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　　第二節 原始憑證

　　一、原始憑證的種類

　　(一)按取得的來源不同。可以分為自制原始憑證和外來原始憑證兩類。

　　1.自制原始憑證

　　自制原始憑證是指在經濟業務執行或完成時，由本單位經辦部門或人員自行填制的、僅供內部使用的原始憑證，如收料單、領料單、產品入庫單等。自制原始憑證按其填制手續不同，又可分為一次憑證、累計憑證、匯總憑證三種。

　　(1)一次憑證。一次憑證是指只反映一項經濟業務，或者同時反映若干項同類性質的經濟業務，其填制手續是一次完成的會計憑證。如企業購進材料驗收入庫，由倉庫保管員填制的“收料單”;車間或班組向倉庫領用材料時填制的“領料單”;以及報銷人員填制的、出納人員據以付款的“報銷憑單”等，都是一次憑證。

　　(2)累計憑證。累計憑證是指在一定期間內多次記錄發生的同類型經濟業務的原始憑證，其特點是在一張憑證內可以連續登記相同性質的經濟業務，隨時結出累計數和結余數，并按照費用限額進行費用控制，期末按實際發生額記賬。例如，工業企業常用的“限額領料單”等。累計憑證是多次有效的原始憑證。使用累計憑證，可以簡化核算手續;能對材料消耗、成本管理起事先控制作用，是企業進行計劃管理的手段之一。

　　(3)匯總憑證。匯總憑證是指在會計核算工作中，為簡化記賬憑證的編制工作，將一定時期內反映經濟業務內容相同的若干張原始憑證按照一定標準綜合填制的原始憑證，用以集中反映某項經濟業務總括發生情況，如“發料憑證匯總表”、“收料憑證匯總表”、“現金收入匯總表”等都是匯總憑證。

　　匯總憑證只能將同類內容的經濟業務匯總填列在一張匯總憑證中。匯總原始憑證在大中型企業中使用得非常廣泛，因為它可以簡化核算手續，提高核算工作效率;能夠使核算資料更為系統化，使核算過程更為條理化;能夠直接為管理提供某些綜合指標。

　　2.外來原始憑證

　　外來原始憑證是指在經濟業務發生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證。外來原始憑證都是一次憑證。如企業購買材料、商品時，從供貨單位取得的發貨票，就是外來原始憑證。

　　(二)按照格式的不同分類。可以分為通用憑證和專用憑證兩類。

　　1.通用憑證

　　通用憑證是指由有關部門統一印制、在一定范圍內使用的具有統一格式和使用方法的原始憑證。如車票、銀行轉賬結算憑證等。

　　2.專用憑證

　　專用憑證是指由單位自行印制、僅在本單位內部使用的原始憑證。如領料單、差旅費報銷單、折舊計算表、工資費用分配表等。

　　二、原始憑證的基本內容

　　由于各項經濟業務的內容和經濟管理的要求不同，各種原始憑證的名稱、格式和內容也是多種多樣的。但是，所有的原始憑證(包括自制的和外來的憑證)，都是作為經濟業務的原始證據，必須詳細載明有關經濟業務的發生或完成情況，必須明確經辦單位和人員的經濟責任。因此，各種原始憑證都應具備一些共同的基本內容。原始憑證所包括的基本內容，通常稱為憑證要素，主要有：原始憑證名稱、填制憑證的日期、憑證的編號、接受憑證單位名稱(抬頭人)、經濟業務內容(含數量、單價、金額等)、填制單位簽章、有關人員(部門負責人、經辦人員)簽章、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、憑證附件。

　　原始憑證除了應當具備上述內容外，還應當符合下列要求：

　　1.從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章;對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章。這里所說的“公章”，是指具有法律效力和特定用途，能夠證明單位身份和性質的印鑒，包括業務公章、財務專用章、發票專用章、結算專用章等。

　　2.自制的原始憑證，必須有經辦單位的領導人或者由單位領導人指定的人員簽名或者蓋章。

　　3.購買實物的原始憑證，必須有驗收證明。這樣要求，目的是為了明確經濟責任，保證賬物相符，防止盲目采購，避免物資短缺和流失。實物驗收工作由經管實物的人員負責辦理，會計人員通過有關的原始憑證進行監督檢查。需要入庫的實物，必須填寫入庫驗收單，由實物保管人員驗收后在入庫單上如實填寫實收數額，并加蓋印章;不需要入庫的實物，除經辦人員在憑證上簽章外，必須交給實物保管人員或者使用人員進行驗收后在憑證上簽章。總之，必須由購買人以外的第三者查證核實后，會計人員才據以入賬。

　　4.支付款項的原始憑證.必須有收款單位和收款人的收款證明，不能僅以支付款項的有關憑證如銀行匯款憑證等代替。其目的是為了防止舞弊行為的發生。

　　5.發生銷貨退回的，除填制退貨發票外，還必須有退貨驗收證明;退款時，必須取得對方的收款收據或者匯款銀行的憑證，不得以退貨發票代替收據。在實際工作中，有些單位發生銷售退回，收到的退貨沒有驗收證明，造成退貨流失;在辦理退款時，開出紅字發票，并以紅字發票副本作為本單位付款的原始憑證，既不經對方單位蓋章收訖，也不附對方單位收到退款的收據。這種做法容易發生舞弊行為，漏洞很大。因此，發生銷貨退回及退還款項時，必須填制退貨發票并附有退貨驗收證明和對方的收款收據。如果由于特殊情況，可先用銀行的有關憑證作為臨時收據，待收到收款單位的收款證明后，再將其附在原付款憑證之后，作為正式原始憑證。

　　6.職工公出借款憑據，必須附在記賬憑證之后。收回借款時，應當另開收據或者退還借款副本，不得退還原借款收據。原因是，借款和還回借款，是互有聯系的兩項經濟業務，在借款和還回借款發生時，必須分別在會計賬目上獨自反映出來，因此，不能將原借款收據退還借款人，否則，將會使會計資料失去完整性。

　　7.上級有關部門批準的經濟業務，應當將批準文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的，應當在憑證上注明文件的批準機關名稱、日期和文號，以便確認經濟業務的審批情況和查閱。

　　三、原始憑證的填制要求

　　(一)填制原始憑證的基本要求

　　概括起來，填制原始憑證有以下七項基本要求：

　　1.記錄要真實

　　記錄真實，就是要實事求是地填寫經濟業務，原始憑證填制日期、業務內容、數量、金額等必須與實際情況相一致，不得歪曲經濟業務真相、弄虛作假。對于實物數量、質量和金額的計算，要準確無誤，不得匡算或估計，確保憑證所記錄的內容真實可靠。

　　2.內容要完整

　　原始憑證上各項內容要逐項填制齊全，不得遺漏和簡略。需要注意的是，年、月、日要按照原始憑證的實際日期填寫;名稱要齊全，不能簡化;品名或用途要填寫明確，不能含糊不清;有關人員的簽章必須齊全。

　　另外，對于需要填寫一式數聯的原始憑證，必須用復寫紙套寫，各聯的內容必須完全相同，聯次不得缺少。

　　3.手續要完備

　　單位自制的原始憑證必須附有經辦單位領導人或其他指定的人員簽名蓋章;對外開出的原始憑證必須加蓋本單位公章;從外部取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名蓋章。

　　提示：這里所說的“公章”，是指具有法律效力和特定用途，能夠證明單位身份和性質的印鑒，包括業務公章、財務專用章、發票專用章、結算專用章等。

　　4.書寫要清楚、規范

　　原始憑證要按規定填寫，文字要簡要，字跡要清楚，易于辨認，不得使用未經國務院公布的簡化漢字。大小寫金額必須相符且填寫規范。小寫金額用阿拉伯數字逐個填寫，不得寫連筆字，在金額前應填寫人民幣符號“￥”。人民幣符號“￥”與阿拉伯數字之間不得留有空白。金額數字一律填寫到角分，無角分的，寫“00”或符號“-”。有角無分的，分位寫“0”，不得用符號“—”。大寫金額用漢字壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行書字書寫，大寫金額前未印有“人民幣”字樣的，應加寫“人民幣”三個字。“人民幣”字樣和大寫金額之間不得留有空白。大寫金額到元或角為止的，后面要寫“整”或“正”字，有“分”的，“分”后面不寫“整”或“正”字。如小寫金額￥1006.00，大寫金額應寫成“壹仟零陸元整”。

　　5.編號要連續

　　各種原始憑證要連續編號，以便查考。如果憑證已預先印定編號，如發票、收據、支票，都有連續編號，應按編號連續使用，在寫壞作廢時，應加蓋“作廢”戳記，與存根一起妥善保管，不得撕毀。

　　6.不得涂改、刮擦、挖補

　　原始憑證有錯誤的，應當由出具單位重開或更正，更正處應當加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯誤的，應當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。

　　7.填制要及時

　　各種原始憑證一定要及時填寫，并按規定的程序及時送交會計機構、會計人員進行審核。

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