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第四節　計算機替代手工賬的基本要求

　　一、替代手工賬的定義

　　替代手工賬(俗稱甩賬)是指將各種基本的會計數據輸入計算機，采用電子計算機設備和會計軟件對輸入計算機的會計數據進行處理(計算、分類、匯總、轉存等)，生成會計信息并存儲在磁性或光盤等介質上，根據需要輸出各種會計憑證、賬簿、報表，即采用電子計算機替代手工記賬、算賬、報賬這一過程。

　　替代手工賬是會計電算化的目標之一(首要目標)。

　　二、替代手工賬的條件

　　1.配備了計算機硬件設備和會計軟件。

　　2.進行會計電算化崗位培訓，配備相應的會計電算化工作人員。

　　3.建立嚴格的內部管理制度。

　　三、替代手工賬前的工作

　　根據相關規定，計算機與手工會計核算應該并行3個月以上，計算機與手工核算的數據相互一致，軟件運行也安全可靠，還要接受有關部門的監督。

　　四、如何替代手工賬

　　1.整理手工會計業務數據。

　　(1)重新核對各項憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實相符。

　　(2)整理各賬戶余額。

　　(3)清理往來賬戶和銀行賬戶。

　　2.建立會計賬戶體系并確定編碼。

　　編碼時，一級會計科目編碼按財政部規定的編碼方案執行;明細科目編碼按照具體編碼規則設置。一般情況下，會計科目編碼采用科目全編碼方案;即：本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼。

　　原則：

　　(1)符合財政部和有關管理部門的規定。

　　(2)滿足本單位會計核算與管理的要求。

　　(3)滿足會計報表的要求，凡是報表所用的數據，如果需要從賬務系統中取數，必須設立相應的科目。

　　(4)要保持體系完整，不能只有下級科目而沒有上級科目。

　　(5)要保持科目的相對穩定性。

　　(6)應考慮與子系統的銜接，凡是與其他各子系統有關的科目，在整理時應將各子系統中的核算大類在賬務處理系統中設為最底層科目。

　　五、規范各類賬證表格式和會計核算方法與過程

　　六、會計軟件初始化

　　七、計算機與手工并行

　　計算機與手工并行是指在會計軟件使用的最初階段，人工與計算機同時進行會計處理的過程。在此階段的主要任務是：檢查已建立的會計電算化核算系統是否充分滿足要求，使用人員對軟件的操作是否存在問題，對運行中發現的問題是否還應進行修改，并逐步建立比較完善的電算化內部管理制度等。

　　在試運行階段，人工與計算機數據對比時，要進行如下工作：

　　1.檢驗各種核算方法。

　　2.檢查會計科目體系的正確性和完整性。

　　3.考查操作熟練程度。

　　4.糾正會計軟件程序錯誤或業務處理錯誤。

　　此外，并行期間還要注意以下問題：

　　1.適當安排好實施進度，試運行期間及時總結、定期檢查。

　　2.實施復雜大系統時，應向有關方面的專家咨詢，或向有經驗的單位學習，盡量少走彎路。

　　3.做好申請替代手工記賬前的準備工作，爭取一次通過審查。

　　八、替代手工記賬的基本要求

　　(一)替代手工記賬方式下記賬憑證的要求

　　記賬憑證分類：

　　一種：記賬憑證

　　三種：收款憑證、付款憑證、轉賬憑證

　　五種：現金收款憑證、銀行收款憑證、現金付款憑證、銀行付款憑證、轉賬憑證

　　(二)計算機內會計數據打印輸出和保存的要求

　　1.采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，應當符合國家統一會計制度的要求，采用中文或中外文對照，字跡清晰，作為會計檔案保存，保存期限按《會計檔案管理辦法》中的規定執行。

　　2.現金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結。現金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法;如果每天業務量較少，不能滿頁打印的，也可按旬打印輸出。

　　3.在所有記賬憑證數據和明細分類賬數據都存儲在計算機內的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發生額及余額對照表”替代。

　　4.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當減少。

　　(三)存儲介質要求

　　1.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計賬簿、報表，并將其作為會計檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會計賬簿，必須征得同級財政部門的同意。

　　2.作為會計檔案保存時，其保存期限應與《會計檔案管理辦法》中規定的相應會計數據(書面形式的會計財簿、報表)相一致。

　　3.記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。

　　4.大中型企業應采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據，盡量避免采用軟盤存儲會計檔案。

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