第二節常用公文寫作

　　一、通告

　　(一)通告的分類

　　1.周知性通告突出周知性，政府機關、團體、企事業單位均可使用。

　　2.規定性通告突出規定性，只限行政領導機關或者機關單位領導部門使用。

　　(二)通告的寫作

　　1.規定性通告的標題通常要寫明事由、文種，重要的通告還要寫明發文機關。

　　2.通告的正文通常由通告緣由、通告事項、通告結語組成。

　　——通告緣由通常用“為了……，根據……，特通告如下”的句式寫明發布通告的目的、依據和原因;也有些針對存在問題作出相應規定的通告，開頭簡要說明存在問題的情況、嚴重性和緊迫感，再引出下文。

　　——通告事項是正文的主體，寫明需要大家知道或者遵守的事項，要寫得具體明確，簡潔明白。周知性通告的事項通常比較單一，篇幅很簡短;規定性通告一般都分條寫明應當遵守的有關事項。

　　——通告常用“特此通告”作結語。有的通告事項寫完即結束全文，也可不再寫結語。有的也以提出希望或執行要求作結。

　　3.無論是張貼的或者登報的通告，落款處都應寫明發文單位和成文日期。

　　4.內容簡單的通告常采用篇段合一式結構，內容稍多的通告則常用總分條文式結構。

　　5.注意通告與公告的區別。

　　二、通知

　　(一)通知的特點和用途

　　1.應用廣泛，使用頻率高。一切機關、單位、團體都可以用通知來告知、傳達某種意向或事項。

　　2.有一定的權威性。大多數通知對受文對象總是有所要求，總是提出了需要執行或辦理的事項，有一定的指揮、指導作用。

　　3.有明顯的時效性。

　　通知可用來處理以下事項：批轉下級機關、單位的公文;轉發上級機關的公文：轉發同級機關的公文;轉發不相隸屬機關、單位的公文;發布行政規章和管理規章：傳達要求下級辦理或執行的事項;傳達需要有關單位周知的事項。任免和聘用有關人員。

　　(二)通知的分類

　　1.布置工作的通知即工作通知。

　　2.召開會議的通知即會議通知。

　　3.批轉、轉發有關文件和發布規章、管理規章的通知上級機關轉發下級的文件，可用批轉性通知;下級機關照轉上級文件、同級或不相隸屬的機關之間照轉文件，均可用轉發性通知。

　　4.任免通知用于任免、聘用有關人員。

　　5.公布某些專門事項的通知即事項通知。這類通知主要起知照性作用，設置機構、啟用印章、更正文件、遷址辦公等等專門事項，均用這類通知。

　　(三)通知的基本結構和寫法

　　各類通知均可按以下結構來組織全文。

　　1.標題除極簡單的事情，標題可只寫“XX通知”(如會議通知、停電通知)外，一般說來，應在“通知”前加上發文機關名稱和事由。

　　2.主送機關指受文單位名稱和個人稱謂。該寫的受文單位和個人不要遺漏，以免誤事。

　　3.正文是通知的主要內容。起草時要交代清楚發文的原因、意圖和目的，通知的什么事情，有哪些具體要求和意見，受文單位應如何辦理。

　　正文的結構大體說來，可以有三種寫法：

　　總分條文式 引言之后將通知事項分為幾點，用順序號分條擬寫，這樣寫的好處是條理清楚，一目了然。

　　歸納式按接性質將正文分為幾大部分，如原因、要求、具體措施等等，每一部分集中說明一方面的事情，使受文者易于掌握和遵照辦理。

　　篇段合一式有些內容簡單的通知，正文不再分條分部分，通篇就是一段話甚至一句話。

　　4.落款在正文右下方注明發文機關和成文日期。

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