十、會計檔案管理

　　《會計法》和《會計基礎工作規范》都對會計檔案管理作出了原則性規定。財政部、國家檔案局于l998年8月發布的《會計檔案管理辦法》，對會計檔案管理有關內容作出了具體規定。

　　(一)會計檔案的范圍和種類

　　會計檔案，是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業資料。各單位的預算、計劃、制度等文件材料屬于文書檔案，不屬于會計檔案。

　　會計檔案一般分為：

　　(1)會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等;

　　(2)會計賬簿類：包括總賬、日記賬、明細賬、固定資產卡片賬、輔助賬等;

　　(3)財務會計報告類分析材料等：包括月度、季度、半年度、年度財務報告及相關文字;

　　(4)其他類：包括銀行存款余額調節表，對賬單，會計移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。

　　(二)會計檔案的歸檔和移交

　　1.各單位每年形成的會計檔案，應由單位會計部門按照歸檔要求負責整理立卷或裝訂。

　　2.當年形成的會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位會計部門保管一年。期滿之后，原則上應由財務會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管;未設立檔案部門的，應當在財務會計部門內部指定專人保管。但不得由單位出納人員擔任。

　　3.入檔后的單位會計檔案不得隨意拆封。個別需要拆封重新整理的，應當會同會計部門和原經辦人共同拆封整理，以分清責任。

　　4.會計檔案原件原則上不得借出，以確保單位檔案的安全和完整，防止丟失。遇有特殊需要，如與單位經濟業務相關，需要查閱與其業務相關的會計憑證，或公檢法等監察部門需要查詢與案件有關的會計資料等，經本單位負責人批準，在不拆散原卷冊的前提下，可以提供查閱或者復制件，但必須辦理登記手續，登記查閱人或復制人姓名、單位、查閱或復制檔案的卷號和內容等，并由提供人員和收取人員簽章。

　　(三)會計檔案的保管期限

　　會計檔案保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、l0年、l5年和25年五種。《會計檔案管理辦法》規定會計檔案的保管期限是從會計年度終了后的第一天算起。

　　(四)會計檔案的銷毀

　　銷毀的基本程序和要求是：

　　1.編造會計檔案銷毀清冊。

　　會計檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案部門提出意見，會同會計部門共同進行審查和鑒定，并在此基礎上編制會計檔案銷毀清冊。單位負責人應當在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　2.專人負責監銷。

　　會計檔案銷毀前，需要有指定的監銷人按照會計檔案銷毀清冊所列的內容對所要銷毀的會計檔案進行清點核對。

　　對于一般企業、事業單位和組織，應當由單位檔案機構和會計機構共同派員監銷;對于國家機關則應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷;對于財政部門，則由同級審計部門派員監銷。會計檔案銷毀后，監銷人員應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并及時將監銷情況向本單位負責人報告。

　　3.不得銷毀的會計檔案。

　　對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證(如超過會計檔案保管期限但尚未報廢的固定資產購買憑證等)，不得銷毀，而應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結后方可按規定的程序進行銷毀。

　　正在建設期間的建設單位會計檔案，無論其是否保管期滿，都不得銷毀，必須妥善保管，等到項目辦理竣工決算后按規定的交接手續移交給項目的接受單位進行妥善保管。

　　【例題•分析題】2008年末，甲公司擬銷毀一批保管期滿的會計檔案，其中有一張未結清債權債務的原始憑證可以銷毀。

　　要求：甲公司會計人員是否能將該批保管期滿的會計檔案全部銷毀?

　　[解析]根據《會計檔案管理辦法》規定，保管期滿但未結清的債權債務原始憑證不得銷毀。

　　【例題•多選題】2008年6月30日公司有一批保管期滿的會計檔案，按規定需要進行銷毀。公司檔案管理部門編制了會計檔案銷毀清冊，檔案管理部門的負責人在會計檔案銷毀清冊上簽了字，并于當天銷毀。請指出上述情況中不符合法律規定的情形( )。

　　A.檔案部門沒有會同會計部門編制會計檔案銷毀清冊

　　B.會計檔案銷毀清冊未經公司負責人簽字

　　C.會計檔案銷毀未按規定進行監銷

　　D.會計檔案不應銷毀

　　[答案]ABC

　　[解析]答案D說法不正確，保管期滿且符合銷毀規定的會計檔案允許銷毀。其他三個選項符合《會計檔案管理辦法》。

　　【例題•單選題】下列各項中，不屬于會計檔案的是( )。

　　A.財務會計報告

　　B.會計檔案保管清冊

　　C.匯總憑證

　　D.單位會計制度

　　[答案]D

　　[解析]因為會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業資料。各單位的預算、計劃、制度等文件材料屬于文書檔案，不屬于會計檔案。

　　【例題•單選題】會計檔案保管期限分為永久和定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、l0年、l5年和25年五類，保管期限從( )算起。

　　A.會計年度終了后第一天

　　B.每月終了后第一天

　　C.經濟業務發生日

　　D.會計檔案裝訂日

　　[答案]A