第四節　會計檔案的查閱和復制

　　一、會計檔案的查閱和復制

　　各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　二、會計檔案的交接(了解)

　　(1)單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的——應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。

　　(2)單位分立

　　①單位分立后原單位存續的——應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制;

　　②單位分立后原單位解散的——協商后的其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制。

　　單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存，并按規定辦理交接手續。

　　(3)單位因為業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案——應當由原單位保管，承接業務單位可查閱、復制。

　　對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接的單位保存，并按照規定辦理交接手續。

　　(4)單位合并

　　①單位合并后原單位解散或一方存續其他方解散的——原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管;

　　②單位合并后原各單位仍存續的——仍應由原單位保管。

　　建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規定辦理交接手續。

　　(5)單位之間交接會計檔案的——交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

　　(6)個人交接時——交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案交清冊上簽名或者蓋章。

　　(7)我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境。

　　第五節　會計檔案的銷毀

　　會計檔案保管期滿需要銷毀時，可以按照以下程序銷毀：

　　(1)由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。

　　(2)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　(3)銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。

　　(4)監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

　　注意：對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證，以及涉及到其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

　　【例題6·多選題】保管期滿，不得銷毀的會計檔案有()。

　　A.未結清的債權債務原始憑證

　　B.正在建設期間的建設單位的有關會計檔案

　　C.超過保管期限但尚未報廢的固定資產購買憑證

　　D.銀行存款余額調節表

　　[答案]ABC

　　[解析]對于保管期滿但尚未結清的債權債務以及涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出，另行立卷，有檔案部門保管到未了事項完結為止，選項A、C屬于這種情況。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。

　　【例題7·多選題】按照《會計檔案管理辦法》的規定，下列說法中正確的有()。

　　A.會計檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類

　　B.單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管

　　C.企業銀行存款余額調節表、銀行對賬單和固定資產卡片于固定資產報廢清理后保管5年

　　D.我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境

　　[答案]BCD

　　[解析]各種會計檔案的保管期限根據其特點分為永久和定期兩種。會計檔案的定期保管期限分為：3年、5年、10年、15年、25年5種。

　　【例題8·判斷題】銷毀會計檔案時，應由單位檔案機構和會計機構共同派員監銷。()

　　[答案]√