(一)通報的適用范圍及特點

　　通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

　　通報有兩個特點：

　　1.內容的真實性。真實是通報的生命。通報的任何情況、事實都必須是真實的，不能有差錯，更不能編造假情況。因此，寫通報，對正反兩方面的事實都要認真核實，做到準確無誤，沒有水分。例如對先進事跡的通報表揚，要實事求是地反映，不要拔高，更不能借貶低群眾，來提高先進人物。

　　2.目的的曉諭性。表彰先進的通報，對被表彰單位是一種鼓舞、激勵;對其他單位是一種教育，引導其找差距，學先進;對后進單位是一種鞭策，激勵他們學習先進，迎頭趕上。批評性通報的目的則是讓人們知道錯誤，認識錯誤，吸取教訓，改正錯誤，引以為戒。交流情況的通報，是讓人們了解通報的事項。

　　(二)通報的主要類型及行文方向

　　根據通報的作用和應用范圍，可將通報分為三類：

　　1.表彰通報。用于在一定范圍內表揚好人好事。

　　2.批評通報。用于在一定范圍內批評錯誤，糾正不良傾向。

　　批評通報和表彰通報，都是下行文，制發單位沒有級別限制。

　　3.情況通報。多用于向有關方面知照應該掌握和了解的信息、動態，以供工作參考。

　　情況通報多作下行文，也兼作平行文。

　　(三)通報的作用

　　通報對下級和有關方面的指導作用重于指揮作用，主要是起到倡導、警戒、啟發、教育和溝通情況的作用。具體作用是：

　　1.嘉獎和告誡的作用。在一定范圍內對具體的人和事表揚或批評，借以達到鼓勵先進、弘揚正氣或批評錯誤、打擊歪風邪氣的目的。表彰通報和批評通報對當事人的獎勵或懲罰，具有行政約束力。

　　2.交流作用。傳達重要情況和知照事項的通報，能及時交流信息，上情下達，并能促進上下級之間、有關部門之間的相互了解。

　　(四)通報的結構與寫法

　　1.標題。通報的標題通常由發文機關、事由和文種三個要素構成，有時可省略發文機關和事由，只寫“通報”二字。但比較重要的通報則不能省略。

　　通報的簽署和時間也可以在標題下方，這樣則不再落款;通報也可以有抬頭、落款，時間則寫在發文機關下面。

　　2.正文。

　　(1)表彰通報正文的一般寫法。

　　1)敘述先進事跡，包括時間、地點、人物、事跡、怎么做、結果;

　　2)對上述事件進行分析、評議，指出其典型意義，或概括其主要經驗。語言要簡明概括;

　　3)提出表彰或發出號召。

　　如果是轉發式的表彰通報，正文部分先對下級機關所發的這個材料進行評價，加上批語，即對被表彰者進行評議等，再發出號召或提出要求。

　　(2)批評通報正文的一般寫法。

　　1)通報原由，即將事故或錯誤事實的經過情況、時間、地點、事故、后果等交待清楚;

　　2)對事故進行分析評議，重點分析事故發生的原因，指出事故的性質及其危害，并提出處分決定;

　　3)寫明防止此類事故的措施，要對癥下藥，提出告誡，或重申某一方面的紀律。

　　(3)情況通報的一般寫法。

　　情況通報的正文，關鍵在于對情況的掌握要確實、全面、充分。它的正文包括：

　　1)敘述情況;

　　2)分析情況，闡明意義;

　　3)提出指導性意見。

　　(五)通報與通知的區別

　　從通報與通知的特點和作用，可以看出它們的主要區別有：

　　1.內容范圍不同。通知可以發布行政法規和規章，批轉和轉發公文，傳達需辦理和周知的事項等;通報則是表揚先進，批評錯誤，傳達、交流重要的情況、信息。兩者雖然都有告知的作用，但通知告知的主要是工作的情況，以及共同遵守執行的事項;通報則是告知正反面典型，或有關重要的精神或情況。

　　2.目的要求不同。通知的目的是告知事項，布置工作，部署行動，內容具體，要求受文機關了解要辦什么事，該怎樣辦理，不能怎樣辦理，有嚴格的約束力，要求遵照執行;通報的目的主要是或交流、了解情況，或通過正反面的典型去教育人們，宣傳先進的思想和事跡，提高人們的認識。

　　3.表現方法不同。通知的表現方法主要是敘述，告知人們做什么，怎樣做，敘述具體，語言平實;通報的表現方法則常兼用敘述、說明、分析和議論，有較強的感情色彩。

　　(六)通報的寫作要求

　　1.注意時效性。發通報要抓住時機，及時將先進典型和經驗向社會宣傳推廣，對反面典型予以揭露，引起警戒，或對某些重大事項和重要情況，及時予以通報，以起到交流情況、信息，指導工作的作用。錯過時機的通報，就失去了它的時效性，沒有行文的意義了。

　　2.注意指導性。不能事無巨細都發通報，要選擇對工作有普遍指導意義的事項來發通報。通報要有普遍的指導意義，就應選擇典型。先進的典型要能反映事物的本質特征，能揭示時代的本質，體現時代的精神。反面的典型，應有一定的代表性，能體現鑒戒的作用。所以，只有選準、選好典型，通報才能起到激勵教育、推動工作和批評警戒的作用。

　　3.注意真實性。通報中所涉及的事例，必須是客觀存在的，經過反復調查、認為是真實可靠的，絕不允許捏和虛構。同時，事例的反映要準確，不能夸大或縮小，要實事求是。通報在結尾提出的希望和號召，也必須切合實際，有一定的針對性，使讀者能夠接受或受到啟示。

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