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　　會計檔案的管理

　　(一)會計檔案的內容

　　1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。

　　2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿，其他會計賬簿。

　　3.財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

　　4.其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

　　【提示】各單位的預算、計劃、制度、合同等文件材料屬于文書檔案，不屬于會計檔案。

　　【例題1·多選題】下列各項中，屬于會計檔案的有( )。

　　A.購貨發票

　　B.應收賬款明細賬

　　C.資產負債表

　　D.銀行存款余額調節表

　　【答案】ABCD

　　【解析】購貨發票屬于原始憑證，應收賬款明細賬屬于會計賬簿，資產負債表屬于會計報表，銀行存款余額調節表屬于其他類會計檔案。

　　【例題2·多選題】下列各項中，屬于會計檔案其他類的為( )。

　　A.會計檔案移交清冊

　　B.銀行對賬單

　　C.工商營業執照

　　D.年度工作計劃

　　【答案】AB

　　【解析】選項CD不屬于會計檔案。

　　(二)會計檔案的管理部門

　　各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。

　　(三)會計檔案管理的歸檔和移交

　　1.各單位每年形成的會計檔案，應由單位會計部門按照歸檔要求負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

　　2.當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

　　3.采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。

　　4.移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　5.單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

　　【例題·單選題】下列關于會計檔案管理的要求的說法中，正確的是( )。

　　A.會計檔案工作的指導、監督和檢查由各級人民政府財政部門負責

　　B.當年形成的會計檔案，在會計年度終了后必須立即移交本單位檔案機構統一保管

　　C.采用電子計算機進行會計核算的單位，可以不打印出紙質會計檔案，統一在計算機硬盤內存儲即可

　　D.出納人員不可以兼管會計檔案

　　【答案】D

　　【解析】選項A：會計檔案工作的指導、監督和檢查由各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責;選項B：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管;選項C：采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。

　　(四)會計檔案的查閱

　　1.各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準后，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　(注意和原始憑證對外查閱復制的區別)

　　2.我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境。

　　(五)會計檔案保管的期限

　　1.會計檔案保管期限分為：永久和定期

　　2.定期保管期限分為3年、5年、10年、15年和25年五類

　　3.保管期限從會計年度終了后第一天算起

　　保管期限檔案名稱

　　3年月度、季度財務會計報告

　　5年銀行存款余額調節表、銀行對賬單

　　固定資產卡片賬在固定資產報廢清理后保存5年

　　15年會計憑證和大部分賬簿

　　25年庫存現金和銀行存款日記賬

　　永久年度財務會計報告(包括文字分析)、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊

　　【例題·多選題】下列關于會計檔案的說法中，不正確的有( )。

　　A.當年形成的會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位會計部門保管1年

　　B.檔案部門接受保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，即入檔后的單位會計檔案不得隨意拆封

　　C.會計檔案原件不得借出、查閱、復制

　　D.各單位每年形成的會計檔案，應由單位檔案部門負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊

　　【答案】CD

　　【解析】選項C，會計檔案不得借出，但經批準可以查閱或復制(注意誰批準);選項D，應由會計部門編制保管清冊。

　　(六)會計檔案的銷毀

　　會計檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照規定程序予以銷毀。

　　1.編制會計檔案銷毀清冊

　　由單位檔案機構會同會計機構對保管期滿的會計檔案提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。

　　單位負責人對所要銷毀的會計檔案進行復核后在會計檔案銷毀清冊上簽署銷毀意見。

　　2.專人負責監銷

　　(1)一般企業、事業單位和組織，應當由單位檔案機構和會計機構雙方共同派員監銷;

　　(2)國家機關還應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷;(檔案+會計+財政+審計)

　　(3)財政部門還應當由同級審計部門派員參加監銷。(檔案+會計+審計)

　　【注意】銷毀前監銷人員應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容對所要銷毀的會計檔案進行清點核對;銷毀后，監銷人應當在會計檔案銷毀清冊上簽章，并將監銷情況向本單位負責人報告。

　　3.不得銷毀的會計檔案

　　(1)對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，而應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完畢時為止。

　　單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊上列明。

　　(2)正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。建設單位應待項目辦理竣工結算后移交給項目接受單位進行銷毀。

　　【例題1·判斷題】國家機關銷毀會計檔案時應當由上級財政部門和審計部門派人監銷。( )

　　【答案】×

　　【解析】國家機關銷毀會計檔案時，應由同級財政、審計部門派員參加監銷。

　　【例題2·多選題】下列關于會計檔案的表述中，符合《會計檔案管理辦法》規定的有( )。

　　A.單位會計檔案經本單位會計機構負責人批準后可以對外提供查詢

　　B.單位會計檔案銷毀后單位負責人應在會計檔案銷毀清冊上簽署意見

　　C.保管期滿但未結清債權債務的原始憑證，不得銷毀

　　D.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀

　　【答案】CD

　　【解析】選項A：單位會計檔案經本單位負責人批準后可以對外提供查詢;選項B：單位會計檔案銷毀前，單位負責人應在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

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