我們采用詢問、觀察和檢查等方法，了解并記錄了S公司銷售與收款循環的主要控制流程，并已與財務經理×××、銷售經理×××確認下列所述內容。

　　1.有關職責分工的政策和程序

　　S公司建立了下列職責分工政策和程序：

　　(1)不相容職務相分離。主要包括：訂單的接受與賒銷的批準、銷售合同的訂立與審批、銷售與運貨、實物資產保管與會計記錄、收款審批與執行等職務相分離。

　　(2)各相關部門之間相互控制并在其授權范圍內履行職責，同一部門或個人不得處理銷售與收款業務的全過程。

　　2.主要業務活動介紹

　　(1)銷售

　　1)新顧客

　　如果是新顧客，他們需要先填寫“顧客申請表”，銷售經理×××將進行顧客背景調查，獲取包括信用評審機構對顧客信用等級的評定報告等，填寫“新顧客基本情況表”，并附相關資料交至信用管理經理×××審批。

　　信用管理經理×××在“新顧客基本情況表”上簽字注明是否同意賒銷。通常情況下，給予新顧客的信用額度不超過人民幣×××元;若高于該標準，應經總經理×××審批。

　　根據經恰當審批的新顧客基本情況表，信息管理員×××將有關信息輸入Y系統，系統將自動建立新顧客檔案。

　　完成上述流程后，新顧客即可與公司進行業務往來，向S公司發出采購訂單。

　　對于新顧客的初次訂單，不允許超過經審批的信用額度。如新顧客能夠及時支付貨款，信用良好，則可視同“現有顧客”進行交易。

　　2)現有顧客

　　收到現有顧客的采購訂單后，業務員×××將訂單金額與該顧客已被授權的信用額度以及至今尚欠的賬款余額進行檢查，經銷售經理×××審批后，交至信用管理經理×××復核。如果是超過信用額度的采購訂單，應由總經理×××審批。

　　3)簽訂合同

　　經審批后，授權業務員×××與顧客正式簽訂銷售合同。

　　信息管理員×××負責將顧客采購訂單和銷售合同信息輸入Y系統，由系統自動生成連續編號的銷售訂單(此時系統顯示為“待處理”狀態)。每周，信息管理員×××核對本周內生成的銷售訂單，對任何不連續編號的情況將進行檢查。

　　每周，應收賬款記賬員×××匯總本周內所有簽訂的銷售合同，并與銷售訂單核對，編制銷售信息報告。如有不符，應收賬款記賬×××將通知信息管理員×××，與其共同調查該事項。

　　業務員×××根據系統顯示的“待處理”銷售訂單信息，與技術經理×××、生產經理×××、財務經理×××分別確認技術、生產和質量標準以及收款結匯方式，由生產計劃經理×××制訂生產通知單。如果顧客以信用證方式付款，則在收到信用證后開始投入生產;如果采用預收貨款方式，則在收到30%的貨款后投入生產。

　　開始生產后，系統內的銷售訂單狀態即由“待處理”自動更改為“在產”。

　　[注：生產環節控制活動記錄于生產與倉儲循環的審計工作底稿(SCL)。]

　　(2)記錄應收賬款

　　1)記錄應收賬款

　　產品生產完工入庫后，系統內的銷售訂單狀態由“在產”自動更改為“已完工”。

　　信息管理員×××根據系統顯示的“已完工”銷售訂單信息和銷售合同約定的交貨日期，開具連續編號的銷售發票(出口發票一式六聯發票)，交銷售經理×××審核，發票存根聯由銷售部留存，其他聯次分別用于報關、稅務核銷、外匯核銷以及財務記賬等。

　　報關部單證員×××收到銷售發票后辦理報關手續，辦妥后通知業務員×××在系統內填寫出運通知單，確定裝船時間。出運通知單單的編號在業務員×××輸入銷售訂單編號后自動生成。根據系統的設置，如輸入錯誤的銷售訂單編號，則無法生成相對應的出運通知單。

　　運輸經理×××根據系統顯示的出運通知信息，安排組織發運。

　　倉儲經理×××安排組織成品出庫。

　　船運公司在貨船離岸后,開出貨運提單，通知S公司貨物離岸時間。

　　信息管理員×××將商品離岸信息輸入系統，系統內的銷售訂單狀態由“已完工”自動更改為“已離岸”。

　　應收賬款記賬員×××根據系統顯示的“已離岸”銷售訂單信息，將銷售發票所載信息和報關單、貨運提單等進行核對。如所有單證核對一致，應收賬款記賬員×××編制銷售確認會計憑證，后附有關單證，交會計主管×××復核。

　　若核對無誤，會計主管×××在發票上加蓋“相符”印戳，應收賬款記賬員×××據此確認銷售收入實現，并將有關信息輸入系統，此時系統內的采購訂單狀態即由“已離岸”自動更改為“已處理”。

　　如果期末商品已經發出但尚未離岸，則應收賬款記賬員×××根據出庫單等單證記錄應收賬款，并于下月初沖回，當系統顯示“已離岸”銷售訂單信息時，記錄銷售收入實現。

　　國內銷售除無需辦理出口報關手續外，其他與出口銷售流程基本一致。以下控制流程記錄中將不再涉及國內銷售。

　　[注：產成品發運環節控制活動記錄于生產與倉儲循環的審計工作底稿(SCL)。]

　　2)銷售退回、折扣與折讓

　　S公司銷售業務系以出口銷售為主，與顧客簽訂的銷售合同中規定不允許退貨，若發生質量糾紛，應采取索賠方式，根據雙方確定的金額調整應收賬款。業務員×××接到顧客的索賠傳真件等資料后，編制連續編號的顧客索賠處理表，交至生產部門和技術部門，由生產經理×××技術經理×××確定是否確屬產品質量問題，并簽字確認。如確屬S公司的責任，應收賬款記賬員×××在顧客索賠處理表注明貨款結算情況。對于索賠金額不超過人民幣××元的，由銷售經理×××批準，如超過該標準，應經總經理×××審批。

　　應收賬款記賬員×××編制應收賬款調整分錄，后附經適當審批的顧客索賠處理表，交會計主管×××復核后進行賬務處理。

　　3)對賬及差異處理

　　月末，應收賬款主管×××編制應收賬款賬齡報告，其內容還應包括應收賬款總額與應收賬款明細賬合計數以及應收賬款明細賬與顧客對賬單的核對情況。如有差異，應收賬款主管×××將立即進行調查。如調查結果表明需調整賬務記錄，應收賬款主管×××將編制應收賬款調節表和調整建議，連同應收賬款賬齡分析報告一并交至會計主管×××復核，經財務經理×××批準后方可進行賬務處理。

　　4)計提壞賬準備和核銷壞賬

　　S公司董事會制訂并批準了應收賬款壞賬準備計提方法和計提比例的會計估計。

　　每年末，銷售經理×××根據以往的經驗、債務單位的實際財務狀況和現金流量的情況，以及其他相關信息，編寫應收賬款可收回性分析報告，交財務部復核。

　　會計主管×××應收賬款可收回性分析報告，分析壞賬準備的計提比例是否較原先的估計發生較大變化。如發生較大變化，會計主管×××編寫會計估計變更建議，經財務經理×××復核后報董事會批準。

　　S公司壞賬準備由系統自動計算生成，對于需要計提特別壞賬準備以及擬核銷的壞賬，由業務員×××填寫連續編號的壞賬變更申請表，并附顧客破產等相關資料，經銷售經理×××審批后，金額在××元以下的，由財務經理×××審批，金額在××元以上的，由總經理×××審批。

　　應收賬款記賬員×××根據經適當批準的更改申請表進行賬務處理。

　　(3)記錄稅金

　　報關部單證員×××負責收集出口銷售的相關單據，每月末匯總交由財務部辦稅員×××復核，辦理出口退稅手續，每月將增值稅納稅申報表和由稅務部門蓋章確認的出口退稅匯算清繳明細表交由財務經理×××審核，無誤后簽字確認。如發現任何異常情況，將進一步調查處理。

　　實際收到稅務部門的退稅款時，由會計主管×××將實際收到的退稅款與退稅申報表數字進行核對，并由財務經理××復核，無誤后在憑證上簽字作為復核證據。

　　對銷售與收款循環涉及的稅金實施實質性程序更為有效，故以下控制程序中將不再涉及稅金。

　　(4)收款

　　信用證到期或收到顧客已付款通知，由出納員×××前往銀行辦理托收。

　　款項收妥后，應收賬款記賬員×××將編制收款憑證，并附相關單證，如銀行結匯水單、銀行到款通知單等，交會計主管×××復核。

　　在完成對收款憑證及相關單證的復核后，會計主管×××在收款憑證上簽字，作為復核證據，并在所有單證上加蓋“核銷”印戳。

　　出納員×××根據經復核無誤的收款憑證及時登記銀行存款日記賬。

　　(5)維護顧客檔案

　　如需對Y系統內的顧客信息作出修改，業務員×××填寫更改申請表，經銷售經理×××審批后交信息管理員×××負責對更改申請表預先連續編配號碼并在系統內進行更改。

　　信息管理員×××每月復核顧客檔案。對兩年內未與S公司發生業務往來的顧客，通知業務員×××并由其填寫更改申請表，經銷售經理×××審批后交信息管理部刪除該顧客檔案。

　　每月末，信息管理員×××編制月度顧客信息更改報告，附同更改申請表的編號記錄交由財務經理×××復核。

　　財務經理×××核對月度顧客更改信息報告、檢查實際更改情況和更改申請表是否一致、所有變更是否得到適當審批以及編號記錄表是否正確，在月度顧客信息更改報告和編號記錄表上簽字作為復核的證據。如發現任何異常情況，將進一步調查處理。

　　每半年，銷售經理×××復核顧客檔案。

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