第四節　會計憑證的傳遞與保管

　　一、會計憑證的傳遞

　　會計憑證的傳遞是指從會計憑證的取得或填制時起至歸檔保管過程中，在單位內部有關部門和人員之間的傳送程序。

　　會計憑證的傳遞，要求能夠滿足內部控制制度的要求，傳遞程序合理有效，同時盡量節約時間，減少傳遞的工作量。

　　單位應根據具體情況制定每一種憑證的傳遞程序和方法。 會計憑證的傳遞一般包括傳遞程序和傳遞時間兩個方面。

　　在制定合理的憑證傳遞程序和時間時，通常考慮以下幾點：

　　1.要根據經濟業務的特點、企業內部的機構設置和人員分工情況、以及管理上的要求等，具體規定各種憑證的聯數和傳遞程序。

　　2.要根據有關部門和人員辦理業務的必要手續時間，確定憑證的傳遞時間。

　　3.要通過調查研究和協商來制訂會計憑證的傳遞程序和傳遞時間。

　　二、會計憑證的保管

　　會計憑證的保管是指會計憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。

　　任何單位在完成經濟業務手續和記賬之后，必須將會計憑證按規定的立卷歸檔制度形成會計檔案資料，妥善保管，防止丟失，不得任意銷毀，以便于日后隨時查閱。

　　其主要要求有：

　　1.會計憑證應定期裝訂成冊，防止散失。

　　從外單位取得的原始憑證遺失時，應取得原簽發單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內容等，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批準后，才能代作原始憑證。若確實無法取得證明的，如車票丟失，則應由當事人寫明詳細情況，由經辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批準后，代作原始憑證。

　　2.會計憑證封面應注明單位名稱、憑證種類、憑證張數、起止號數、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關事項，會計主管人員和保管人員應在封面簽章。會計憑證封面的一般格式見表6—15。

　　表6—15

　　年

　　月

　　份

　　笫

　　冊

　　(企業名稱)

　　年　　月份共× ×　冊第 ×× 冊

　　收款

　　付款　　憑證第× × 號至× × 號共× × 張

　　轉賬

　　附原始憑證× ×張

　　會計主管： 　　 裝訂： 　　保管：

　　3.會計憑證應加貼封條，防止抽換憑證。

　　原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實需要使用時，經本單位會計機構負責人、會計主管人員批準，可以復制。向外單位提供的原始憑證復制件，應在專設的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。

　　4.原始憑證較多時，可單獨裝訂，但應在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記賬憑證上應注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。

　　對各種重要的原始憑證，如押金收據、提貨單等，以及各種需要隨時查閱和退回的單據，應另編目錄，單獨保管，并在有關的記賬憑證和原始憑證上分別注明日期和編號。

　　每年裝訂成冊的會計憑證，在年度終了時可暫由單位會計機構保管一年，期滿后應當移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

　　5.嚴格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。

　　【例16】(單)會計憑證經本單位負責人批準，其他單位可以( )。

　　A.外借

　　B.抽換 (加貼封條，就是為了防止抽換)

　　C.復制

　　D.銷毀(期滿前不能任意銷毀)

　　[答案]C