第二章 公文格式規范

　　第一節公文的文面格式

　　公文的文面格式，指公文正式文本的印制規格樣式。它有極強的程式性、規范性，這既有利于公文的處理，也有利于公文的寫作。為提高公文寫作和處理的質量和效率，必須注重公文文面格式的規范化。

　　一、公文文面格式的類型

　　1.公文式文面格式即公文格式。這也是公文中使用最多的文面格式。機關、單位、團體往來的正式公文，通常采用了公文格式這種文面格式。這種文面格式由《條例》和《辦法》以及《中華人民共和國國家標準行政機關公文格式》作出了統一規定，顯得正規、莊重、嚴肅、規范。

　　2.專業規范文本式文面格式這是指行政職能機關和管理部門，在職能管理工作中所制發的一些專用公文規范文本形式。在不同的領域、部門、行業、專業，各類規范文本的文面格式都有所不同，如司法文書與稅務文書、專利文書、商標文書，其規范文本格式迥異。但在同一專業、行業、領域中的規范文本，其文面格式則是一樣的，如經濟合同規范文本，在全國各地都通用。這類文面格式規范、簡明，填寫、處理和使用都比較方便。

　　規范文本將有關內容分項列出，設計好項目名稱和應填寫的內容，編制成表格文書。各項目之后留下足夠空白，讓使用單位和個人按規定填寫。填寫好經審查無誤后，要按規定分別蓋上單位公章。法人代表(法定代表人)、代理人或經辦人、或者承擔相應權利義務的自然人(個人)也要簽名蓋章。有時，有關各方(如必需的中介方、擔保方、委托方、主管方)也要蓋章聯署。有的還要經有關方面公證、簽證并簽字蓋章。有些需經職能主管部門批準方能生效的規范文本，甚至連文書處理過程中的有關程序如審查、批準意見和審批簽字蓋章都一并在同一文本上反映出來。這種經有關各方都簽字蓋章后制作的一式若干份規范文本，具有同等法定效力，受到法律保護，是特殊的正本形式。而雖已填上相關內容，卻并未經有關各方簽字蓋章的規范文本，則不具備法定效力，一律視為草稿。

　　3.一般文章文面形式有些公文如工作研究、會議講話稿、調查報告、總結、經濟活動分析等等，也常采用一般文章的文面形式單獨印發。這種文面形式靈活、簡便，但卻不夠規范。這也就是通常說的“白頭文件”文面形式。

　　二、規范的公文文面格式的作用

　　1.保證公文的完整、正確、莊重，‘是公文權威性、_有效性的具體表現形式。如公文的紅色版頭，可區別于其他應用文，形式上更顯莊重、嚴肅;加蓋發文機關印章，是公文生效的重要標志。

　　2.可以為公文的撰寫、處理與運用提供方便，也為公文的立卷歸檔提供方便，有利于提高辦文效率，進而提高工作效率和質量。

　　3.可以為辦公自動化奠定基礎。公文格式的規范化、標準化，是采用計算機技術和其他先進設備來處理公文的前提和要求。沒有公文格式的規范化，是難于實現公文處理的現代化的。

　　三、公文文面格式的特點

　　公文文面格式具有規范性和確定性的特點。按照《條例》、《辦法》和《公文格式》國家標準的規定，公文的組成部分是確定的，不能隨意更換增刪;公文的文面格式是有統一規定的，各級機關、單位、團體都必須按確定的、規范的格式撰制、印發公文。只有一這樣，才一有利于提高公文處理和公文寫作的質量和效率。

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