2．4   操作表
考點13  查找數據
    
　　在Access中，查找或替換所需數據的方法有很多，不論是查找特定的數值、一條記錄，還是一組記錄，可以通過滾動數據表或窗體，也可以在記錄編號框中鍵入記錄編號來查找記錄。
　　使用“查找”對話框，可以尋找特定記錄或查找字段中的某些值。在Access找到要查找的項目時，可以在找到的各條記錄間瀏覽。
　　在“查找和替換”對話框中，可以使用通配符，見表2-4。 
            
　　注意：
    （1）通配符是專門用在文本數據類型中的，雖然有時候也可以成功地使用在其他數據類型中。
    （2）在使用通配符搜索星號（＊）、問號（？）、數字號碼（＃）、左方括號（（）或減號（一）時，必須將搜索的項目放在方括號內。例如：搜索問號，請在“查找”對話框中輸入[？]符號。如果同時搜索減號和其他單詞時，請在方括號內將減號放置在所有字符之前或之后（但是，如果有驚嘆號（！），請在方括號內將減號放置在驚嘆號之后）。如果在搜索驚嘆號（！）或右方括號（））時，不需要將其放在方括號內。
    （3）必須將左、右方括號放在下一層方括號中（[ [ ] ]），才能同時搜索一對左、右方括號（［］），否則Access會將這種組合作為一個空字符串處理。
考點14  替換數據
    
　　可以將出現的全部指定內容一起查找出來，或一次查找一個。如果要查找Null值和空字符串，必須使用“查找”對話框來查找這些內容，并親自一一地替換它們。
    （1）在“窗體”視圖或“數據表”視圖中，選擇要搜索的字段，除非要搜索所有字段（搜索單一字段比搜索整個數據表或窗體快）。
    （2）在“編輯”菜單中單擊“替換”命令。
    （3）請在“查找內容”框中輸入要查找的內容，然后在“替換為”框中輸入要替換成的內容。
　　如果不完全知道要查找的內容，可以在“查找內容”框中使用通配符來指定要查找的內容。
    （4）在“替換”對話框中，設置想用的任何其他的選項。若要得到更多的選項，可單擊“其他”。
    （5）如果要一次替換出現的全部指定內容，請單擊“全部替換”按鈕。
　　如果要一次替換一個，請單擊“查找下一個”按鈕，然后再單擊“替換”按鈕；如果要跳過下一個并繼續查找出現的內容，請單擊“查找下一個”按鈕。
考點15 排序記錄
    
　　排序記錄時，不同的字段類型，排序規則有所不同，具體規則如下：
    （1）英文按字母順序排序，大小寫視為相同，升序時按A到z排列，降序時按z到A排列。
    （2）中文按拼音的順序排序，升序時按A到z排列，降序時按z到A排列。
    （3）數字按數字的大小排序，升序時從小到大排列，降序按從大到小排列。
    （4）使用升序排序日期和時間，是指由較前的時間到較后的時間；使用降序排序時，則是指由較后的時間到較前的時間。
　　排序時，要注意的事項如下：
    （1）在“文本”字段中保存的數字將作為字符串而不是數值來排序。因此，如果要以數值的順序來排序，必須在較短的數字前面加上零，使得全部文本字符串具有相同的長度。例如：要以升一序來排序以下的文本字符串“1”、“2”、“11”和“22”，其結果將是“1”、“11”、“2”、“22”。必須在儀有一位數的字符串前面加上零，才能正確地排序：“01”、“02”、“11”、“22”。對于不包含Null值的字段，另一個解決方案是使用V al函數來排序字符串的數值。例如：如果“年齡”列是包含數值的“文本”字段，在“字段”單元格指定V al（[年齡]），并且在“排序”單元格指定排序次序后，才會以正確的順序來放置記錄。如果只在“文本”字段之中保存數字或日期，可以考慮將表的數據類型更改為數字、貨幣或日期／時間。這樣在對此字段排序時，數字或日期將會以數值或日期的順序來排序，而不需要加入前面的零。
    （2）在以升序來排序字段時，任何含有空字段（包含Null值）的記錄將列在列表中的第一條。如果字段中同時包含Null值和空字符串，包含Null值的字段將在第一條顯示，緊接著是空字符串。
考點16  篩選記錄

　　Access中，可以使用4種方法篩選記錄：“按選定內容篩選”、“按窗體篩選”、“輸入篩選目標”以及“高級篩選／排序”。表、查詢或窗體篩選方法的比較見表2-5。