查看匯總：2013北京會計從業資格《會計電算化》輔導講義

　　第二節 系統初始化

　　一、概述

　　系統初始化是指將通用會計軟件轉變成專用會計軟件，并將手工會計業務數據移至到計算機中的一系列準備工作，這是使用財務軟件的基礎。總賬系統初始化一般包括：設置基礎檔案、設置會計科目、設置憑證類別、錄入期初余額等操作。

　　二、設置基礎檔案

　　(一)設置部門檔案

　　部門檔案設置是設置會計科目中要進行部門核算的部門名稱，以及要進行個人核算的往來個人所屬的部門。掌握操作步驟。

　　(二)設置職員檔案

　　職員檔案主要用于本單位職員的個人信息資料，設置職員檔案可以方便地進行個人往來核算和管理等操作。掌握操作步驟。

　　(三)設置客戶檔案

　　如果企業需要進行往來賬管理，必須將企業中客戶的詳細信息錄入客戶檔案中。客戶檔案主要包括“客戶編號”、“開戶銀行”等基本信息和聯系方式及信用等級等其他信息。掌握操作步驟。注意必須先選擇末級分類，然后才能輸入客戶檔案。

　　三、賬簿管理

　　(二)修改和刪除會計科目

　　修改或刪除會計科目應遵循“自上而下”的原則，即先刪除或修改下一級科目，然后再刪除或修改本級科目。

　　修改或刪除會計科目已經輸入余額的科目，必須先刪除本級及其下一級科目的期初余額(改為0)，然后再刪除或修改本級科目。

　　科目一經使用，即已經輸入憑證，則不允許修改或刪除該科目，不允許作科目升級處理，此時，只能增加同級科目，而不能在該科目增設下級科目。

　　(三)指定會計科目

　　指定會計科目是指定出納專管的科目。指定科目后，才能執行出納簽字，從而實現現金、銀行賬管理的保密性，也才能查看現金或銀行存款日記賬。

　　例題：

　　1.“管理費用”科目通常設置的輔助核算是( )。(單選)

　　A.個人往來 B.部門核算 C.項目核算 D.客戶往來

　　答案：B。各單位對于管理費用通常是按部門進行預算控制的，因此對于管理費用科目應設置部門輔助核算。

　　2.刪除會計科目時，應先刪除上一級科目，然后再刪除本級科目。( )

　　答案：×。修改或刪除會計科目應遵循“自下而上”的原則，即先刪除或修改下一級科目，然后再刪除或修改本級科目。

　　四、設置憑證類別

　　通常，系統提供五種常用分類方式供用戶選擇：

　　1. 記賬憑證

　　2. 收款憑證、付款憑證、轉賬憑證

　　3. 現金憑證、銀行憑證、轉賬憑證

　　4. 現金收款憑證、現金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉賬憑證

　　5. 自定義憑證類別

　　某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，本系統提供五種限制類型：

　　1. 借方必有

　　2. 貸方必有

　　3. 憑證必有

　　4. 憑證必無

　　5. 無限制

　　五、輸入期初余額

　　期初余額錄入是將手工資料錄入到計算機的過程之一。余額和累計發生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發生數據由系統自動計算。紅字余額應輸入負號。

　　期初余額的錄入分兩部分：總賬期初余額錄入，輔助核算科目期初余額錄入。

　　(一)總賬期初余額錄入。

　　對于沒有設置輔助核算的科目可以直接錄入起初余額。

　　(二)輔助科目期初余額錄入。

　　在錄入期初余額時，對于設置為輔助核算的科目，系統會自動地為其開設輔助賬頁。與此相對應，在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細匯總而來地，也就是說不能直接輸入總賬期初數。

　　(三)試算平衡

　　期初余額錄入完畢后，應該試算平衡。期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證;如果已經記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執行“結轉上年余額”功能。

　　例題：

　　1.輸入期初余額時，上級科目的余額和累計發生數據需要手工輸入。( )(判斷)

　　答案：×。輸入期初余額時，余額和累計發生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發生數據是由系統自動計算出來的，不需要手工輸入。

　　2. 下列關于期初余額的描述中，正確的有( )。(多選)

　　A.所有科目都必須輸入期初余額

　　B.紅字余額應輸入負號

　　C.期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證

　　D.如果已經記過賬，則還可修改期初余額。

　　答案：BC。并不是所有的科目都輸入期初余額，對于損益類科目一般沒有期初余額。如果已經記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執行“結轉上年余額”功能。

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