內部控制手段類指引

　　控制手段類應用指引偏重于“工具”性質，往往涉及企業整體業務或管理。控制手段類應用指引包括《企業內部控制應用指引》第15號至第18號，內容依次為全面預算、合同管理、內部信息傳遞和信息系統等四個指引。應重點關注全面預算和信息系統。

　　(一)全面預算

　　全面預算作為一種全方位、全過程、全員參與編制與實施的預算管理模式，通過將企業的資金流與實物流、信息流相整合優化了企業的資源配置，提高了資金的使用效率。然而，企業要想使全面預算管理達到預期的效果，必須要特別關注和防范預算管理中的風險。

　　1.實行全面預算管理需關注的主要風險

　　(1)不編制預算或預算不健全，可能導致企業經營缺乏約束或盲目發展。

　　(2)預算目標不合理、編制不科學，可能導致企業資源浪費或發展目標難以實現。

　　(3)預算缺乏剛性、執行不力、考核不嚴，可能導致預算管理流于形式。

　　2.內部控制要求與措施

　　企業應當設立預算管理委員會履行全面預算管理職責，其成員由企業負責人及內部相關部門負責人組成。

　　預算管理委員會主要負責擬定預算目標和預算政策，制定預算管理的具體措施和辦法，組織編制、平衡預算草案，下達經批準的預算，協調解決預算編制和執行中的問題，考核預算執行情況，督促完成預算目標。

　　預算管理委員會下設預算管理工作機構，由其履行日常管理職責。預算管理工作機構一般設在財會部門。

　　總會計師或分管會計工作的負責人應當協助企業負責人負責企業全面預算管理工作的組織領導。

　　(1)預算編制

　　①企業應當建立和完善預算編制工作制度，明確編制依據、編制程序、編制方法等內容，確保預算編制依據合理、程序適當、方法科學，避免預算指標過高或過低。企業應當在預算年度開始前完成全面預算草案的編制工作。

　　②企業應當根據發展戰略和年度生產經營計劃，綜合考慮預算期內經濟政策、市場環境等因素，按照上下結合、分級編制、逐級匯總的程序，編制年度全面預算。

　　③企業預算管理委員會應當對預算管理工作機構在綜合平衡基礎上提交的預算方案進行研究論證，從企業發展全局角度提出建議，形成全面預算草案，并提交董事會。

　　④企業董事會審核全面預算草案，應當重點關注預算科學性和可行性，確保全面預算與企業發展戰略、年度生產經營計劃相協調。企業全面預算應當按照相關法律法規及企業章程的規定報經審議批準。批準后，應當以文件形式下達執行。

　　(2)預算執行

　　①企業應當加強對預算執行的管理，明確預算指標分解方式、預算執行審批權限和要求、預算執行情況報告等，落實預算執行責任制，確保預算剛性，嚴格預算執行。

　　②企業全面預算一經批準下達，各預算執行單位應當認真組織實施，將預算指標層層分解，從橫向和縱向落實到內部各部門、各環節和各崗位，形成全方位的預算執行責任體系。

　　③企業預算管理工作機構應當加強與各預算執行單位的溝通，運用財務信息和其他相關資料監控預算執行情況，采用恰當方式及時向決策機構和各預算執行單位報告、反饋預算執行進度、執行差異及其對預算目標的影響，促進企業全面預算目標的實現。

　　④企業預算管理工作機構和各預算執行單位應當建立預算執行情況分析制度，定期召開預算執行分析會議，通報預算執行情況，研究、解決預算執行中存在的問題，提出改進措施。

　　⑤企業批準下達的預算應當保持穩定，不得隨意調整。由于市場環境、國家政策或不可抗力等客觀因素，導致預算執行發生重大差異確需調整預算的，應當履行嚴格的審批程序。

　　(3)預算考核

　　①企業應當建立嚴格的預算執行考核制度，對各預算執行單位和個人進行考核，切實做到有獎有懲、獎懲分明。

　　②企業預算管理委員會應當定期組織預算執行情況考核。必要時，實行預算執行情況內部審計制度。

　　③企業預算執行情況考核工作，應當堅持公開、公平、公正的原則，考核過程及結果應有完整的記錄。

　　(二)合同管理

　　1.合同管理需關注的主要風險

　　(1)如果企業未訂立合同、未經授權對外訂立合同、合同對方主體資格未達要求、合同內容存在重大疏漏和欺詐，會導致企業合法權益受到侵害。

　　(2)如果合同未全面履行或監控不當，有可能導致企業訴訟失敗，經濟利益受損。

　　(3)如果合同糾紛處理不當，則會損害企業利益、信譽和形象。

　　2.內部控制要求與措施

　　(1)企業對外發生經濟行為，除即時結清方式外，應當訂立書面合同。對于影響重大、涉及較高專業技術或法律關系復雜的合同，應當組織法律、技術、財會等專業人員參與談判，必要時可聘請外部專業人員參與相關工作;談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，應當予以紀錄并妥善保存。

　　(2)企業應當按照規定的權限和程序與對方當事人簽署合同。正式對外訂立的合同，應當由企業法定代表人或其授權代理人簽名或加蓋有關印章。屬于上級管理權限的合同，下級單位不得簽署。

　　(3)企業應當加強合同信息安全保密工作，未經批準，不得以任何形式泄漏合同訂立與履行過程中涉及的商業機密或國家機密。

　　(4)企業應當建立合同履行情況評估制度，至少于每年年末對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行分析評估，對分析評估中發現的不足或問題應及時加以改進。

　　教材需要注意的地方：

　　1.企業對外發生經濟行為，除即時結清方式外，應當訂立書面合同。合同訂立前，應當充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關內容，確保對方當事人具備履約能力。

　　2.合同文本一般由業務承辦部門起草、法律部門審核。重大合同或法律關系復雜的特殊合同應當由法律部門參與起草。

　　3.正式對外訂立的合同， 應當由企業法定代表人或由其授權的代理人簽名或加蓋有關印章。授權簽署合同的，應當簽署授權委托書。

　　(三)內部信息傳遞

　　內部信息傳遞是指企業內部各管理層級之間通過內部報告形式傳遞生產經營管理信息的過程。

　　1.內部信息傳遞需關注的主要風險

　　(1)內部報告系統缺失、功能不健全、內容不完整，可能影響生產經營有序運行。

　　(2)內部信息傳遞不通暢、不及時，可能導致決策失誤、相關政策措施難以落實。

　　(3)內部信息傳遞中泄露商業秘密，可能削弱企業核心競爭力。

　　2.內部控制要求與措施

　　(1)內部報告的形成。

　　①企業應當根據發展戰略、風險控制和業績考核要求，科學規范不同級次內部報告的指標體系，采用經營快報等多種形式，全面反映與企業生產經營管理相關的各種內外部信息。內部報告指標體系的設計應當與全面預算管理相結合，并隨著環境和業務的變化不斷進行修訂和完善。設計內部報告指標體系時，應當關注企業成本費用預算的執行情況。內部報告應當簡潔明了、通俗易懂、傳遞及時，便于企業各管理層級和全體員工掌握相關信息，正確履行職責。

　　②企業應當制定嚴密的內部報告流程，充分利用信息技術，強化內部報告信息集成和共享，將內部報告納入企業統一信息平臺，構建科學的內部報告網絡體系。企業內部各管理層級均應當指定專人負責內部報告工作，重要信息應及時上報。并可以直接報告高級管理人員。企業應當建立內部報告審核制度，確保內部報告信息質量。

　　③企業應當關注市場環境、政策變化等外部信息對企業生產經營管理的影響，廣泛收集、分析、整理外部信息，并通過內部報告傳遞到企業內部相關管理層級。以便采取應對策略。

　　④企業應當拓寬內部報告渠道，通過落實獎勵措施等多種有效方式，廣泛收集合理化建議。企業應當重視和加強反舞弊機制建設，通過設立員工信箱、投訴熱線等方式，鼓勵員工及企業利益相關方舉報和投訴企業內部的違法違規、舞弊和其他有損企業形象的行為。

　　(2)內部報告的使用

　　①企業各級管理人員應當充分利用內部報告管理和指導企業的生產經營活動，及時反映全面預算執行情況，協調企業內部相關部門和各單位的運營進度，嚴格績效考核和責任追究，確保企業實現發展目標。

　　②企業應當有效利用內部報告進行風險評估，準確識別和系統分析企業生產經營活動中的內外部風險，確定風險應對策略，實現對風險的有效控制。企業對于內部報告反映出的問題應當及時解決;涉及突出問題和重大風險的，應當啟動應急預案。

　　③企業應當制定嚴格的內部報告保密制度，明確保密內容、保密措施、密級程度和傳遞范圍，防止泄露商業秘密。

　　④企業應當建立內部報告的評估制度，定期對內部報告的形成和使用進行全面評估， 重點關注內部報告的及時性、安全性和有效性。

　　(四)信息系統

　　1.利用信息系統實施內部控制需關注的主要風險

　　(1)信息系統缺乏或規劃不合理，可能造成信息孤島或重復建設，導致企業經營管理效率低下。

　　(2)系統開發不符合內部控制要求，授權管理不當，可能導致無法利用信息技術實施有效控制。

　　(3)系統運行維護和安全措施不到位，可能導致信息泄露或毀損，系統無法正常運行。

　　2.內部控制要求與措施

　　企業應當指定專門機構對信息系統建設實施歸口管理，明確相關單位的職責權限，建立有效工作機制。企業可委托專業機構從事信息系統的開發、運行和維護工作。企業負責人對信息系統建設工作負責。

　　(1)信息系統的開發

　　①企業應當根據信息系統建設整體規劃提出項目建設方案，按照規定的權限和程序審批后實施。企業開發信息系統，可以采取自行開發、外購調試、業務外包等方式。選定外購調試或業務外包方式的，應當采用公開招標等形式擇優確定供應商或開發單位。

　　②企業在系統開發過程中，應當按照不同業務的控制要求，通過信息系統中的權限管理功能控制用戶的操作權限，避免將不相容職責的處理權限授予同一用戶。

　　③企業信息系統歸口管理部門應當加強信息系統開發全過程的跟蹤管理，組織開發單位與內部各單位的日常溝通和協調。

　　④企業應當組織獨立于開發單位的專業機構對開發完成的信息系統進行驗收測試，確保在功能、性能、控制要求和安全性等方面符合開發需求。

　　⑤企業應當切實做好信息系統上線的各項準備工作，培訓業務操作和系統管理人員，制訂科學的上線計劃和新舊系統轉換方案、考慮應急預案，確保新舊系統順利切換和平穩銜接。

　　(2)信息系統的運行與維護

　　①企業應當建立信息系統變更管理流程，信息系統變更應當嚴格遵照管理流程進行操作。信息系統操作人員不得擅自進行系統軟件的刪除、修改等操作;不得擅自升級、改變系統軟件版本;不得擅自改變軟件系統環境配置。

　　②企業應當根據業務性質、重要性程度、涉密情況等確定信息系統的安全等級，建立不同等級信息的授權使用制度。

　　企業應當建立信息系統安全保密和泄密責任追究制度。

　　委托專業機構進行系統運行與維護管理的，應當審查該機構的資質，并與其簽訂服務合同和保密協議。

　　企業應當采取安裝安全軟件等措施防范信息系統受到病毒等惡意軟件的感染和破壞。

　　③企業應當建立用戶管理制度，加強對重要業務系統的訪問權限管理，定期審閱系統賬號，避免授權不當或存在非授權賬號，禁止不相容職務用戶賬號的交叉操作。

　　④企業應當綜合利用防火墻、路由器等網絡設備，漏洞掃描、入侵檢測等軟件技術以及遠程訪問安全策略等手段，加強網絡安全，防范來自網絡的攻擊和非法侵入。企業對于通過網絡傳輸的涉密或關鍵數據，應當采取加密措施，確保信息傳遞的保密性、準確性和完整性。

　　⑤企業應當建立系統數據定期備份制度，明確備份范圍、頻度、方法、責任人、存放地點、有效性檢查等內容。

　　⑥企業應當加強服務器等關鍵信息設備的管理，建立良好的物理環境，指定專人負責檢查，及時處理異常情況。未經授權，任何人不得接觸關鍵信息設備。

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