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　　歸檔文件的分類，是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類，即將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過程。

　　分類是歸檔文件整理的重要環(huán)節(jié)，歸檔文件經(jīng)過科學(xué)合理的分類，不但能夠揭示出文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使檔案成為一個(gè)有序化的整體，而且便于排列上架，編目等后續(xù)工作的順利開展。

　　歸檔文件的分類方法

　　01按年度分類。年度分類法就是根據(jù)形成和處理文件的年度對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。它是目前運(yùn)用得最廣泛的一種分類方法。

　　02按保管期限分類。保管期限分類法就是根據(jù)對(duì)歸檔文件規(guī)定的不同保管期限進(jìn)行分類，即將同一年度的歸檔文件按永久(50年以上)、長(zhǎng)期(15—50年)、短期(15年以下)三種保管期限分類。

　　03按機(jī)構(gòu)(問題)分類。機(jī)構(gòu)(問題)分類法是指將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)進(jìn)行分類。

　　04幾種分類方法的結(jié)合運(yùn)用。在實(shí)際工作中，當(dāng)歸檔文件較多時(shí)，分類工作需要分層進(jìn)行，單純采用一種分類方法的情況是比較少見的，一般是將幾種方法結(jié)合起來使用。

　　按年度分類時(shí)應(yīng)注意：

　　①一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征，如成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。計(jì)劃、規(guī)則、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，應(yīng)統(tǒng)一按簽發(fā)日期(或成文日期)判定文件所屬年度。

　　②跨年度的會(huì)議和案件等形成的文件材料，分類時(shí)，會(huì)議文件材料歸入閉幕年，案件等文件材料歸入結(jié)案年。

　　③沒有標(biāo)明落款日期的文件材料，應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容及特征進(jìn)行考證，以推斷文件材料的形成日期并據(jù)以劃分年度。

　　④專門年度中形成的文件材料，應(yīng)按照專門年度進(jìn)行分類。

　　按保管期限分類方法的原因：

　　能夠?qū)⒉煌瑑r(jià)值的歸檔文件從實(shí)體上區(qū)分開來。

　　使檔案部門能夠有針對(duì)性地采取整理和保護(hù)措施。

　　為庫房排架管理，檔案移交進(jìn)館和到期檔案鑒定等管理工作提供便利。

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