考點5 建立表結構
    
　　建立表結構有3種方法，一是在“數據表”視圖中直接在字段名處輸入字段名；二是使用“設計”視圖；三是通過“表間導”創建表結構。
　　1使用“數據表”視圖
    （1）如果還沒有切換到“數據庫”窗口，可以按[Fl1]鍵從其他窗口切換到數據庫窗口。
    （2）請單擊“對象”下的“表”  ，然后單擊“數據庫”窗口工具欄上的“新建”按鈕。
    （3）雙擊“數據表視圖”選項，將顯示一個空數據表。
    （4）重新命名要使用的每一列：請雙擊列名，鍵入列的名稱，命名方式必須符合Access的對象命名規則，然后再按Enter鍵。
    （5）隨時可以插入新的列：單擊要在其右邊插入新列的列，然后單擊“插入”菜單中的“列”命令。按步驟4中的說明重新命名列的名稱。
    （6）在數據表中輸入數據。
　　將每種數據輸入到相應的列中（在Access中，每一列稱作一個字段）。例如，如果正在輸入姓名，將名輸入在名的字段中，而將姓輸入在另一個不同的字段中。如果輸入的是日期、時間或數字，請輸入一致的格式，這樣Access能為字段創建適當的數據類型及顯示格式。在保存數據表時，將刪除任何空字段。
    （7）在已經將數據輸入到所有要使用的列后，單擊工具欄上的“保存”按鈕來保存數據表。
    （8）在保存表時，Access將詢問是否要創建一個主鍵。如果還沒有輸入能唯一標識表中每一行的數據，如零件編號或ID編號，它將建議選擇“是”。如果已經輸入能唯一標識每一行的數據，可以指定此字段為主鍵。
　　注意：除了重新命名及插入列外，在保存新建數據表之前或之后，也可以隨時刪除列或重新排序列的順序。
　　2使用“設計”視圖
    （1）雙擊“設計器創建表”，打開表“設計”視圖。
    （2）在“字段名稱”中輸入需要的字段名，在“字段類型”中選擇適當的數據類型。
    （3）定義完全部字段后，設置一個字段為主鍵。
    （4）單擊工具欄上的“保存”按鈕，這時出現“另存為”對話框。
    （5）在“另存為”對話框中的“表名稱”中輸入表的名稱。
    （6）單擊“確定”按鈕。
    3使用“表向導”
    （1）如果還沒有切換到“數據庫”窗口，可以按[Fll]鍵從其他窗口切換到數據庫窗口。
    （2）請單擊“對象”下的“表”  ，然后單擊“數據庫”窗口工具欄上的“新建”按鈕。
    （3）雙擊“表向導”選項。
    （4）按照“表向導”對話框中的提示進行操作。
    如果要修改或擴展結果表，在使用完表向導后，可以在“設計”視圖中進行修改或擴展操作。
考點6 向表中輸入數據
    
　　在建立了表結構之后，就可以向表中輸入數據了。向表中輸入數據就好像在一張空白表格內填寫內容一樣簡單。在Access中，可以利用“數據表”視圖直接輸入數據，也可以利用已有的表。
考點7 字段屬性的設置
    
　　表中每個字段都有一系列的屬性描述。字段的屬性表示字段所具有的特性，不同的字段類型有不同的屬性，當選擇某一字段時，“設計”視圖下部的“字段屬性”區就會依次顯示出該字段的相應屬性。
　　1字段大小
　　通過“字段大小”屬性，可以控制字段使用的空間大小。該屬性只適用于數據類型為“文本”或“數字”的字段。對于一個“文本”類型的字段，其字段大小的取值范圍是0~255，默認為50，可以在該屬性框中輸入取值范圍內的整數；對于一個“數字”型的字段，可以單擊“字段大小”屬性框，然后單擊右側的向下箭頭按鈕，并從下拉列表中選擇一種類型。
　　2格式
　　“格式”屬性用來決定數據的打印方式和屏幕顯示方式。不同數據類型的字段，其格式選擇有所不同。
　　3默認值
　　“默認值”是一個十分有用的屬性。在一個數據庫中，往往會有一些字段的數據內容相同或含有相同的部分。例如：性別字段只有“男”和“女”兩種，這種情況就可以設置一個默認值。
　　4有效性規則
　　“有效性規則”是Access中另一個非常有用的屬性，利用該屬性可以防止非法數據輸入到表中。有效性規則的形式及設置目的隨字段的數據類型不同而不同。對“文本”類型字段，可以設置輸入的字符個數不能超過某一個值；對“數字”類型字段，可以讓Access只接受一定范圍內的數據；對“日期／時間”類型的字段，可以將數值限制在一定的月份或年份以內。
　　5輸入掩碼
　　在輸入數據時，如果希望輸入的格式標準保持一致，或希望檢查輸入時的錯誤，可以使用Access提供的“輸入掩碼向導”來設置一個輸入掩碼對于大多數數據類型，都可以定義一個輸入掩碼。
　　定義輸入掩碼屬性所使用的字符見表2-2。

考點8 建立表之間的關系
    
　　1表間關系的概念
　　在Access中，每個表都是數據庫中一個獨立的部分，它們本身具有很多的功能，但是每個表又不是完全孤立的部分，表與表之間可能存在著相互的聯系。
　　表之間有3種關系，分別為：一對多關系、多對多關系和一對一關系。
    （1）一對多關系是最普通的一種關系。在這種關系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，但是B表中的一行只能匹配A表中的一行。
    （2）在多對多關系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，反之亦然。要創建這種關系，需要定義第三個表，稱為結合表，它的主鍵由A表和B表的外部鍵組成。
    （3）在一對一關系中，入表中的一行最多只能匹配于B表中的一行，反之亦然。如果相關列都是主鍵或都具有唯一約束，則可以創建一對一關系。
　　2參照完整性
　　參照完整性是一個規則系統，能確保相關表行之間關系的有效性，并且確保不會在無意之中刪除或更改相關數據。
　　當實施參照完整性時，必須遵守以下規則：

    （1）如果在相關表的主鍵中沒有某個值，則不能在相關表的外部鍵列中輸入該值。但是，可以在外部鍵列中輸入一個Null值。
    （2）如果某行在相關表中存在相匹配的行，則不能從一個主鍵表中刪除該行。
    （3）如果主鍵表的行具有相關性，則不能更改主鍵表中的某個鍵的值。
　　當符合下列所有條件時，才可以設置參照完整性：
    （1）主表中的匹配列是一個主鍵或者具有唯一約束。
    （2）相關列具有相同的數據類型和大小。
    （3）兩個表屬于相同的數據庫。
　　3建立表間的關系
　　當想讓兩個表共享數據時，可以創建兩個表之間的關系。可以在一個表中存儲數據，但讓兩個表都能使用這些數據；也可以創建關系，在相關表之間實施參照完整性。
　　在創建關系之前，必須先在至少一個表中定義一個主鍵或唯一約束。然后使主鍵列與另一個表中的匹配列相關。創建了關系之后，那些匹配列變為相關表的外部鍵。
　　創建表之間的關系步驟如下：
    （1）在數據庫圖表中，對于想要與另一個表中的相應列相關的數據庫列或列組合，單擊行選擇器 。
    （2）把鼠標指針放在行選擇器上，將指針拖動到相關表上。若要使選定的列與相關表的主鍵相關，可將指針拖動到相關表的標題欄上。
    （3）釋放鼠標按鍵這時會顯示“創建關系”對話框，并且會嘗試讓選定的列與相關表中具有相同名稱和數據類型的列相關。
    （4）在“創建關系”對話框中，確保想要關聯的列顯示在“主鍵表”和“外部鍵表”列表中。
    （5）選擇“確定”以創建關系。
　　關系的主鍵一方表示為鑰匙符號 。在一對一關系中，初始化關系的表確定了主鍵一方。
　　對于一對一關系，關系的外部鍵一方表示為鑰匙符號 ；對于一對多關系，關系的外部鍵一方表示為無限符號∞。