規定的期限執行。會計檔案具體保管期限見表9—1、表9—2。(主要了解企業的)

　　1.永久：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務報告;

　　2.25年的：現金和銀行存款日記賬;

　　3.5年的：固定資產卡片賬于固定資產報廢清理后保管5年、銀行存款余額調節表、銀行對賬單;

　　4.3年的：月度、季度財務報告;

　　5.l5年的：其他。含所有會計憑證，總賬，明細賬，日記賬和輔助賬簿(不包括現金和銀行存款日記賬)，會計檔案移交清冊。

　　例(單選)：根據《會計檔案管理辦法》，現金日記賬的保管期限為( )。

　　A.5年

　　B.10年

　　C.15年

　　D.25年

　　『正確答案』D

　　三、會計檔案的查閱和復制

　　各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　會計檔案的借閱和復制要求具體包括：

　　1.會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經上級主管單位或單位領導、會計主管人員批準。

　　2.外部借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主管人員或單位領導人批準后，方可辦理借閱手續;單位內部人員借閱會計檔案時，應經會計主管人員或單位領導人批準后，辦理借閱手續。借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。

　　3.借閱會計檔案人員不得在案卷上亂畫、標記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件(如有特殊情況，須經領導批準后方能攜帶外出或復制原件)。

　　4.借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數收回，并辦理注銷借閱手續。

　　例(單選)：其他單位因特殊原因需要查閱或復制原始憑證時，必須經本單位的( )批準。

　　A.會計人員

　　B.總會計師

　　C.財務總監

　　D.單位負責人

　　『正確答案』D

　　四、會計檔案的銷毀

　　會計檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。單位負責人應當在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　保管期滿的會計檔案，一般可以按照以下程序銷毀：

　　1.由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。

　　2.單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　3.銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。

　　4.監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

　　下列會計檔案不得銷毀：

　　1.保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證。

　　2.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

　　需要指出，采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。

　　單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

　　有時間關注：

　　1.單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。

　　2.單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案;單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按規定辦理交接手續。

　　3.單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單位保存，并按規定辦理交接手續。

　　4.單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管;單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。

　　依據我國《會計檔案管理辦法》的規定，我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境。

　　例(單選)：會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本企業( )提出銷毀意見。

　　A.會計部門

　　B.檔案部門

　　C.會計人員

　　D.單位負責人