(四)會(huì)計(jì)憑證的保管要求

　　1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)當(dāng)及時(shí)傳遞，不得積壓，以保證會(huì)計(jì)核算的及時(shí)、正常進(jìn)行。

　　2.會(huì)計(jì)憑證登記完畢后，應(yīng)當(dāng)按照分類(lèi)和編號(hào)順序保管，特別是記賬憑證應(yīng)當(dāng)連同所附的原始憑證等要按照規(guī)定的要求裝訂、保管，不得散失。

　　3.原始憑證不得外借(原件)，其他單位如有特殊原因確實(shí)需要使用時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人(會(huì)計(jì)主管人員)批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專(zhuān)設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。

　　4.從外單位取得的原始憑證遺失時(shí)，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號(hào)碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人(會(huì)計(jì)主管人員)和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實(shí)無(wú)法取得證明的，如車(chē)票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫(xiě)明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人(會(huì)計(jì)主管人員)和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。

　　【例題·單選題】李某受單位領(lǐng)導(dǎo)委派赴上海出差，途中將武漢至上海的火車(chē)票遺失，無(wú)法報(bào)賬。請(qǐng)問(wèn)下列處理方法正確的是( )

　　A.售票單位開(kāi)具證明，加蓋公章，李某單位會(huì)計(jì)科長(zhǎng)和單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，代作原始憑證。

　　B.李某寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，說(shuō)明情況，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。

　　C.售票單位開(kāi)具證明，并經(jīng)售票單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證

　　D.由李某寫(xiě)出詳細(xì)情況，加蓋售票單位公章，經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始作憑證。

　　[答案]B

　　七、登記會(huì)計(jì)賬簿

　　(一)會(huì)計(jì)賬簿的種類(lèi)

　　會(huì)計(jì)賬簿是指由一定格式、相互聯(lián)系的賬頁(yè)組成的，用來(lái)序時(shí)、分類(lèi)地全面記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的簿籍。

　　1.賬簿按其用途不同，可分為總賬、明細(xì)賬、日記賬和備查賬簿四種。(注意區(qū)分于《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)》：序時(shí)賬簿、分類(lèi)賬簿和備查賬簿三種)

　　(1)總賬(總分類(lèi)賬)，是根據(jù)一級(jí)會(huì)計(jì)科目(總賬科目)開(kāi)設(shè)的。一般有訂本賬和活頁(yè)賬兩種。

　　(2)明細(xì)賬(明細(xì)分類(lèi)賬)，是根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置的�？梢圆捎糜啽举~、活頁(yè)賬、三欄式、數(shù)量金額式。

　　(3)日記賬，是一種特殊的序時(shí)明細(xì)賬，是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)間的先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿。大多數(shù)單位一般只設(shè)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。

　　一般采用訂本賬。

　　(4)其他輔助賬簿(備查賬簿)，是對(duì)某些在序時(shí)賬簿和分類(lèi)賬簿等主要賬簿中都不予登記或登記不夠詳細(xì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行補(bǔ)充登記時(shí)使用的賬簿。例如，租借設(shè)備登記簿、代銷(xiāo)商品登記簿等。

　　2.賬簿按其外形特征不同可分為訂本賬、活頁(yè)賬和卡片賬三種。

　　(1)訂本式賬簿，也稱(chēng)訂本賬，是啟用之前就已將賬頁(yè)裝訂在一起，并對(duì)賬頁(yè)進(jìn)行了連續(xù)編號(hào)的賬簿。

　　這種賬簿一般適用于總分類(lèi)賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。

　　(2)活頁(yè)式賬簿，也稱(chēng)活頁(yè)賬，是在賬簿登記完畢之前并不固定裝訂在一起，而是裝在活頁(yè)賬夾中，可根據(jù)需要增減賬頁(yè)。當(dāng)賬簿登記完畢之后(通常是一個(gè)會(huì)計(jì)年度結(jié)束之后)，才將賬頁(yè)予以裝訂，加具封面，并給各賬頁(yè)連續(xù)編號(hào)。

　　通常各種明細(xì)分類(lèi)賬一般采用活頁(yè)賬形式。

　　(3)卡片式賬簿，也稱(chēng)卡片賬，是將賬戶所需格式印刷在硬卡上。

　　嚴(yán)格說(shuō)，卡片賬也是一種活頁(yè)賬。

　　在我國(guó)，企業(yè)一般只對(duì)固定資產(chǎn)明細(xì)賬的核算采用卡片賬形式，也有少數(shù)企業(yè)在材料核算中使用材料卡片。

　　【例題·單選題】按照會(huì)計(jì)賬簿的形式不同，其分類(lèi)不包含( )。

　　A.訂本式

　　B.活頁(yè)式

　　C.卡片式

　　D.三欄式

　　[答案]D

　　(二)會(huì)計(jì)賬簿的啟用

　　啟用新的會(huì)計(jì)賬簿時(shí)，應(yīng)當(dāng)在賬簿封面上寫(xiě)明單位名稱(chēng)和賬簿名稱(chēng)，并在賬簿扉頁(yè)上附啟用表，內(nèi)容包括：?jiǎn)挝幻Q(chēng)、賬簿名稱(chēng)、賬簿編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期、記賬人員和會(huì)計(jì)主管人員姓名，并加蓋有關(guān)人員的簽章和單位公章。——無(wú)賬戶名稱(chēng)

　　更換記賬人員時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，在交接記錄內(nèi)填寫(xiě)交接日期和接交人員或監(jiān)交人員姓名并簽章。

　　(三)會(huì)計(jì)賬簿的登記

　　1.登賬依據(jù)——審核無(wú)誤的會(huì)計(jì)憑證。

　　2.登賬基本要求

　　(1)登記會(huì)計(jì)賬簿時(shí)，應(yīng)當(dāng)將會(huì)計(jì)憑證日期、編號(hào)、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項(xiàng)記入賬內(nèi)，做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時(shí)、字跡工整。

　　(2)登記賬簿時(shí)，必須使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆(銀行的復(fù)寫(xiě)賬簿除外)或者鉛筆書(shū)寫(xiě)。

　　(3)在登記各種賬簿時(shí)，應(yīng)按頁(yè)碼順序連續(xù)登記，不得隔頁(yè)、跳行。如無(wú)意發(fā)生錯(cuò)誤、隔頁(yè)、缺號(hào)、跳行現(xiàn)象，應(yīng)在空頁(yè)、空行處用紅色墨水劃對(duì)角線注銷(xiāo)，或者注明“此頁(yè)空白”或“此行空白”字樣，并由會(huì)計(jì)人員和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人(會(huì)計(jì)主管人員)在更正處蓋章，以明確責(zé)任。(注意區(qū)分：《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)》并由記賬人員簽名或者簽章。)

　　錯(cuò)賬更正方法一般有劃線更正法、補(bǔ)充登記法和紅字沖(更)正法等三種。

　　(4)凡需要結(jié)出余額的賬戶，應(yīng)當(dāng)定期結(jié)出余額。

　　(5)及時(shí)對(duì)賬(每年至少進(jìn)行一次)

　　要做到賬實(shí)相符、賬證相符、賬賬相符、賬表相符。(注意區(qū)分：《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)》無(wú)賬表相符。)

　　賬實(shí)相符，是會(huì)計(jì)賬簿記錄與實(shí)物、款項(xiàng)實(shí)有數(shù)核對(duì)相符;

　　賬證相符，是會(huì)計(jì)賬簿記錄與會(huì)計(jì)憑證有關(guān)內(nèi)容核對(duì)相符;

　　賬賬相符，是會(huì)計(jì)賬簿之間行對(duì)應(yīng)記錄核對(duì)相符;

　　賬表相符，是會(huì)計(jì)賬簿記錄與會(huì)計(jì)報(bào)表有關(guān)內(nèi)容核對(duì)相符;

　　(6)定期結(jié)賬。

　　結(jié)賬前，必須將本期所發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部登記入賬。結(jié)賬時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)出每個(gè)賬戶的期末余額。結(jié)賬可分為月結(jié)、季結(jié)、和年結(jié)等。

　　3.實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，其會(huì)計(jì)賬簿的登記、更正，也應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。

　　4.會(huì)計(jì)賬簿的設(shè)置和登記，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)法律、行政法規(guī)和國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。

　　5.禁止賬外設(shè)賬。各單位發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)在依法設(shè)置的會(huì)計(jì)賬簿中統(tǒng)一登記、核算，不得違反規(guī)定私設(shè)會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行登記、核算。

　　【例1-3-8】 某廠2004年5月以來(lái)的現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬是用圓珠筆書(shū)寫(xiě)的，未按頁(yè)次順序連續(xù)登記，有跳行、隔頁(yè)現(xiàn)象。分析該案例中有哪些行為不合法。

　　[解析] 該案例中有下列行為不合法：(1)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬用圓珠筆書(shū)寫(xiě)不符合規(guī)定。理由是：根據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的規(guī)定，登記賬簿要用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水書(shū)寫(xiě)，不得用圓珠筆或者鉛筆書(shū)寫(xiě)。(2)會(huì)計(jì)賬簿未按頁(yè)次順序連續(xù)登記，有跳行、隔頁(yè)現(xiàn)象不符合規(guī)定，理由是：根據(jù)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的規(guī)定，各種賬簿要按頁(yè)次順序連續(xù)登記，不得跳行、隔頁(yè)。

　　【例1-3-9】 會(huì)計(jì)員小王在登記賬簿時(shí)，因疏忽隔了一頁(yè)，此時(shí)小王將該頁(yè)撕去，將原記錄重抄一遍，然后緊接其后登記，請(qǐng)問(wèn)小王的處理是否正確?

　　[解析] 小王的處理不正確，正確的做法時(shí)，將空頁(yè)劃線注銷(xiāo)，或注明“此頁(yè)空白”字樣，并由其簽名或蓋章。

　　【例題·判斷題】各單位發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)在依法設(shè)置的會(huì)計(jì)賬薄上統(tǒng)一登記、核算，不得私設(shè)賬外賬。( )

　　[答案]√

　　(四)會(huì)計(jì)賬簿的保管

　　現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬保管25年，總賬和明細(xì)賬保管15年，涉外賬簿應(yīng)長(zhǎng)期保存。

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