現在，我們討論建立了公司財務、業務、倉儲整體管理一體化后的理想模式下的業務流程，兼顧考慮公司對于辦事處的管理。首先建立系統，設計關鍵數據庫，然后分析具體業務處理流程。

　　一、銷售管理系統應該具備如下子系統和關鍵數據庫：

　　1、銷售業務處理子系統：主要運用于反應銷售業務運作。建立銷售業務數據庫，包含計劃表號、計劃表日期、商品名稱、數量、單價、客戶、辦事處、業務員、業務主管簽章、公司領導簽章、出庫日期、出庫單號碼、發運日期、發運方式、運輸單號、發票日期、發票編號、收到貨款日期、財務入帳日期、憑證號碼等字段。

　　2、倉庫管理系統：倉庫人員用來登記商品出入庫信息。關鍵數據庫是倉庫流水帳數據庫，字段名包括：計劃表號、商品名稱、數量、單價、金額、進出庫類型、進出庫時間、進出庫單據號碼、財務入帳時間、憑證號碼等。

　　3、應收帳款子系統：用來反應應收帳款的增加和減少。字段名稱有：計劃表號、商品名稱、數量、單價、金額、客戶、發票編號、應收帳款增加入帳日期、應收帳款增加入帳憑證號碼、應收帳款減少入帳日期、應收帳款減少入帳憑證號碼等。其基礎數據從銷售業務處理子系統中轉入，由財務人員具體控制。

　　4、現金管理子系統：主要是財務部門出納人員用來登記現金和銀行存款的流水帳。關鍵字段：現金收支日期、現金收支類型、收支方式、結算號碼、收到金額、支付金額、財務入帳日期、財務入帳憑證號碼等。

　　5、財務系統：用于滿足財務部門核算，生成一系列帳證表的要求。主要數據庫憑證庫字段有：會計年度、會計期間、憑證號碼、摘要、會計科目、借方金額、貸方金額、制單人、復核人、核準人等。

　　以上前四個系統明細反應了銷售業務涉及的票流、物流、款流，分別通過財務入帳日期、憑證號等關鍵字段與財務系統建立聯系。財務系統帳戶的設置可以相對簡化，對銷售業務做概況和總體的反應，不必也無需再下設數量金額明細帳、客戶明細帳、辦事處明細帳等。當然，以上每個子系統作為相對獨立的完整模塊，除增加減少系統數據外，還必需具備基本的查詢、修改、打印等功能，因其不是本文討論的重點，不再展開論述。

　　二、計算機管理方式下的業務流程

　　1、公司本部收到辦事處傳真的銷售合同后在系統內填制“藥品發運開票計劃表”，填寫銷售單位、藥品名稱、數量、單價、金額、辦事處、業務員等有關信息，作為業務系統的數據入口。

　　2、業務部門主管通過查詢得知產生的銷售業務后，以在類似于“銷售主管簽章”的字段填入表示批準的記錄后，傳入下一步公司領導審核。同樣地，公司領導在系統中做類似的處理，銷售業務成立，可以出庫發運。

　　3、倉庫部門對于經過公司領導和業務主管批準的銷售業務辦理出庫，并在“藥品發運開票計劃表”上填寫有關出庫單號，出庫日期等信息。經過這樣標注的記錄表示已經出庫，同時該記錄有關信息傳入倉庫流水帳數據庫。

　　4、儲運部門辦理了藥品發運的實際工作后，在計劃表上填寫有關發運的信息，如發運日期，運輸方式、運輸單號等。

　　5、當計劃表中的記錄包含了批準、出庫、發運的資料后，業務部門據以開具銷售發票，填寫開票日期、發票編號等資料。在關系信息傳遞到財務部門的同時，打印出發票，將該發票銷貨方記帳聯也交付財務部門的記帳人員，作為入帳的原始憑證。

　　6、財務部門作為現金(現金和銀行存款等)的流入流出部門，每收支一筆金額，由出納在現金管理子系統登記收支日期、收支金額、票據類型、票據號碼、收付單位等資料后，交給記帳人員，作為入帳的原始憑證。至此，財務部門的會計收到了用來編制銷售類業務憑證的原始票據。

　　這時，我們注意到，在發票和收款金額兩者之間存在的對應關系可以分成以下幾種：

　　(1)、當期發票對應當期金額，即錢貨兩清。會計分錄為：借：現金(或銀行存款)；貸：商品銷售收入。

　　(2)、當期發票尚未收到對應貨款。會計分錄為：借：應收帳款；貸：商品銷售收入。

　　(3)、當期發票對應已經作為預收款入帳的以前會計期間的收款。會計分錄為：借：預收帳款；貸：商品銷售收入。

　　(4)、當期貨款尚未開票，即預收款。分錄為：借：現金(或銀行存款)；貸：預收貨款。

　　(5)、當期貨款用來支付以前會計期間已經開票尚未收款的銷售業務，即作為應收帳款的沖銷。分錄為：借：現金；貸：應收帳款。

　　7、對于以上五種情況，會計人員處理如下：

　　(1)、對于錢貨兩清的業務，借方數據現金（或銀行存款）直接從現金管理子系統引入，貸方銷售收入數據從業務系統導入，即不需要一一登錄借貸方明細數據，系統按照業務類型自動生成記帳憑證。同時，在現金管理系統，修改對應的記錄，添加該筆數據的入帳日期、憑證號等信息；在業務系統，修改對應的業務數據，添加該筆業務的入帳日期、憑證號等數據。

　　（2）、對于收到發票而未收貨款的業務，財務人員將業務系統銷售收據轉入貸方：商品銷售收入，借方登記：應收帳款；同時，有關銷售資料被添加到應收帳款模塊中。此種處理對于現金管理系統不產生影響。

　　（3）、對于收到發票而前期已經收到貨款的情況。財務人員的借：預收帳款；貸：商品銷售收入的會計處理，對于現金管理和業務系統同時產生影響：在現金管理系統，填寫對應業務的“沖減預收記帳日期”和“沖減預收憑證號”信息；同時將該條記錄的入帳日期（即實際收到該筆金額的日期）記入業務系統相應業務的回款日期，并將財務憑證庫的記帳日期、憑證號碼資料登錄入收款入帳日期和收款入帳憑證號字段中。

　　（4）、只收到現金而未開出發票的處理正好相對。財務人員接收從現金管理系統傳入的收款資料，借記：現金（銀行存款）；貸記：預收帳款。同時，現金管理數據庫中增加預收帳款入帳日期及憑證號等的資料。

　　（5）、對于當期貨款作為應收帳款的沖銷的業務，財務記帳：借：現金；貸：應收帳款。