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　　1.歸檔文件

　　歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

　　2.歸檔文件整理

　　歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、使之有序化的過程。

　　歸檔文件的整理單位是“件”。

　　3.件

　　“件”，是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正文與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復文可為一件。

　　(1)歸檔文件是立檔單位在其職能活動中形成的。立檔單位是檔案專業(yè)術語，它是指構成檔案全宗的國家機構、社會組織或個人。也就是說，這些機構、組織或個人在其職能活動中，除了本機關形成的文件材料外，上級機關、下級機關、同級機關和不相隸屬機關發(fā)來的與其職能活動有關的文件材料，都屬于歸檔文件。

　　(2)應于歸檔的文件，必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔。

　　(3)應于歸檔的文件，必須是能作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

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