四、原始憑證的填制要求

　　(一)填制原始憑證的基本要求

　　1.記錄要真實(shí)。

　　2.內(nèi)容要完整。

　　(1)凡填有大寫(xiě)和小寫(xiě)金額的原始憑證，大寫(xiě)與小寫(xiě)金額必須相符。

　　(2)購(gòu)買(mǎi)實(shí)物的原始憑證，必須有驗(yàn)收證明。

　　(3)支付款項(xiàng)的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明，不能僅以支付款項(xiàng)的有關(guān)憑證如銀行匯款憑證等代替。其目的是為了防止舞弊行為的發(fā)生。

　　(4)一式幾聯(lián)的原始憑證，應(yīng)當(dāng)注明各聯(lián)次的用途，只能以一聯(lián)作為報(bào)銷(xiāo)憑證。一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù)，必須用雙面復(fù)寫(xiě)紙(發(fā)票和收據(jù)本身具備復(fù)寫(xiě)紙功能的除外)套寫(xiě)，并連續(xù)編號(hào)。

　　(5)原始憑證作廢時(shí)應(yīng)當(dāng)加蓋“作廢”戳記，將所有聯(lián)次一起保存，不得撕毀。

　　(6)發(fā)生銷(xiāo)貨退回的，除填制退貨發(fā)票外，還必須有退貨驗(yàn)收證明;退款時(shí)，必須取得對(duì)方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證，不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。在實(shí)際工作中，有些單位發(fā)生銷(xiāo)售退回，收到的退貨沒(méi)有驗(yàn)收證明，造成退貨流失。

　　(7)職工公出借款憑據(jù)，必須附在記賬憑證之后。

　　(8)上級(jí)有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證附件。如果批準(zhǔn)文件需要單獨(dú)歸檔的，應(yīng)當(dāng)在憑證上注明文件的批準(zhǔn)機(jī)關(guān)名稱(chēng)、日期和文號(hào)，以便確認(rèn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審批情況和查閱。

　　3.手續(xù)要完備。

　　單位自制的原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者其他指定人員的簽名蓋章;

　　對(duì)外開(kāi)出的原始憑證必須加蓋本單位公章;

　　從外部取得的原始憑證，必須加蓋有填制單位的公章;

　　從個(gè)人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名蓋章。

　　這里所說(shuō)的“公章”，是指具有法律效力和特定用途，能夠證明單位身份和性質(zhì)的印鑒，包括業(yè)務(wù)公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章、結(jié)算專(zhuān)用章等。

　　總之，取得的原始憑證必須符合手續(xù)完備的要求，以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，確保憑證的合法性、真實(shí)性。

　　4.書(shū)寫(xiě)要清楚、規(guī)范。不得使用未經(jīng)國(guó)務(wù)院公布的簡(jiǎn)化字。

　　大小寫(xiě)金額必須相符且填寫(xiě)規(guī)范。(注：大小寫(xiě)金額不一致，并非按大寫(xiě)金額入賬，而是此憑證無(wú)效。)

　　原始憑證的填制，除需要復(fù)寫(xiě)的外，必須用鋼筆或碳素筆書(shū)寫(xiě)。

　　小寫(xiě)：

　　金額前要填寫(xiě)人民幣符號(hào)“￥”，人民幣符號(hào)“￥”與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不得留有空白。

　　在金額數(shù)字一律填寫(xiě)到角、分，無(wú)角、分的，寫(xiě)“00”或符號(hào)“-”;有角無(wú)分的，分位用“0”，不得用符號(hào)“-”。

　　大寫(xiě)：

　　大寫(xiě)金額前未印有“人民幣”字樣的，應(yīng)加寫(xiě)“人民幣”三個(gè)字，“人民幣”字樣和大寫(xiě)金額之間不得留有空白。

　　大寫(xiě)金額到元或角為止的，后面要寫(xiě)“整”或“正”字。如小寫(xiě)金額￥1006.00，大寫(xiě)金額應(yīng)寫(xiě)成“壹仟零陸元整”。

　　5.編號(hào)要連續(xù)。如果原始憑證已預(yù)先印定編號(hào)，在寫(xiě)壞作廢時(shí)，應(yīng)加蓋“作廢”戳記，妥善保管，不得撕毀。

　　6.不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。原始憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開(kāi)或更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。原始憑證金額有誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開(kāi)，不得在原始憑證上更正。(判斷、選擇)

　　7.填制要及時(shí)。各種原始憑證一定要及時(shí)填寫(xiě)，并按規(guī)定程序及時(shí)送交會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員進(jìn)行審核。

　　(二)自制原始憑證的填制要求

　　1.一次憑證的填制

　　一次憑證的填制手續(xù)是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，由經(jīng)辦人員填制，一般只反映一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，或者同時(shí)反映若干項(xiàng)同類(lèi)性質(zhì)的原始憑證。只能使用一次。

　　2.累計(jì)憑證的填制

　　要點(diǎn)1：累計(jì)憑證是多次有效的原始憑證。

　　要點(diǎn)2：工業(yè)企業(yè)用的限額領(lǐng)料單就是一種典型的累計(jì)憑證。

　　要點(diǎn)3：特點(diǎn)是在一張憑證內(nèi)可以連續(xù)登記相同性質(zhì)的業(yè)務(wù)，隨時(shí)結(jié)出累計(jì)數(shù)及結(jié)余數(shù)，并按照費(fèi)用限額進(jìn)行費(fèi)用控制，期末按實(shí)際發(fā)生額記賬。

　　“限額領(lǐng)料單”是多次使用的累計(jì)領(lǐng)發(fā)料憑證。在有效期間內(nèi)(一般為一個(gè)月)，只要領(lǐng)用數(shù)量不超過(guò)限額就可以連續(xù)使用。“限額領(lǐng)料單”不僅起到事先控制領(lǐng)料的作用，而且可以減少原始憑證的數(shù)量和簡(jiǎn)化填制憑證的手續(xù)。

　　3.匯總憑證的填制

　　匯總原始憑證是指在會(huì)計(jì)的實(shí)際工作日，為了簡(jiǎn)化記賬憑證的填制工作，將一定時(shí)期若干份記錄同類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證匯總編制一張匯總憑證，用以集中反映某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的完成情況。匯總憑證是有關(guān)責(zé)任者根據(jù)經(jīng)濟(jì)管理的需要定期編制的。

　　匯總憑證只能將同類(lèi)內(nèi)容的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)匯總在一起、填列在一張匯總憑證上，不能將兩類(lèi)或兩類(lèi)以上的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)匯總在一起、填列在一張匯總原始憑證上。

　　(三)外來(lái)原始憑證的填制要求

　　外來(lái)原始憑證一般由稅務(wù)局等部門(mén)統(tǒng)一印制，或經(jīng)稅務(wù)部門(mén)批準(zhǔn)由經(jīng)營(yíng)單位印制，在填制時(shí)加蓋出具憑證單位公章方有效，對(duì)于一式多聯(lián)的原始憑證必須用復(fù)寫(xiě)紙?zhí)讓?xiě)。現(xiàn)以購(gòu)貨發(fā)票為例說(shuō)明外來(lái)原始憑證的填制方法。

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