四、原始憑證的填制要求

　　(一)填制原始憑證的基本要求

　　1.記錄要真實。

　　2.內容要完整。

　　(1)凡填有大寫和小寫金額的原始憑證，大寫與小寫金額必須相符。

　　(2)購買實物的原始憑證，必須有驗收證明。

　　(3)支付款項的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明，不能僅以支付款項的有關憑證如銀行匯款憑證等代替。其目的是為了防止舞弊行為的發生。

　　(4)一式幾聯的原始憑證，應當注明各聯次的用途，只能以一聯作為報銷憑證。一式幾聯的發票和收據，必須用雙面復寫紙(發票和收據本身具備復寫紙功能的除外)套寫，并連續編號。

　　(5)原始憑證作廢時應當加蓋“作廢”戳記，將所有聯次一起保存，不得撕毀。

　　(6)發生銷貨退回的，除填制退貨發票外，還必須有退貨驗收證明;退款時，必須取得對方的收款收據或者匯款銀行的憑證，不得以退貨發票代替收據。在實際工作中，有些單位發生銷售退回，收到的退貨沒有驗收證明，造成退貨流失。

　　(7)職工公出借款憑據，必須附在記賬憑證之后。

　　(8)上級有關部門批準的經濟業務，應當將批準文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的，應當在憑證上注明文件的批準機關名稱、日期和文號，以便確認經濟業務的審批情況和查閱。

　　3.手續要完備。

　　單位自制的原始憑證必須有經辦單位領導人或者其他指定人員的簽名蓋章;

　　對外開出的原始憑證必須加蓋本單位公章;

　　從外部取得的原始憑證，必須加蓋有填制單位的公章;

　　從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名蓋章。

　　這里所說的“公章”，是指具有法律效力和特定用途，能夠證明單位身份和性質的印鑒，包括業務公章、財務專用章、發票專用章、結算專用章等。

　　總之，取得的原始憑證必須符合手續完備的要求，以明確經濟責任，確保憑證的合法性、真實性。

　　4.書寫要清楚、規范。不得使用未經國務院公布的簡化字。

　　大小寫金額必須相符且填寫規范。(注：大小寫金額不一致，并非按大寫金額入賬，而是此憑證無效。)

　　原始憑證的填制，除需要復寫的外，必須用鋼筆或碳素筆書寫。

　　小寫：

　　金額前要填寫人民幣符號“￥”，人民幣符號“￥”與阿拉伯數字之間不得留有空白。

　　在金額數字一律填寫到角、分，無角、分的，寫“00”或符號“-”;有角無分的，分位用“0”，不得用符號“-”。

　　大寫：

　　大寫金額前未印有“人民幣”字樣的，應加寫“人民幣”三個字，“人民幣”字樣和大寫金額之間不得留有空白。

　　大寫金額到元或角為止的，后面要寫“整”或“正”字。如小寫金額￥1006.00，大寫金額應寫成“壹仟零陸元整”。

　　5.編號要連續。如果原始憑證已預先印定編號，在寫壞作廢時，應加蓋“作廢”戳記，妥善保管，不得撕毀。

　　6.不得涂改、刮擦、挖補。原始憑證有錯誤的，應當由出具單位重開或更正，更正處應當加蓋出具單位印章。原始憑證金額有誤的，應當由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。(判斷、選擇)

　　7.填制要及時。各種原始憑證一定要及時填寫，并按規定程序及時送交會計機構、會計人員進行審核。

　　(二)自制原始憑證的填制要求

　　1.一次憑證的填制

　　一次憑證的填制手續是在經濟業務發生或完成時，由經辦人員填制，一般只反映一項經濟業務，或者同時反映若干項同類性質的原始憑證。只能使用一次。

　　2.累計憑證的填制

　　要點1：累計憑證是多次有效的原始憑證。

　　要點2：工業企業用的限額領料單就是一種典型的累計憑證。

　　要點3：特點是在一張憑證內可以連續登記相同性質的業務，隨時結出累計數及結余數，并按照費用限額進行費用控制，期末按實際發生額記賬。

　　“限額領料單”是多次使用的累計領發料憑證。在有效期間內(一般為一個月)，只要領用數量不超過限額就可以連續使用。“限額領料單”不僅起到事先控制領料的作用，而且可以減少原始憑證的數量和簡化填制憑證的手續。

　　3.匯總憑證的填制

　　匯總原始憑證是指在會計的實際工作日，為了簡化記賬憑證的填制工作，將一定時期若干份記錄同類經濟業務的原始憑證匯總編制一張匯總憑證，用以集中反映某項經濟業務的完成情況。匯總憑證是有關責任者根據經濟管理的需要定期編制的。

　　匯總憑證只能將同類內容的經濟業務匯總在一起、填列在一張匯總憑證上，不能將兩類或兩類以上的經濟業務匯總在一起、填列在一張匯總原始憑證上。

　　(三)外來原始憑證的填制要求

　　外來原始憑證一般由稅務局等部門統一印制，或經稅務部門批準由經營單位印制，在填制時加蓋出具憑證單位公章方有效，對于一式多聯的原始憑證必須用復寫紙套寫。現以購貨發票為例說明外來原始憑證的填制方法。

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