十、會(huì)計(jì)檔案管理
會(huì)計(jì)檔案，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。一般包括：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告以及其他會(huì)計(jì)資料等會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料。
《福建省實(shí)施﹤會(huì)計(jì)法﹥辦法》進(jìn)一步明確，會(huì)計(jì)檔案還包括：采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料。
注意：財(cái)務(wù)預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料屬文書檔案，而非會(huì)計(jì)檔案
(一)會(huì)計(jì)檔案的范圍和種類
(1)會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總原始憑證，其他會(huì)計(jì)憑證;
(2)會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片賬、輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿;
(3)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告及文字分析材料等;
(4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。
(二)會(huì)計(jì)檔案的歸檔和移交
1、各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由會(huì)計(jì)部門按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂。
2、當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了，可暫由本單位會(huì)計(jì)部門保管一年。保管期滿之后，原則上應(yīng)由會(huì)計(jì)部門編造清冊(cè)，移交本單位的檔案部門保管;未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門內(nèi)部指定專人保管。
3、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管會(huì)計(jì)檔案的工作不得由單位出納人員兼任。
4、檔案部門接管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，即入檔后的單位會(huì)計(jì)檔案不得隨意拆封。個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)部門和原經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
5、會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)積極為本單位提供和利用。會(huì)計(jì)檔案原件不得借出，以確保單位檔案的安全和完整，防止丟失。如有特殊需要，如……經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，在不拆散原卷冊(cè)的前提下，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。
【例題·單選題】各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由( )負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
A.會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)
B.檔案部門
C.人事部門
D.指定專人
[答案]A
(三)會(huì)計(jì)檔案的保管期限
會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久和定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年和25年五類，保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后第一天算起。
【例題·單選題】根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，關(guān)于會(huì)計(jì)檔案定期保管期限的下列表述中，符合規(guī)定的是( )。
A.保管期限分為3年、5年、l0年
B.保管期限分為3年、5年、l0年、l5年
C.保管期限分為3年、5年、l0年、l5年、25年
D.保管期限最長為30年
[答案]C
【例題·單選題】根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管期限為永久、定期兩類。會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限最短的是( )。
A.1年
B.2年
C.3年
D.5年
[答案]A
【例題·單選題】會(huì)計(jì)檔案的保管期限應(yīng)從( )算起。
A.裝訂、整理、歸檔后的第一天
B.會(huì)計(jì)年度終了后第一天
C.辦妥移交、接收手續(xù)的當(dāng)天
D.會(huì)計(jì)年度開始后的次日
[答案]B
(四)會(huì)計(jì)檔案的銷毀
1、編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)
會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。且單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。
2、專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷
(1)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案
(2)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，對(duì)于一般企業(yè)、事業(yè)單位和組織，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷;對(duì)于國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷;對(duì)于財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員監(jiān)銷。
(3)銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
【例題·單選題】廈門市財(cái)政局銷毀保管期滿的會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由( )派人監(jiān)銷。
A、廈門市財(cái)政局會(huì)計(jì)處
B、福建省財(cái)政廳
C、廈門市審計(jì)局
D、廈門市財(cái)政局監(jiān)督處
[答案]C
3、不得銷毀的會(huì)計(jì)檔案
(1)對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，以及涉及到其他未了事項(xiàng)(如超過會(huì)計(jì)檔案保管期限但尚未報(bào)廢的固定資產(chǎn)購買憑證等)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
(2)正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀，必須妥善保管，等到項(xiàng)目辦理竣工決算后按規(guī)定的交接手續(xù)交給項(xiàng)目的接受單位進(jìn)行妥善保管。
【例題·單選題】下列關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的說法中，不正確的是( )。
A.會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管會(huì)計(jì)檔案的工作可以由本單位總賬會(huì)計(jì)兼任
B.正在建設(shè)期間的建設(shè)單位會(huì)計(jì)檔案，無論其是否保管期滿，都不得銷毀
C.會(huì)計(jì)檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名、蓋章，并將監(jiān)銷情況向本單位負(fù)責(zé)人報(bào)告
D.會(huì)計(jì)檔案原則上不得借出，以確保單位檔案的安全和完整，防止丟失。遇有特殊需要，由保管人員在不拆散原卷冊(cè)的前提下，提供查閱或者記錄
[答案]D
【例題·單選題】下列關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的表述中，不正確的是( )。
A.檔案部門接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，即入檔后的單位會(huì)計(jì)檔案不得隨意拆封
B.會(huì)計(jì)檔案原則上不得借出，以確保單位檔案的安全和完整，防止丟失。遇有特殊需要，可以就地查閱，但不得抽換或復(fù)制
C.會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管會(huì)計(jì)檔案的專職人員不得由單位出納人員擔(dān)任
D.正在建設(shè)期間的建設(shè)單位會(huì)計(jì)檔案，無論其是否保管期滿，都不得銷毀，必須妥善保管，等到項(xiàng)目辦理竣工決算后按規(guī)定的交接手續(xù)移交給項(xiàng)目的接受單位
[答案]B
【例題·判斷題】保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以銷毀。( )
[答案]×
【例題·單選題】根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久和定期兩類。定期保管的會(huì)計(jì)檔案，其最長期限是( )
A.5年
B.10年
C.15年
D.25年
[答案]D
【例題·單選題】下列各項(xiàng)中，不屬于會(huì)計(jì)檔案的是( )
A.會(huì)計(jì)憑證
B.會(huì)計(jì)賬簿
C.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
D.單位營業(yè)執(zhí)照
[答案]D
【例題·單選題】下列各項(xiàng)中，不屬于會(huì)計(jì)檔案的是( )
A.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)
B.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)
C.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
D.年度工作計(jì)劃
[答案]D
【例題·判斷題】會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久和定期兩類，保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后第一天算起。( )
[答案]√
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