一、明確發文主旨
任何一份公文都是根據機關工作中的實際需要來撰寫的,公文的主旨體現了機關領導意圖和發文目的,它是公文的靈魂和統帥。
(1)公文的中心內容是什么?
(2)根據公文內容,準備采用什么文種。
(3)要明確公文發送范圍和閱讀對象。
(4)明確發文的具體要求。
二、收集有關材料
明確發文的主旨后,就可以圍繞發文主旨來收集有關材料,進行一定的調查研究工作。當然,并不是擬寫每一份公文都要進行這方面的工作。
(1)收集、閱讀和研究有關的文件材料。
(2)深入下去,收集有關的實際材料。
材料的收集必須做到真實、典型、適用、時效。
三、擬出寫作提綱
材料收集起來之后,對一些篇幅比較長的公文來說,還要擬寫出一個寫作提綱,對公文的結構先有一個通盤考慮,全面安排,將公文的主要背景、輪廓勾畫出來,然后進行具體的起草工作。
四、認真起草正文
1.把握公文主題,選好用好材料。
2.觀點正確,情況確實。
3.內容涉及的有關部門要經過會商,取得一致意見。
4.文字表述要簡練,交代問題要清楚。
對于重要引文要反復核對,做到準確無誤。引用公文應當先引標題,后引發文字號。
五、反復檢查修改
毛澤東同志在《反對黨八股》中引用魯迅的話:“寫完后至少看兩遍,竭力將可有可無的字、句、段刪去,毫不可惜。”毛澤東同志接著補充說“魯迅說‘至少看兩遍’,至多呢?他沒有說,我看重要的文章不妨看它十多遍,認真地加以刪改,然后發表。”
公文的修改,應從以下幾方面著手:
1.關于主題的修改。
看主題思想是否正確、論述是否集中、挖掘是否深刻。
2.關于觀點的修改。修改公文要考慮觀點是否正確,表達有無問題。
3.關于材料的修改。材料是公文的基礎。
4.關于結構的修改。
(1)公文總體結構的修正
(2)起承轉合的調整
(3)層次位置的改變
(4)詳略的變動
其目的在于使公文更加嚴謹、暢達、勻稱和完整。
5.關于語言的修改。(準確、鮮明、生動、簡潔)
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