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第二節　電算化會計賬務處理流程

　　下面以用友暢捷通T3軟件為例，對財務軟件處理流程進行系統講解。

　　用友暢捷通T3軟件是用友軟件股份有限公司的全資子公司暢捷通軟件有限公司面向中小型企業信息化需求設計的管理系統。該軟件以客戶為核心，集產、供、銷、財一體解決方案，突出了對關鍵流程的控制，實現了對主要業務過程的全面管理，其智能化管控平臺支持立體綜合統計分析，使企業能夠更快應對市場變化、更強管控關鍵流程、更全洞察運營全貌，為企業科學決策提供依據。此外，其易學易用的流程化設計，方便安裝的特性，便于廣大院校、個人用戶學習使用。

　　一、總體框架

　　(一)總體結構

　　T3由總賬管理、往來管理、現金管理、項目管理、財務報表、工資管理、固定資產管理、財務分析、應收管理、應付管理、采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算等主要部分組成，本套會計電算化教材所涉及到的模塊為總賬、財務報表、工資、應收、應付、固定資產系統。

　　(二)企業賬套建立及系統啟用基本操作

　　1.操作流程

　　企業建賬的工作流程如圖所示。為了方便操作，會計信息系統中大都設置了建賬向導，用來引導用戶的建賬過程。

 

　　二、系統管理操作

　　(一)系統管理使用者

　　鑒于系統管理模塊在整個會計信息系統中的地位和重要性，因此，對系統管理模塊的使用系統予以嚴格控制。系統只允許以兩種身份注冊進入系統管理。一是以系統管理員(admin)的身份，二是以賬套主管的身份。

　　1.以系統管理員的身份注冊系統管理

　　系統管理員負責整個應用系統的總體控制和維護工作，可以管理該系統中所有的賬套。以系統管理員身份注冊進入，可以進行賬套的建立、引入和輸出(恢復和備份)，設置操作員和權限，監控系統運行過程，清除異常任務等。

　　系統管理員是系統中權限最高的操作員，他要對系統數據安全和運行安全負責。通用會計信息系統中一般預置默認的系統管理員及口令，企業在正確安裝應用系統后，應該及時更改系統管理員的密碼，以保障系統的安全性。

　　2.以賬套主管的身份注冊系統管理

　　賬套主管負責所選賬套的維護工作。主要包括對所管理的賬套進行修改、對年度賬的管理(包括創建、清空、引入、輸出以及各子系統的年末結轉)，以及該賬套操作員權限的設置。

　　(二)啟動與注冊系統管理

　　例4-1：

　　以系統管理員(admin)的身份啟動并注冊系統管理。

　　(三)增加操作員

　　操作員是指有權登錄系統并對系統進行操作的人員。每次注冊或登錄系統，都要進行操作員身份的合法性檢查。操作員及權限管理提供了按照預先設定的崗位分工進行授權、分權功能，只有進行嚴格的操作分工和權限控制，才可能一方面避免與業務無關人員對系統的操作，另一方面對系統所含的各個子產品的操作進行協調，以保證系統的安全與保密。

　　只有系統管理員有權限增加操作員。增加系統操作員時，必須明確以下關于操作員的特征信息：編號、姓名、口令和所屬部門。

　　例4-2：

　　(四)建立賬套

　　建立賬套是企業應用會計信息系統的首要環節，其中涉及很多與日后核算相關的內容。為了方便操作，會計信息系統中大都設置了建賬向導，用來引導用戶的建賬過程。建立企業賬套時，需要向系統提供以下表征企業特征的信息，歸類如下：

　　(1)賬套基本信息：包括賬套號、賬套名稱、賬套啟用日期及賬套路徑。

　　(T3下最多999套)

　　由于在一個會計信息系統中，可以建立多個企業賬套，因此必須設置賬套號作為區分不同賬套數據的唯一標識。

　　賬套名稱一般用來描述賬套的基本特性，可以輸入核算單位簡稱或用該賬套的用途命名。賬套號與賬套名稱是一一對應的關系，共同來代表特定的核算賬套。

　　賬套路徑用來指明賬套在計算機系統中的存放位置，為方便用戶，應用系統中一般預設一個存儲位置，稱其為默認路徑，但允許用戶更改。

　　賬套啟用日期用于規定該企業用計算機進行業務處理的起點，一般要指定年、月。啟用日期在第一次初始設置時設定，一旦啟用不可更改。在確定賬套啟用日期的同時，一般還要設置企業的會計期間，即確認會計月份的起始日期和結賬日期。

　　(2)核算單位基本信息：包括企業名稱、簡稱、地址、郵政編碼、法人、通訊方式等。

　　在以上各項信息中，單位全稱是必須項，因為發票打印時要使用企業全稱，其余情況全部使用企業的簡稱。

　　(3)賬套核算信息：包括記賬本位幣、行業性質、企業類型、賬套主管、編碼規則、數據精度等。

　　記賬本位幣是企業必須明確指定的，通常系統默認為人民幣，很多軟件也提供以某種外幣作為記賬本位幣的功能。為了滿足多幣種核算的要求，系統都提供設置外幣及匯率的功能。

　　企業類型是區分不同企業業務類型的必要信息，選擇不同的企業類型，系統在業務處理范圍上有所不同。

　　行業性質表明企業所執行的會計制度。行業性質的選擇將決定企業用到的一級會計科目。企業從方便使用出發，系統一般內置不同行業的一級科目和部分常用二級科目供用戶選擇使用，在此基礎上，用戶可以根據本單位的實際需要增設或修改必要的明細核算科目。

　　編碼方案，又叫編碼規則，是對企業關鍵核算對象進行分類級次及各級編碼長度的指定，以便于用戶進行分級核算、統計和管理。編碼方案設置包括級次和級長的設定。級次是指編碼共分幾級，級長是指每級編碼的位數。可設置編碼方案的內容一般包括科目編碼、存貨分類編碼、地區分類編碼、客戶分類編碼、供應商分類編碼、部門編碼和結算方式編碼等。編碼方案的設置取決于核算單位經濟業務的復雜程度、核算與統計要求。

　　以會計科目編碼為例，如果在確定編碼方案時，設置會計科目編碼規則為4-2-2，意味著企業會計科目編碼共分四級，一級會計科目為4位，二級會計科目為2位，三級會計科目編碼也為2位。那么在建立會計科目時，就需要遵從以上設置原則，如銀行存款各級科目編碼示意如下：

　　科目名稱：銀行存款-中行-人民幣

　　科目級次： 一級 二級 三級

　　科目編碼： 1002 01 01

　　編碼規則： 4-2-2

　　數據精度：是指定義數據的保留小數位數。在會計核算過程中，由于各企業對數量、單價的核算精度要求不一致，有必要明確定義主要數量、金額的小數保留位數，以保證數據處理的一致性。

　　例4-3：

　　(1)賬套信息

　　賬套號：888;賬套名稱：北京新瑞科技有限公司;采用默認賬套路徑;啟用會計期：2011年1月;會計期間設置：1月1日至12月31日。

　　(2)單位信息

　　單位名稱：北京新瑞科技有限公司;單位簡稱：新瑞科技。

　　(3)核算類型

　　該企業的記賬本位幣為人民幣(RMB);企業類型為工業;行業性質為2007年新會計準則;賬套主管為陳力;按行業性質預置科目。

　　(4)基礎信息

　　該企業有外幣核算，進行經濟業務處理時，需要對存貨、客戶、供應商進行分類。

　　(5)分類編碼方案

　　科目編碼級次：4222

　　其他：默認

　　(6) 數據精度

　　該企業對存貨數量、單價小數位定為2。

　　(7)系統啟用

　　“總賬”模塊的啟用日期為“2011年1月1日”。

　　(五)權限分配

　　根據企業內部控制的要求，系統操作員要有嚴格的崗位分工，不能越權操作。權限設置就是對允許登錄系統的操作員規定操作權限，嚴禁越權操作的行為發生。

　　系統管理員和賬套主管，兩者都有權設置操作員的權限。所不同的是，系統管理員可以指定或取消某一操作員為一個賬套的主管，也可以對系統內所有賬套的操作員進行授權;而賬套主管的權限局限于他所管轄的賬套，在該賬套內，賬套主管默認擁有全部操作權限，可以針對本賬套的操作員進行權限設置。

　　賬套主管自動擁有所在模塊的所有操作權限。

　　例4-4：

　　(1)陳力--賬套主管

　　負責財務軟件運行環境的建立，以及各項初始設置工作;負責財務軟件的日常運行管理工作，監督并保證系統的有效、安全、正常運行;負責總賬系統的憑證審核、記賬、賬簿查詢、月末結賬工作;負責報表管理及其財務分析工作。

　　具有系統所有模塊的全部權限。

　　(2)李南—出納

　　負責現金、銀行賬管理工作。

　　具有“總賬-出納簽字”權限，具有“現金管理”的全部操作權限。

　　(3)劉陽—會計

　　負責總賬系統的憑證管理工作、客戶往來和供應商往來管理工作及報表管理工作。

　　具有“總賬”、“往來”、“財務報表”的全部權限。

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