第二節 會計檔案的歸檔、保管及銷毀

　　一、會計檔案的歸檔

　　(一)會計檔案的裝訂

　　1.會計憑證的裝訂。

　　會計憑證一般每月裝訂一次。會計憑證裝訂后，應在每本憑證封面上填寫好憑證種類、起仡號碼、憑證張數，會計主管人員和憑證裝訂人員在在封面上簽章;同時，應在憑證封面上編好卷號，按卷號順序入柜，并應在顯露出標明憑證種類編號，以便調閱。

　　2.會計賬簿的裝訂。

　　各種會計賬簿在年終辦理了年度結賬后，除跨年度連續使用的賬簿外，其他賬簿都應按時整理立卷，其他賬簿都應按時整理立卷，其裝訂要求在會計賬簿一章中已經述及，不在贅述。3.財務會計報告的裝訂。財務會計報告編制完成并及時報出后，留存的財務會計報告應按月裝訂成冊，謹防丟失。財務會計報告的裝訂要求如下：

　　(1)核對整理。

　　裝訂前要按編報目錄核對財務會計報告是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，并防止折角。

　　(2)按順序進行裝訂。

　　財務會計報告的裝訂順序為封面——編制說明——各種會計報表(按會計報表的編號順序排列)——會計報表附注——封底。

　　(3)編號。

　　各種財務會計報告應根據其保管期限編制卷號。

　　4.其他會計核算資料的裝訂。

　　屬于會計檔案構成內容的其他會計核算資料，也應按照一定的規則、順序予以裝訂成冊。

　　(二)會計檔案的整理立卷

　　各單位每年形成的會計檔案，都應由會計機構按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。會計檔案的整理要求有以下幾點：

　　1.分類標準要統一。

　　一般將財務會計資料分成一類會計賬簿、二類會計憑證、三類會計報表、四類文字資料及其他會計核算資料。

　　2.檔案形成要統一。

　　包括案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列都要統一。

　　3.管理要求要統一。

　　要建立會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄。會計憑證要裝訂成冊，報表和文字資料應分類立卷，其他零星資料要按年度排序并編裝訂成冊。

　　(三)會計檔案的歸檔

　　根據《會計檔案管理辦法》規定，單位當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由半單位會計機構保管1年。期滿之后，應由會計機構編制移交清冊，移交本單位的檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。但出納人員不得兼管會計檔案。單位會計機構向單位檔案部門移交會計檔案的程序是：(1)編制移交清冊，填寫交接清單;(2)在賬簿使用日期欄填寫移交日期;(3)交接人員按移交清冊和交接清單所列項目核查無誤后簽章。

　　移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，一般不得拆封，個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　二、會計檔案的保管

　　(一)、會計檔案的保管要求

　　會計檔案是重要的歷史資料，必須妥善保管。電算化會計檔案的保管還要注意采取防盜、防磁措施。

　　(二)會計檔案的保管期限

　　會計檔案的保管期限可分為永久和定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、和25年5類。會計檔案保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。各類會計檔案的具體保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。現列示企業和其他組織會計檔案保管期限表

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