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　　構建數據清單、記錄單的使用

　　(一)數據清單的構建

　　1.數據清單的概念

　　Excel中，數據庫是通過數據清單或列表來實現的。數據清單是一種包含一行列標題和多行數據且每行同列數據的類型和格式完全相同的Excel工作表。

　　數據清單中的列對應數據庫中的字段，列標志對應數據庫中的字段名稱，每一行對應數據庫中的一條記錄。

　　2.構建數據清單的要求

　　為了使Excel自動將數據清單當作數據庫，構建數據清單的要求主要有：

　　①列標志應位于數據清單的第一行，用以查找和組織數據、創建報告。

　　②同一列中各行數據項的類型和格式應當完全相同。

　　③避免在數據清單中間放置空白的行或列，但需將數據清單和其他數據隔開時，應在它們之間留出至少一個空白的行或列。

　　④盡量在一張工作表上建立一個數據清單。

　　構建數據清單的要求

　　(二)記錄單的使用

　　1.記錄單的概念

　　記錄單又稱數據記錄單，是快速添加、查找、修改或刪除數據清單中相關記錄的對話框。

　　2.通過記錄單處理數據清單的記錄

　　①通過記錄單處理記錄的優點

　　通過記錄單處理記錄的優點主要有：界面直觀，操作簡單，減少數據處理時行列位置的來回切換，避免輸入錯誤，特別適用于大型數據清單中記錄的核對、添加、查找、修改或刪除。

　　②“記錄單”對話框的打開

　　Excel2003輸入數據清單的列標志后，選中數據清單的任意一個單元格，點擊“數據”菜單中的“記錄單”命令。

　　Excel2013的數據功能區中盡管沒有“記錄單”命令，但可通過單擊以自定義方式添入“快速訪問工具欄”或“功能區”中的“記錄單”按鈕來打開。

　　Excel2013記錄單的添加與打開操作圖解

　　【提示】

　　1.“記錄單”對話框打開后，只能通過“記錄單”對話框來輸入、查詢、核對、修改或者刪除數據清單中的相關數據，但無法直接在工作表的數據清單中進行相應的操作。

　　2.在Excel2003中，記錄單、篩選、排序、分類匯總都在“數據”菜單中打開。

　　③在“記錄單”對話框中輸入新記錄

　　單擊“新建”，光標自動移至第一個空白文本框，輸入相關數據按“Tab”鍵或單擊第二個空白文本框，繼續輸入其他數據。

　　在數據錄入過程中，如果發現某個文本框中的數據錄入有誤，可將光標移入該文本框或按“Shift+Tab”鍵移至上個文本框，直接進行修改。

　　如果發現多個文本框中的數據錄入有誤，不便逐一修改，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認前的所有輸入，光標將自動移入第一個空白文本框，等待數據錄入。

　　④利用“記錄單”對話框查找特定單元格

　　單擊“記錄單”中的“條件”按鈕，文本框內容清空，輸入查詢條件，按回車鍵或點擊“上一條”或“下一條”查詢。

　　符合條件的記錄將分別出現在對話框相應列后的文本框中，“記錄狀態”顯示區相應顯示記錄的次序數以及數據清單中記錄的總條數。

　　這種方法尤其適合于具有多個查詢條件的查詢中，只要在對話框多個列名后的文本框內同時輸入相應的查詢條件即可。

　　利用記錄單查找單元格操作圖解

　　⑤利用“記錄單”對話框核對或修改特定記錄

　　查找到待核對或修改的記錄后，在對話框相應列后文本框中逐一核對或修改。在確認修改前，“還原”按鈕處于激活狀態，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認前的所有修改。

　　⑥利用“記錄單”對話框刪除特定記錄

　　查找到待刪除的記錄后，點擊“刪除”按鈕，本條記錄即被刪除，記錄刪除后無法通過單擊“還原”按鈕來撤銷。

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