工作流管理系統是“一種在工作流形式化表示的驅動下，通過軟件的執行而完成工作流定義、管理及執行的系統”，其主要目標是對業務過程中各活動發生的先后次序及同活動相關的相應人力或信息資源的調用，進行管理而實現業務過程的自動化。

　　在企業的日常工作中，絕大多數屬于流程類工作，比如業務的分級審批工作、各類申請表單、公文簽審、業務處理等。通過現代的技術手段將企業內諸多繁瑣復雜的業務流程自動化，并對其進行有效地管理便是工作流需要解決的問題。

　　傳統的系統設計方式將業務流程以編碼的方式固化在應用系統中，在業務流程和組織結構發生改變的情況下，需要將系統進行重大修改，甚至重新設計。實際上，業務流程的改變是導致許多應用系統失敗的最主要的原因。

　　工作流管理系統的出現使得上述情況發生了改變。應用系統的開發人員通過可視化的方式分析和設計業務流程，并將各個應用模塊聯接在一起。在組織結構和業務流程發生變化的時候，能夠在很少修改甚至不修改原來應用的情況下，僅僅通過適當調整或重新定義工作流程就能適應變化了的情況。

　　采用工作流管理系統有以下優點：

　　提高系統的柔性，適應業務流程的變化，建設各類信息系統的重要工作之一就是發現用戶的工作流程，進行分析建模，并把它體現到信息系統的設計中。

　　企業都在隨著時間不斷地改革工作流程，使企業各部門能夠更好地發揮服務職能、提高工作效率。

　　提高企業工作效率，企業許多流程在自動化過程中會省去一些不必要的步驟

　　較好的流程控制，通過標準的工作方法和跟蹤審計，提高了業務流程的管理

　　跨越流程的軟件控制，使流程可以按照業務的靈活設計。

　　業務流程的改進，對流程的關注，使它們趨向于流暢和簡單。

　　企業建立以工作流為基礎的協同軟件的必要性