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企業會計信息化
(一)企業會計信息化建設
1.企業應當充分重視會計信息化工作,加強組織領導和人才培養,不斷推進會計信息化在本企業的應用。企業應當指定專門機構或者崗位負責會計信息化工作,未設置會計機構和配備會計人員的企業,由其委托的代理記賬機構開展會計信息化工作。
2.企業開展會計信息化工作,應當根據發展目標和實際需要,合理確定建設內容,避免投資浪費。
3.企業開展會計信息化工作,應當注重信息系統與經營環境的契合。通過信息化推動管理模式、組織架構、業務流程的優化與革新,建立健全適應信息化工作環境的制度體系。
4.大型企業、企業集團開展會計信息化工作,應當注重整體規劃,統一技術標準、編碼規則和系統參數,實現各系統的有機整合,消除信息孤島。
5.企業配備的會計軟件應當符合會計軟件和服務規范的要求。
6.企業配備會計軟件,應當根據自身技術力量以及業務需求,考慮軟件功能、安全性、穩定性、響應速度、可擴展性等要求,合理選擇購買、定制開發、購買與開發相結合等會計軟件配備方式。定制開發包括企業自行開發、委托外部單位開發、企業與外部單位聯合開發。
7.企業通過委托外部單位開發、購買等方式配備會計軟件,應當在有關合同中約定操作培訓、軟件升級、故障解決等服務事項,以及軟件供應商對企業信息安全的責任。8.企業應當促進會計信息系統與業務信息系統的一體化,通過業務的處理直接驅動會計記賬,減少人工操作,提高業務數據與會計數據的一致性,實現企業內部信息資源共享。
9.企業應當根據實際情況,開展本企業信息系統與銀行、供應商、客戶等外部單位信息系統的互聯,實現外部交易信息的集中自動處理。
10.企業進行會計信息系統前端系統的建設和改造,應當安排負責會計信息化工作的專門機構或者崗位參與,充分考慮會計信息系統的數據需求。
會計信息化專門機構或者崗位對前端系統建設的參與,重點要把握兩個方面:一是前端系統采集或者生成的信息內容是否滿足會計工作需要;二是前端系統采用的技術標準、數據字典是否與會計信息系統兼容。
11.企業應當遵循企業內部控制規范體系要求,加強對會計信息系統規劃、設計、開發、運行、維護全過程的控制,將控制過程和控制規則融入會計信息系統,實現對違反控制規則情況的自動防范和監控,提高內部控制水平。
12.對于信息系統自動生成、且具有明晰審核規則的會計憑證,可以將審核規則嵌入會計軟件,由計算機自動審核。未經自動審核的會計憑證,應當先經人工審核再進行后續處理。
對于自動生成的憑證,原始數據產生的過程往往就已伴隨著審核和控制,只要數據傳遞和轉換中沒有新的風險,則可以視同已自動審核。
13.處于會計核算信息化階段的企業,應當結合自身情況,逐步實現資金管理、資產管理、預算控制、成本管理等財務管理信息化。處于財務管理信息化階段的企業,應當結合自身情況,逐步實現財務分析、全面預算管理、風險控制、績效考核等決策支持信息化。
14.外商投資企業使用的境外投資者指定的會計軟件或者跨國企業集團統一部署的會計軟件,應當符合會計軟件和服務規范的要求。例如,境外投資者指定的會計軟件或者跨國企業集團統一部署的會計軟件,必須在根據《工作規范》要求進行漢化等修改完善后,才能交付使用。(二)企業會計信息化會計資料管理
1.分公司、子公司數量多、分布廣的大型企業、企業集團應當探索利用信息技術促進會計工作的集中,逐步建立財務共享服務中心。實行會計工作集中的企業以及企業分支機構,應當為外部會計監督機構及時查詢和調閱異地儲存的會計資料提供必要條件。
2.企業會計信息系統數據服務器的部署應當符合國家有關規定。數據服務器部署在境外的,應當在境內保存會計資料備份,備份頻率不得低于每月一次。境內備份的會計資料應當能夠在境外服務器不能正常工作時,獨立滿足企業開展會計工作的需要以及外部會計監督的需要。
3.企業會計資料中對經濟業務事項的描述應當使用中文,可以同時使用外國或者少數民族文字對照。經濟業務事項的描述是一個廣義的概念,不僅包括分錄中的描述,還包括會計政策、會計科目、賬表中的說明性文字等,但并不是說描述中完全不能出現其他語言文字。
4.企業應當建立電子會計資料備份管理制度,確保會計資料的安全、完整和會計信息系統的持續、穩定運行。
5.企業不得在非涉密信息系統中存儲、處理和傳輸涉及國家秘密,關系國家經濟信息安全的電子會計資料;未經有關主管部門批準,不得將其攜帶、寄運或者傳輸至境外。
6.企業內部生成的會計憑證、賬簿和輔助性會計資料,同時滿足下列條件的,可以不輸出紙面資料:
(1)所記載的事項屬于本企業重復發生的日常業務;
(2)由企業信息系統自動生成;
(3)可及時在企業信息系統中以人類可讀形式查詢和輸出;
(4)企業信息系統具有防止相關數據被篡改的有效機制;
(5)企業對相關數據建立了電子備份制度,能有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;
(6)企業對電子和紙面會計資料建立了完善的索引體系。
7.企業獲得的需要外部單位或者個人證明的原始憑證和其他會計資料,同時滿足下列條件的,可以不輸出紙面資料:
(1)會計資料附有外部單位或者個人的、符合《中華人民共和國電子簽名法》的可靠的電子簽名;
(2)電子簽名經符合《中華人民共和國電子簽名法》的第三方認證;
(3)所記載的事項屬于本企業重復發生的日常業務;
(4)可及時在企業信息系統中以人類可讀形式查詢和輸出;
(5)企業對相關數據建立了電子備份制度,能有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;
(6)企業對電子和紙面會計資料建立了完善的索引體系。
以上兩條規定有兩層含義:一是會計資料可以無紙化管理;二是只有在保證會計事項可追述、可證明的條件下,才能對會計資料進行無紙化管理。
需要指出的是,一項會計業務同時涉及到多種會計資料,則應當分別判斷各種會計資料是否滿足該項條件。
8.企業會計資料的歸檔管理,遵循國家有關會計檔案管理的規定。
9.實施企業會計準則通用分類標準的企業,應當按照有關要求向財政部報送XBRL財務報告。(三)會計信息化的監督管理
財政部主管全國企業會計信息化工作,縣級以上地方人民政府財政部門管理本地區企業會計信息化工作,指導和監督本地區企業開展會計信息化工作。
企業使用會計軟件不符合《企業會計信息化工作規范》(以下簡稱《規范》)要求的,由財政部門責令限期改正。限期不改的,財政部門應當予以公示,并將有關情況通報同級相關部門或其派出機構。
1.財政部采取組織同行評議,向用戶企業征求意見等方式對軟件供應商提供的會計軟件遵循《規范》的情況進行檢查。省、自治區、直轄市人民政府財政部門發現會計軟件不符合《規范》的,應當將有關情況報財政部。
2.軟件供應商提供的會計軟件不符合《規范》的,財政部可以約談該供應商主要負責人,責令限期改正。限期內未改正的,由財政部予以公示,并將有關情況通報相關部門。
3.省、自治區、直轄市人民政府財政部門發現會計軟件不符合本規范要求的,應當將有關情況報財政部;省級以下財政部門發現問題的,應當通過省級財政部門反映。
4.任何單位和個人發現會計軟件不符合本規范要求的,有權向所在地省、自治區、直轄市人民政府財政部門反映,財政部門應當根據反映開展調查,并按規定處理,將有關情況報財政部。
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