三、會計檔案的查閱和復制和交接

　　(一)會計檔案的查閱和復制

　　各單位應建立健全會計檔案的查閱、復制登記制度。各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封或抽換。借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數收回，并辦理注銷借閱手續。

　　(二)會計檔案的交接

　　1.單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。

　　2.單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。

　　3.單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協商后，由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。

　　4.單位分立中未結清的會計事項，所涉及的原始憑證應當單獨抽出由業務相關方保存，并按規定辦理交接手續。

　　5.單位因業務移交其他單位所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單位保存，并按規定辦理交接手續。

　　6.單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管;單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。

　　7.建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規定辦理交接手續。

　　8.單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。移交會計檔案的單位應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。

　　9.交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

　　10.我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境。駐外機構和境內單位在境外設立的企業(簡稱境外單位)的會計檔案，應當按照《會計檔案管理辦法》和有關規定進行管理。

　　四、會計檔案的銷毀

　　會計檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照以下程序銷毀：

　　(1)由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明：銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

　　(2)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　(3)銷毀會計檔案時，應當由單位檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。

　　(4)監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

　　對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證以及涉及到其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

　　提示：會計檔案的銷毀是一項嚴肅的工作，各單位必須嚴格按照《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規定進行。故意銷毀依法應當保存的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告的行為，以及授意、指使、強令會計機構、會計人員及其他人員故意銷毀依法應當保存的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告的行為，都是違法行為。

　　【例題1·單選題】會計檔案的保管期限，應從( )。

　　A.移交檔案管理部門之日算起

　　B.會計年度終了后的第一天算起

　　C.年度會計報表簽發日算起

　　D.下一會計年度首月末之日算起

　　【答案】B

　　【例題2·單選題】根據《會計檔案管理辦法》，各種明細賬、日記賬的保管期限為(　)。

　　A.5年

　　B.10年

　　C.15年

　　D.25年

　　【答案】C

　　【例題3·單選題】根據《會計檔案管理辦法》規定，保管期限為25年的賬簿是(　)。

　　A.現金日記賬

　　B.現金總賬

　　C.應收賬款總賬

　　D.固定資產總賬

　　【答案】A

　　【例題4·單選題】企業年度財務報告的保管期限為( )。

　　A.10年

　　B.永久

　　C.15年

　　D.25年

　　【答案】B

　　【例題5·單選題】會計檔案是指記錄和反映經濟業務事項的重要( )。

　　A. 歷史資料和證據

　　B. 憑證

　　C. 材料

　　D. 依據和資料

　　【答案】A

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