二、商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)的功能

　　(一)數(shù)據(jù)處理功能

　　1.數(shù)據(jù)收集

　　2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

　　3.數(shù)據(jù)輸入

　　4.數(shù)據(jù)處理

　　5.數(shù)據(jù)輸出

　　(二)管理功能

　　輔助管理人員做好管理工作的功能。主要包括：

　　1.統(tǒng)計(jì)功能

　　生成各種報(bào)表，比如年銷售額、年增長(zhǎng)率等等。

　　2.計(jì)劃功能

　　通過設(shè)定一定的約束條件，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)已有信息給企業(yè)提供工作計(jì)劃，比如銷售計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、物流計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。這些計(jì)劃產(chǎn)生后，計(jì)劃執(zhí)行人員要先確認(rèn)計(jì)劃的合理性，在計(jì)劃執(zhí)行過程中遵守三點(diǎn)工作原則：一是嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)劃;二是計(jì)劃修改要慎重;三是修改計(jì)劃信息要回饋于系統(tǒng)。

　　3.控制功能

　　根據(jù)計(jì)劃、數(shù)據(jù)，對(duì)具體執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查和校正等，比較執(zhí)行與計(jì)劃的差異，分析差異及產(chǎn)生差異的原因，幫助管理人員及時(shí)加以控制，并將控制信息回饋于系統(tǒng)。

　　4.預(yù)測(cè)功能

　　根據(jù)已知數(shù)據(jù)和條件，應(yīng)用現(xiàn)代數(shù)學(xué)方法，進(jìn)行預(yù)測(cè)。

　　(三)輔助決策功能

　　輔助決策功能也屬于管理功能的范圍，但是由于在商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)中，輔助決策功能主要是由“輔助決策子系統(tǒng)”完成的，所以功能相對(duì)比較獨(dú)立。

　　三、子系統(tǒng)

　　(一)銷售點(diǎn)實(shí)時(shí)管理系統(tǒng)

　　POS，Point of Sales，POS系統(tǒng)即銷售時(shí)點(diǎn)信息系統(tǒng)，是指通過自動(dòng)讀取設(shè)備(如收銀機(jī))在銷售商品時(shí)直接讀取商品銷售信息(如商品名、單價(jià)、銷售數(shù)量、銷售時(shí)間、銷售店鋪、購(gòu)買顧客等)，并通過通訊網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)傳送至有關(guān)部門進(jìn)行分析加工以提高經(jīng)營(yíng)效率的系統(tǒng)。POS系統(tǒng)最早應(yīng)用于零售業(yè)，以后逐漸擴(kuò)展至其他如金融、旅館等服務(wù)行業(yè)，利用POS系統(tǒng)的范圍也從企業(yè)內(nèi)部擴(kuò)展到整個(gè)供應(yīng)鏈。

　　(二)電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)(EDI)

　　(三)電子定貨系統(tǒng)

　　電子訂貨系統(tǒng)( Electronic ordering system， 縮寫 EOS )，是指通過對(duì)企業(yè)庫(kù)存、顧客需求調(diào)查、市場(chǎng)分析、企業(yè)內(nèi)的銷售統(tǒng)計(jì)等多種因素進(jìn)行分析后，制定訂貨策略和具體訂貨計(jì)劃，并將批發(fā)、零售商場(chǎng)所發(fā)生的訂貨數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，即通過計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)連接的方式將資料傳送至總公司、批發(fā)商、商品供貨商或制造商處。

　　EOS在國(guó)際上使用非常廣泛，并且越來越受到商業(yè)界的青睞。

　　優(yōu)勢(shì)在于：一是擴(kuò)大采購(gòu)資源;二是降低采購(gòu)成本;三是與相關(guān)的貿(mào)易伙伴保持良好的信息溝通;四是控制合理庫(kù)存;五是把握最佳進(jìn)貨時(shí)機(jī)。

　　(四)網(wǎng)絡(luò)加值系統(tǒng)

　　網(wǎng)絡(luò)加值系統(tǒng)，Value Network，VAN，簡(jiǎn)單理解就是將批發(fā)商、零售商、制造商相關(guān)的商業(yè)信息，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)互相交換、共享的信息管理系統(tǒng)。它的優(yōu)勢(shì)在于把相關(guān)參與者(除了批發(fā)商、零售商、制造商，還有銷售對(duì)象、金融機(jī)構(gòu)、物流商等)的信息加以收集、存儲(chǔ)、加工，使之成為統(tǒng)一的信息資源，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，供參與者進(jìn)行信息交流。

　　(五)決策支持系統(tǒng)

　　DSS，Decision Support System，顧名思義，就是為企業(yè)決策提供支撐的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)和信息技術(shù)為手段，為決策者提供決策所需要的數(shù)據(jù)、方法、信息和背景資料，幫助決策者明確目標(biāo)，建立和修改模型，提供備選方案。

　　但是，要注意最終決策還是要決策者制定，決策支持系統(tǒng)只是起到輔助作用。

　　商品流通企業(yè)的決策支持系統(tǒng)是指在商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，配合以歷史資料數(shù)據(jù)庫(kù)(也稱數(shù)據(jù)庫(kù))經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)模型(也成模型庫(kù))專家知識(shí)庫(kù)(也稱方法庫(kù))等系統(tǒng)儲(chǔ)備，由企業(yè)管理決策者綜合各種信息資源，在決策支持系統(tǒng)的幫助下，制定企業(yè)決策的系統(tǒng)。

　　(六)其他子系統(tǒng)

　　四、商品流通企業(yè)管理信息系統(tǒng)的開發(fā)

　　一、開發(fā)原則

　　1.務(wù)實(shí)原則。系統(tǒng)開發(fā)的目標(biāo)要切實(shí)可行，要?jiǎng)澐窒到y(tǒng)邊界。系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)什么功能，做到什么程度。

　　2.重點(diǎn)原則。分清主次，確定系統(tǒng)功能，包括子系統(tǒng)的功能。在開發(fā)過程中，這些具體功能由企業(yè)和開發(fā)商共同商定，形成需求文件，如果調(diào)整，雙方都要同意。

　　3.系統(tǒng)性原則。將整個(gè)系統(tǒng)作為一個(gè)整體進(jìn)行開發(fā)，各個(gè)組成部門要有機(jī)結(jié)合。

　　4.標(biāo)準(zhǔn)化原則。就是整個(gè)開發(fā)過程中，各個(gè)開發(fā)部門要使用同一標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)調(diào)一致，這樣才能便于對(duì)接，使開發(fā)的各個(gè)階段如期完成。

　　5.實(shí)用先進(jìn)性原則。所謂實(shí)用，就是滿足企業(yè)的常規(guī)管理要求，所謂先進(jìn)，就是盡量考慮到業(yè)務(wù)以后擴(kuò)展的需求，盡可能的采用先進(jìn)的技術(shù)手段和設(shè)備。實(shí)用先進(jìn)性原則就是兼顧實(shí)用與先進(jìn)性，權(quán)衡投資成本和功能擴(kuò)展。

　　6.面向用戶原則：系統(tǒng)開發(fā)一定要以用戶為中心，滿足用戶需求，便于用戶使用。

　　二、開發(fā)方法

　　主要方法有生命周期法、原型法、面向?qū)ο蠓ā⑿畔⒐こ谭ā⒂?jì)算機(jī)輔助開發(fā)等。其中，應(yīng)用較為成熟的是生命周期法和原型法。面向?qū)ο蠓ㄊ墙陙碓诿嫦驅(qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計(jì)方法上逐漸發(fā)展和成熟起來的一種方法。信息工程法和計(jì)算機(jī)輔助開發(fā)經(jīng)常與其他方法配合使用，以提高開發(fā)的效率和質(zhì)量。

　　1、生命周期法。管理系統(tǒng)從開發(fā)、投入使用直到消亡的過程稱之為管理信息系統(tǒng)的生命周期。生命周期法就是根據(jù)管理信息系統(tǒng)生命周期的各個(gè)階段和步驟去開發(fā)管理信息系統(tǒng)的方法。該方法的特點(diǎn)是系統(tǒng)功能較為完善，系統(tǒng)規(guī)模較大，開發(fā)周期較長(zhǎng)，開發(fā)過程的各個(gè)階段可以明確劃定。

　　2、原型法。一般由用戶提出系統(tǒng)的功能需求，開發(fā)者在此基礎(chǔ)上很快開發(fā)出一個(gè)初步的原型系統(tǒng)，然后交由用戶使用和評(píng)價(jià)，并提出改進(jìn)意見，反復(fù)修改、擴(kuò)展和完善，直到形成一個(gè)穩(wěn)定的系統(tǒng)。該方法的特點(diǎn)是系統(tǒng)功能較為簡(jiǎn)單、系統(tǒng)規(guī)模較小，開發(fā)周期較短、開發(fā)過程的各個(gè)階段無法明確劃定。

　　三、開發(fā)過程

　　(一)系統(tǒng)規(guī)劃階段

　　主要任務(wù)有：(1)組建開發(fā)組。(2)初步調(diào)查。調(diào)查企業(yè)的內(nèi)外部環(huán)境、企業(yè)業(yè)務(wù)、管理現(xiàn)狀，企業(yè)對(duì)新系統(tǒng)的需求調(diào)查等。(3)可行性分析。確定系統(tǒng)目標(biāo)和系統(tǒng)功能，據(jù)此，在調(diào)查的基礎(chǔ)上寫出可行性分析報(bào)告，可行性分析報(bào)告涵蓋經(jīng)濟(jì)可行性、技術(shù)可行性。可行性報(bào)告是系統(tǒng)建設(shè)的必備文件之一，經(jīng)審議通過之后，可繼續(xù)進(jìn)行下一步的工作。(4)編寫系統(tǒng)設(shè)計(jì)任務(wù)書。可行性報(bào)告審議通過后，具體地確定系統(tǒng)功能范圍，將新系統(tǒng)建設(shè)方案及實(shí)施計(jì)劃編寫成系統(tǒng)設(shè)計(jì)任務(wù)書。這個(gè)任務(wù)書對(duì)各個(gè)階段的工作及要求、資金投入等都有細(xì)致的要求。

　　(二)系統(tǒng)分析階段

　　(1)詳細(xì)調(diào)查。找出現(xiàn)有系統(tǒng)的不足，完成相關(guān)組織結(jié)構(gòu)圖、業(yè)務(wù)流程圖等。(2)建立新系統(tǒng)的邏輯模型。(3)編寫出系統(tǒng)說明書。向用戶說明未來系統(tǒng)的功能。

　　(三)系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段

　　(1)系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)。包括系統(tǒng)物理結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)(系統(tǒng)的物理結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)以“模塊結(jié)構(gòu)圖”表示系統(tǒng)的物理模型)軟硬件設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)等等。(2)詳細(xì)設(shè)計(jì)。(3)編寫系統(tǒng)設(shè)計(jì)說明書。系統(tǒng)建設(shè)的必備文件之一。主要內(nèi)容有：a.將以上設(shè)計(jì)內(nèi)容收錄于系統(tǒng)設(shè)計(jì)說明書;b.要對(duì)系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)施方案進(jìn)行更具體的說明，給出各項(xiàng)工作的時(shí)間安排和相互銜接安排;c.經(jīng)費(fèi)預(yù)算安排。

　　(四)系統(tǒng)實(shí)施階段

　　(1)程序設(shè)計(jì)。(2)系統(tǒng)的軟件、硬件及數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作。根據(jù)總體設(shè)計(jì)要求，開始采購(gòu)、安裝硬件和軟件系統(tǒng)，為評(píng)審系統(tǒng)準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，包括正常、異常數(shù)據(jù)。(3)培訓(xùn)人員。a.制定員工培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)手冊(cè);b.培訓(xùn)重要崗位的部分員工，內(nèi)容就是如何使用和應(yīng)急處理。

　　(五)系統(tǒng)評(píng)審和轉(zhuǎn)換階段

　　(1)系統(tǒng)評(píng)審。(2)系統(tǒng)轉(zhuǎn)換。將開發(fā)的新系統(tǒng)與現(xiàn)有系統(tǒng)平穩(wěn)切換。

　　(六)系統(tǒng)運(yùn)行和維護(hù)階段

　　(1)繼續(xù)糾錯(cuò)。(2)系統(tǒng)維護(hù)。(3)培訓(xùn)人員。重點(diǎn)：a.按照培訓(xùn)手冊(cè)和計(jì)劃進(jìn)行全員培訓(xùn);b.全員培訓(xùn)的內(nèi)容為正確使用新系統(tǒng)和異常情況的報(bào)告、處理方式;c.重點(diǎn)崗位加強(qiáng)培訓(xùn)。

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