了解采購與付款循環的主要業務流程

　　1.請購商品(勞務)環節的控制活動

　　(1)倉庫填寫請購單，通常經倉庫經理簽字審批。

　　(2)生產部門填寫請購單，通常經生產經理簽字審批。

　　(3)對于日常采購的請購，應當根據請購單進行一般授權審批，每張請購單必須經過對這類支出預算負責的主管人員簽字批準。

　　(4)對于資本支出和租賃的請購，應當指定人員請購，需要進行特別授權審批。

　　【提示】填寫請購單環節的控制程序及其與相關認定的對應關系：

　　(1)不同部門的請購單與其對應的預算相關聯。

　　(2)請購單與采購部門的訂購單從業務流程的角度分析具有對應關系。

　　(3)請購單與存貨、固定資產的存在認定、管理(銷售)費用的“發生”認定相關。

　　2.編制訂購單環節的控制活動

　　(1)采購部門負責編制訂購單和發出訂購單。

　　(2)采購部門只對經過批準的請購單編制訂購單。

　　(3)采購部門對經過批準的請購單發出訂購單，詢價后確定最佳供應商，但詢價與確定供應商的職責應當分離;對于大額、重要的采購項目，應采取競價方式來確定供應商。

　　(4)采購部門收到請購單后，對金額在人民幣××元以下的請購單由采購經理負責審批;金額在人民幣××元至人民幣××元的請購單由總經理負責審批;金額超過人民幣××元的請購單需經董事會審批。

　　(5)采購信息管理員根據經恰當審批的請購單編制連續編號采購訂單。

　　在采用自動化信息系統的被審計單位，通過將請購單信息輸入系統，系統將自動生成采購訂單(此時系統顯示為“待處理”狀態)。每周，采購信息管理員核對本周內生成的采購訂單，將請購單和采購訂單存檔管理，對任何不連續編號的情況進行檢查。

　　3.驗收商品環節的控制活動

　　(1)驗收管理員需要比較所收商品與訂購單上的要求是否相符、盤點商品并檢查商品有無損壞。

　　(2)驗收管理員對已收貨的每張訂購單編制一式多聯、預先按順序編號的驗收單。

　　(3)驗收管理員將商品送交倉庫或其他請購部門時，應取得經過簽字的收據，或要求其在驗收單的副聯上簽收。

　　(4)驗收管理員將驗收單其中的一聯送交應付憑單部門。

　　4.儲存商品環節的控制活動

　　(1)儲存崗位與驗收崗位應當職責分離。

　　(2)限制無關人員接近儲存的商品存貨。

　　5.編制付款憑單環節的控制活動

　　(1)確定供應商發票的內容與相關的驗收單、訂購單的一致性。

　　(2)確定供應商發票計算的正確性。

　　(3)編制有預先順序編號的付款憑單，并附上支持性憑證(如訂購單、驗收單和供應商發票等)。

　　(4)獨立檢查付款憑單計算的正確性。

　　(5)在付款憑單上填入應借記的資產或費用賬戶名稱。

　　(6)由被授權人員在憑單上簽字，以示批準照此憑單要求付款。

　　6.確認與記錄負債環節的控制活動

　　(1)應付賬款確認與記錄相關部門一般有責任核查購置的財產，并在應付憑單登記簿或應付賬款明細賬中加以記錄;在收到供應商發票時，應付賬款部門應將發票上所記載的品名、規格、價格、數量、條件及運費與訂貨單上的有關資料核對，如有可能，還應與驗收單上的資料進行比較。

　　(2)記錄現金支出的人員不得經手現金、有價證券和其他資產。

　　(3)在手工系統下，應將已批準的未付款憑單送達會計部門，據以編制有關記賬憑證和登記有關賬簿。會計主管應監督為采購交易而編制的記賬憑證中賬戶分類的適當性;通過定期核對編制記賬憑證的日期與憑單副聯的日期，監督入賬的及時性。獨立檢查會計人員應核對所記錄的憑單總數與應付憑單部門送來的每日憑單匯總表是否一致，并定期獨立檢查應付賬款總賬余額與應付憑單部門未付款憑單檔案中的總金額是否一致。

　　7.付款環節的控制活動

　　(1)獨立檢查已簽發支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性。

　　(2)應由被授權的財務部門的人員負責簽署支票。

　　(3)被授權簽署支票的人員應確定每張支票都附有一張已經適當批準的未付款憑單，并確定支票收款人姓名和金額與憑單內容的一致。

　　(4)支票一經簽署就應在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以免重復付款。

　　(5)支票簽署人不應簽發無記名甚至空白的支票。

　　(6)支票應預先順序編號，以保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當性。

　　(7)應確保只有被授權的人員才能接近未經使用的空白支票。

　　8.記錄現金、銀行存款支出環節的控制活動

　　(1)會計主管應獨立檢查記入銀行存款日記賬和應付賬款明細賬的金額的一致性，以及與支票匯總記錄的一致性。

　　(2)通過定期比較銀行存款日記賬記錄的日期與支票副本的日期，獨立檢查入賬的及時性。

　　(3)獨立編制銀行存款余額調節表(不能由出納員編制該表，否則屬于內部控制設計缺陷)。

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