5.2 創建報表

　　Access中提供了3種創建報表的方式：使用“自動報表”功能、使用向導功能和使用“設計”視圖手工創建。實際應用過程中，一般可以首先使用“自動報表”或向導功能快速創建出報表結構，然后再在“設計”視圖環境中對其外觀、功能加以“修繕”，這樣可提高報表設計的效率。

　　5.2.1 使用“自動報表”創建報表

　　“自動報表”功能是一種快速創建報表的方法。設計時先選擇表或查詢作為報表的記錄源，然后選擇報表類型：縱欄式或表格式，最后會自動生成報表輸出記錄源所有字段的全部記錄。

　　例5.1 在教學管理.mdb中使用“自動報表”創建學生信息報表。操作步驟如下：

　　(1)在“數據庫“窗體選擇“對象”欄中的“報表”，再單擊“數據庫”窗體工具欄中的“新建”按鈕，顯示如圖5.8所示的對話框。

  

　　(2)在對話框中可按照需要進行選擇。選擇“自動創建報表：縱欄式”，則創建縱欄式報表;選擇“自動創建報表：表格式”，則創建表格式報表。

　　(3)在下方的選項框中選擇報表的記錄源。單擊“確定”按鈕即可自動生成一個報表。

　　(4)選擇“文件”菜單的“保存”命令，輸入報表名稱。

　　這種方法創建的報表較簡單，只有主體區，沒有報表頁眉、頁腳和頁面頁眉、頁腳節區。

　　5.2.2 使用“報表向導”創建報表

　　使用“報表向導”創建報表，會提示用戶輸入相關的記錄源、字段和報表版面格式等信息，根據向導提示可以完成大部分報表設計基本操作，因此加快了創建報表的過程。

　　例5.2 以“教學管理.mdb”數據庫文件中已存在的“學生選課成績表”查詢對象為基礎，利用向導創建學生選課成績報表。具體操作如下：

　　(1)單擊數據庫窗體中的“報表”標簽，雙擊“使用向導創建報表”選項。

　　(2)與窗體一樣，報表頁需要選擇一個數據源，數據源可以是表對象或者查詢對象。在圖5.9中選擇“學生選課成績表”查詢作為數據源。操作方法與窗體設計相似。

　　(3)在“可用字段”列表框中列出了數據源的所有字段，如圖5.10所示。當選擇完需要輸入出的字段后，單擊“下一步”按鈕，會出現圖5.11。

 

　　(4)下面要確定分組的級別。選擇學生的“編號”，會出現圖5.12。

 

　　(5)當定義好分組之后，用戶可以指定主體記錄的排序次序，選擇按“成績”“降序”排序，如圖5.13所示;單擊“匯總選項”，可以指定計算匯總值的方式。圖5.14給出來的匯總選項是求成績的平均值。

 

　　(6)進人“下一步”后是選擇報表的布局和標題的文字樣式，如圖5.15和圖5.16所示。

 

　　(7)在確定布局后，單擊“下一步’會出現如圖5.17所示的“指定報表標題”窗體。給出報表標題名稱，單擊“完成”按鈕可以看到如圖5. 18所示的報表。