考點6文檔的編輯(★★★)

　　一、頁面設置

　　1.利用菜單命令行進頁面設置

　　設置頁面，應選擇“文件”菜單中的“頁面設置…”命令，顯示出頁面設置對話框，對話框中有五個標簽，能進行字符數/行數、頁邊距、紙張大小、紙張來源版面的設置。

　　2.分頁設置

　　在Word中，系統能自動為文檔進行分頁，每當輸入超過一頁后，系統會自動產生新的頁面。要特別注意Word對圖像和表格的分頁時的處理。一幅圖像處于頁面的底端而又放不下，它會將圖像放到下一頁而在本頁底部留下空白。表格內容在本頁放不下時，Word將把這張表自動分為兩張表來輸出。

　　用戶也可以根據需要人為地強行分頁。先將光標定位到需要分頁的地方，執行“插入”菜單中的“分隔符…”命令，屏幕上會顯示對話框，此時選項按鈕“分頁符”被選中，單擊“確定”按鈕，則定位光標后的內容被顯示在下一頁中。

　　3.插入頁碼

　　要在文檔中顯示出頁碼，只要執行“插入”菜單中的“頁碼…”命令，就會出現插入“頁碼”對話框。在這個對話框中，可以選擇頁碼的位置。系統提供的頁碼位置有五種，它們的頁面頂端(頁眉)、頁面底端(頁腳)、頁面上垂直居中、縱向內側和縱向外側。在選定了位置后，你還可以選擇頁碼的對齊方式，系統提供了五種形式，即左、右、居中、內側、外側。

　　二、設置字符的格式

　　1.用工具欄進行設置

　　步驟l：選取要設置格式的文本;

　　步驟2：單擊格式欄中的字體框，選擇所要的字體;

　　步驟3：單擊格式欄中的字號框，選擇所需的字號，也可用鍵盤輸入數字設定

　　字號;

　　步驟4：選擇字形，粗體、斜體、下劃線;

　　步驟5：根據要求設置字符的邊框、底紋;

　　步驟6：根據要求設置“字符縮放”;

　　步驟7：根據要求設置“字體顏色”。

　　2.用字體對話框設置

　　步驟l：選取要設置格式的文本;

　　步驟2：單擊“格式”菜單中的“字體”命令，彈出字體對話框;

　　步驟3：在“字體”列表中選中要設置的字體，在“字形”列表中選擇字形;

　　步驟4：在“字號”列表中選擇字號;

　　步驟5：在“字體顏色”下拉列表中選擇要設置的顏色，完成設置。

　　三、設置段落格式

　　段落格式的設置包括以下7個方面：

　　1.縮進，是指增加或減少整個段落所有的行距頁面左/右邊界的距離。

　　2.間距，是指一個段落距離上一個段落(段前)或一個段落距離后面段落(段后)的距離。

　　3.行距，是指兩個行之間的距離，對于“單倍行距”、“1.5倍行距”、“2倍行距”不需要在“設置值”框中輸入數值，對于“最小值”和“固定值”則需要在“設置值”框中輸入具體的數值;“多倍行距”在“設置值”框中輸人的是“單倍行距”的倍數。

　　4.特殊格式，主要有“首行縮進”和“懸掛縮進”，其中“首行縮進”是指該段落的第一行縮進，其他行不縮進;“懸掛縮進”是指該段落的第一行不縮進，其余行全部縮進。設置方法，首先選擇格式，然后在“度量值”下面的框中輸入具體的數值。

　　5.對齊方式，主要有左對齊、右對齊、居中、兩端對齊、分散對齊;

　　6.邊框和底紋，設置方法為選定段落，選擇“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令，進行設置;

　　7.格式的復制，選中編排好的段后的段落標記，單擊或雙擊常用工具欄中的“格式刷”按鈕，然后再選中其他段落，這些被選中的段落格式也變成了指定的同樣格式。

　　四、節的格式編排

　　1.插入分節符

　　要進行分節，應先將插入點移至新節預期開始的位置，執行“插入”菜單中的“分隔符…”命令，出現的對話框中，選擇輸入分節符的類型。

　　(1)下一頁。表示新的一節從下一頁開始，分節符位置在下一頁的開頭。

　　(2)連續。表示新節與前面一節共存于當前頁中，即先用新節中的內容接新節中的格式填滿前一頁，然后再開始新頁。

　　(3)奇數頁。新節的內容出現在下一個奇數中，如果當前頁是奇數頁，則下面的

　　偶數頁為空頁。

　　(4)偶數頁。新節的內容出現在下一個偶數頁中，如果當前頁是偶數頁，則下面的奇數頁為空頁。

　　2.節的格式編排

　　在設置了分節符后，光標定位到指定節中任意位置，就可以對這一節進行格式編排，例如，通過頁面設置來定義本節文本的文本邊界、頁邊距，紙張大小和頁的走向;通過插入頁碼來調整本節中頁碼的格式、位置與順序;定義本節多欄排版的格式等。

　　3.取消分節符

　　將插入點移到擬刪除的分節符上或者用鼠標拖放選中分節符，再按“Delete”鍵即可。

　　五、分欄排版

　　1.利用“分欄”工具按鈕進行分欄

　　建立多欄版式時，先選定這部分文檔，將插入點置于這一節中文檔的任意位置，用鼠標左鍵單擊常用工具欄中的“分欄”按鈕，出現選擇分欄數工具框。

　　2.利用“分欄”命令進行分欄

　　利用工具欄按鈕可以快速地實現分欄功能，但是欄寬均相等，欄間距不能自己改變，而且在欄之間沒有分隔線。具體方法是：先選定進行多欄排版的部分文檔，或

　　將插入點置于這一節中文檔的任意位置，選擇“格式”菜單中的“分欄…”命令，出現 “分欄”對話框，進行分欄。

　　3.分欄排版的手動調整

　　利用水平標尺上的欄標記，用鼠標拖動的方式加以調整。當光標置于多欄版式中，水平標尺上就會出現欄標記，拖動欄標記即可改變欄寬或間距，其中等寬與不等寬欄的標記是不一樣的，它們拖動的效果也不一樣。

　　六、頁眉頁腳

　　選擇“視圖”菜單中的“頁眉和頁腳”命令，將出現如下對話框。“頁眉/頁腳”工具欄中的工具依次有：

　　(1)手稿自動圖文集——插入一些特寫的文本;

　　(2)頁碼——在頁眉和頁腳中插入頁碼域;

　　(3)插入頁數——指定頁碼數據;

　　(4)頁碼格式——選擇頁碼的格式;

　　(5)插入日期——在頁眉和頁腳處插入日期;

　　(6)插入時間——在頁眉或頁腳處插入時間;

　　(7)頁面設置——修改文檔或獨立節中的頁邊距、紙張大小、紙張來源和版面;

　　(8)鏈接頁眉/頁腳——控制當前頁眉或頁腳是否與前一部分有聯系;

　　(9)切換頁眉和頁腳——在頁眉與頁腳區域部移動光標;

　　(10)前一個頁眉/頁腳——將光標移到前一個頁眉/頁腳;

　　(11)下一個頁眉/頁腳——將光標移到下一個頁眉/頁腳。

　　七、腳注和尾注

　　當需要設置腳注時，先將插入點移到腳注引用擬出現的位置，選擇“插入”菜單中的“腳注與尾注…”命令，出現“腳注和尾注”對話框。在對話框中選定“腳注”選項按鈕，選擇編號標記，單擊對話框中的“選項…”按鈕，在選項對話框中可指定起始編號與編號方式、格式及位置。設置完畢單擊對話框中的“確定”按鈕，全在文檔窗口的下方打開一個腳注窗口，用于輸入腳注文字，輸人完畢后關閉腳注窗口，返回文檔窗口。

　　八、首字下沉設置

　　要設置首字下沉的效果，應將插入點定位到需要設置首字下沉效果的段落任意處，如果該段落首行前有空格或者首行縮進格式，應先刪除段落中首行前的空格或取消首行縮進格式，再選擇“格式”菜單中的“首字下沉…”命令，如下圖所示：在對話框中，選中“下沉”方式，并選擇首字的字體及下沉的行數，單擊“確定”按鈕。

　　九、文本框與圖文框的設置

　　1.文本框

　　插入文本框的一種方法是：單擊“插入”菜單中的“文本框”命令，選擇文本排列的方向為“橫排”或“豎排”，這時鼠標變成十字形，將十字形光標移到文檔中要插入文本框位置的左上角，按住并拖動鼠標到文本框的右下角松開鼠標，此時出現了一個空白文本框。

　　2.圖文框

　　插入圖文框，先單擊“插入”菜單中的“圖文框”命令，選擇文本排列的方向中“橫排”或“豎排”，這時鼠標變成十字形，將十字形光標移到文檔中要插入圖文框位置的左上角，按住并拖動鼠標到文本框的右下角松開鼠標，此時出現了一個空白圖文框可以在文本框中輸入文字并對文字效果進行設置，也可以往里面插入圖片。

　　十、制作公式

　　建立公式的步驟如下：首先將插入點移到需要插入公式的位置，然后單擊“插入”菜單中的“對象...”命令，在“對象”對話框中選擇“新建”標簽，并在列表框中選擇“Microsoft公式3.0”公式編輯器，單擊“確定”按鈕。這時系統將調用“公式編輯器”應用程序，并在屏幕上顯示公式編輯器的工具欄，如下圖所示。

　　【典型例題】要使文檔中每段的首行自動縮進2個漢字，在選定段落后，可以使用標尺上的(　)。(單項選擇題)

　　A.左縮進標記

　　B.右縮進標記

　　C.首行縮進標記

　　D.懸掛縮進標記

　　【答案】 C

　　【解析】 要使文檔中每段的首行自動縮進2個漢字，在選定段落后，可以使用標尺上的首行縮進標記。