[案例六]備用金：變通與捍衛

　　一、基本案情

　　一陣急促尖銳的高跟鞋聲傳進我的辦公室，來人正是我們公司營銷部門高級經理，她帶著不甚愉快的音調對我說，“你的備用金保管人(財務總監秘書兼會計文員)不合作，不給我領取差旅預支費用，我的付款申請書已獲總經理批準，明天就要出差外地……”我看了看她的付款申請金額，明白了為什么我的秘書即備用金保管人不同意支付的理由。因為她的預支金額已經超過公司有關“備用金操作規定及其實施程序”的限額。此時作為一個稱職的財務總監必須平衡(或叫擺平)備用金保管人與營銷部門經理兩者間為差旅預支金額一事引起的爭端。也就是財務總監必須支持備用金保管人，因為她是按照規定處理此事，而營銷部門經理的申請也經過了總經理的批準，看似小事，卻事關重大。因為假設您同意以備用金支付，那么以后備用金使用有關原則、規定則形同虛設;假設您不同意支付這筆錢，又得罪了一位部門主管，以及批準這位主管的總經理，這是一個左右為難的事，偏偏也是會計人員經常遇到的問題。對這個問題我的一貫處理方式就是站在財務部門立場，堅持程序處理但有變通。我決定仍然簽發支票，然后由公司司機陪同這們營銷部門主管到銀行支取現金。作為主管部門遇到問題解決問題是天職，可惜這位營銷部門經理并不領情也不買賬，因為她認為有后臺靠山，氣沖沖、帶著尖銳的高跟鞋聲走出了我的辦公室。

　　我知道過一會兒外籍總經理將會駐足我的財務總監辦公室，于是我準備好有關資料，等待老總駕到。

　　果不出我所料，十分鐘后總經理親自來到，我禮貌地請老總坐下，老總手拿付款申請書質疑地說：為什么我批準的差旅費預支申請表，備用金保管人拒絕支付?回答這個問題需要有技巧。我回答：請總經理在該申請預支表上再簽一次名，我就馬上支付，他老人家愣住了。他又質疑地問：為什么?于是我把早就準備好的“公司備用金操作規定及其實施程序，文件亮了出來，我說：這個程序是我設計的，經過總經理您批準而實施，同時也通知了各部門，現在這張預支申請表雖經您批準，但已超過我們備用金規定的限額，如果我照付，則屬違反已批準實施的規定。不過，若您再簽一次名那就代表您“特批”，特別批準您自己批準事件的越權措施。事實上，我已經與營銷部經理解釋過同時也做好兩全的安排，但她不同意，其他部門主管都是按照這種規定執行。我認為還是按照您批準的規定執行，應該不能有所例外。

　　聽完這番話，明白事理的總經理同意我的兩全安排，同時并沒有因為這事而有不高興的臉色，因為這是合情合理與合法的變通處理，在不影響基本原則(即內部控制制度)的前提下，要采取對方最能理解、最易接納的辦法實施。這就是工作的藝術，也是做人的方法。最后，我們的營銷經理也只得按規定辦事了。

　　從實例中我們可以體會出內部控制制度對于企業的重要性，尤其是對于財會部門或會計人員執行工作的準繩起了很大的明確作用，避免了人為因素的介入。因此，我們經常強調企業有一套健全的內部控制制度，那么會計人員就好落實工作;外審人員好查賬，同時降低審計風險;內審人員好績效，工作起來輕松。

　　二、案例評析

　　在會計工作中，會計人員經常會遇到一些處理起來感到“兩難，的事情，堅持按制度辦事會得罪上級或周圍的同事;反之，又會使工作喪失原則，使制度形同虛設。本案例告訴我們，在會計工作中也應該講究工作藝術，以達到最好的工作效果。本案例中財務總監對事務的處理方法，既體現了會計人員堅持準則的道德規范要求，也體現了會計人員參與管理的道德規范要求。當然對于工作中遇到的違法事項必須堅決抵制，決不能變通。

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