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　　第二節　會計檔案的保管

　　各單位每年形成的會計檔案，應由會計機構按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

　　一、會計檔案的歸檔

　　1.會計憑證的歸檔

　　2.會計賬簿的歸檔

　　3.會計報表的歸檔

　　當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿之后，應由財務會計部門編制移交清冊，移交本單位的檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管，但出納人員不得兼管會計檔案。

　　移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，一般不得拆封。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　二、會計檔案的保管期限

　　根據《會計檔案管理辦法》規定，會計檔案的保管期限，分為永久、定期兩類。凡在立檔單位會計核算中形成，對查考和研究經濟活動具有重要利用價值的會計檔案，應永久保存。

　　定期檔案根據保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。各類會計檔案的保管期限見教材表10.1所示。

　　提示：表中會計保管期限為最低保管期限。

　　企業和其他組織會計檔案保管期限表

　　三、會計檔案的查閱和復制

　　各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。

　　外部人員借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主管人員或單位領導人批準后，方可辦理借閱手續;單位內部人員借閱會計檔案時，經會計主管人員或單位領導人批準后，方可辦理借閱手續。借閱人應認真填寫借閱登記簿。借閱人嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封或抽換。

　　四、會計檔案的銷毀

　　對于會計檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機構提出銷毀意見，與財會部門共同鑒定、審查，編制會計檔案銷毀清冊，單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。機關、團體和事業單位，報本單位領導批準后銷毀;國有企業經企業領導審查，報上級主管單位批準后銷毀。

　　對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證以及涉及到其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

　　銷毀會計檔案時，應當由單位檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。

　　監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

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