第八節 會計電算化檔案管理的基本要求

　　本節要點：

　　電算化會計檔案管理的主要任務

　　電算化會計檔案的內容

　　記賬憑證的生成與管理

　　會計賬簿、報表的生成與管理

　　電算化會計檔案的保管

　　主要內容：

　　采用磁帶保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。

　　一、電算化會計檔案管理的主要任務

　　二、電算化會計檔案的內容

　　1)電算化會計檔案包括存儲在計算機中的會計數據、軟盤等備份的會計數據，以及計算機打印出的書面形式的會計數據。

　　2)會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數據

　　3)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質存儲的會計賬簿或報表，具有磁性化和不可見的特點

　　4)通用會計軟件、定點開發會計軟件、通用與定點開發相結合會計軟件的全套文檔資料，以及會計軟件程序等，均應視同會計檔案進行保管，保管期截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。

　　三、記賬憑證的生成與管理

　　收付款憑證應由出納人員簽名蓋章

　　手工事先做好記賬憑證，向計算機錄入記賬憑證，然后進行處理，在這種情況下，保存手工記賬憑證與機制憑證均可

　　四、會計賬簿、報表的生成與管理

　　1.現金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結。現金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法;如果每天業務量較少，不能滿頁打印的，也可按旬打印輸出。

　　3.在所有記賬憑證數據和明細分類賬數據都存儲在計算機內的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發生額及余額對照表”替代。

　　6.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質存儲的會計賬簿或報表，并將其作為會計檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會計賬簿，必須征得同級財政部門的同意

　　8.各單位保存的會計檔案應為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得外借

　　五、電算化會計檔案保管

　　1.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點，最好放在兩個不同的建筑物內。

　　2.采用磁性介質保存會計檔案的，要定期進行檢查、定期復制，防止由于磁性介質損壞而導致會計資料丟失。一般來說，軟盤的存放環境，溫度4℃—5℃，相對溫度8%—83%，磁場強度50奧斯特。

　　6.大中型企業應采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據，盡量避免采用軟盤存儲會計檔案。

　　7.存在會計信息的磁性介質及其他介質，在未打印成書面形式之前，應妥善保管并留有副本。一般說來，為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統出現故障時進行恢復，這些介質都應視同會計資料或檔案進行保存，直至其中的會計信息完全過時為止。

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