稱呼：

     稱呼是書信的開頭部分，是寫信人對收信人的稱謂。無論是私人信件、還是公務信件，一般都以“Dear”作為開頭引出收信人的姓名和頭銜。稱呼的后面一般都要求加逗號。

     在私人信件中，如果寫信人與收信人關系比較親密，則稱呼可以比較隨意，一般都是“Dear”后面直接加人名，如“Dear Anna, Dear Tom”等；或者“Dear”后面加長輩的稱呼，如“Dear Papa, Dear Aunt”；如果關系不是非常親密，則要稱呼對方的姓，寫做“Dear Mr. Smith, Dear Mrs. Smith, Dear Miss Smith, Dear Ms Smith”。注意，在不知道女士的婚嫁狀況的時候，宜用“Ms.”。

     在公務信件中，一般的稱呼格式是在收信人頭銜后加姓，或者加收信人全名。要特別注意收信人的頭銜。具體稱呼方式及縮寫如下：

     男士：Mr.

     女士：Mrs., Ms., Miss

     教授/博士：Prof./Dr.

     市長、法官、議員或其他高官：Hon. (Honorable，即“尊敬的”)

     編輯：Editor

     不知對方姓名：Dear Sir/Sirs, Dear Madam/Madams, Dear Sir or Madam, To Whom It May Concern

正文：

     正文一般包括三個部分。第一部分是開頭，需要開門見山地說明寫信的原因和目的。如果是寫給不認識的人，還要加上一個簡單的自我介紹。如果是回信，還要說明何時收到對方關于什么內容的信。

第二部分是信的核心和主要內容，把開頭提出的問題進行充分的說明和解釋。

第三部分是信的結尾，通常以禮貌的祝福或者愿望來結束。如：

I am looking forward to your reply.

Please pass my best wishes to all your family.

結束語：

     結束語是寫信人對于收信人的謙稱和致敬。

     在私人信件中，一般可以用“Best wishes, Best regards, Best, Regards, Warmest Regards, Yours, Yours ever, Yours sincerely, Cordially”。如果是用于關系非常親密的朋友或者親人，則還可以用“Yours affectionately, Affectionately, Love, Lovingly, Cheers, Your devoted friend, Your loving son (daughter, nephew, niece, grandson, granddaughter, father, mother, husband, wife, etc.)”。

     在公務信件中，一般可以用“Yours sincerely, yours faithfully, Yours truly, Yours respectfully, Yours gratefully, Yours cordially”等。

     特別是在給一些團體和不知名的個人的正式信件中，除了以上結束語外還可以采用以下形式：Truly yours, Sincerely yours, Faithfully yours, etc.

     英文信件結束語形式非常多，對于考生來說如果能夠掌握各種情況下的不同結束語自然最好，但是對于應試來說，考生掌握一個“Yours sincerely”就可以以不變應萬變，因為這個結束語普遍適用于私人和公務信件。

簽名：

關于簽名的注意點就是，考試中不允許考生留下自己的名字，只能用“Li Ming”這個名字。

（2）備忘錄

     備忘錄是用于各部門之間傳遞信息、提醒和督促對方做某事的一種文書。備忘錄一般用于各種機構組織中，在大學生中用的比較少。備忘錄有約定俗成的結構和格式，一般由五個部分組成：

     To: 收文人

     From: 發文人

     Date: 日期

     Subject: 事由，內容只需要用名詞或動名詞等少數幾個詞，甚至一個詞做簡略陳述。

     Message: 正文，直入主題，列出最重要的信息或結論。

     備忘錄的內容有如新聞寫作，需要包括以下幾個要素：誰，什么，何時，何地，為什么。備忘錄有可能是通知，也可能是呼吁人們參加某個活動或采取某個行動，因此，語氣一般比較正式、禮貌且簡明扼要，表達清楚準確，以使廣大的讀者能夠迅速正確地理解。需要注意的是，備忘錄的收文人只要寫全名即可，無需稱呼語，結尾處也不需要結束語和簽名。