七、應收/應付核算系統

　　應收/應付系統主要用于核算和管理本企業與對方企業(客戶、供應商等)之間的往來款項。

　　應收賬款核算系統的任務是通過發票、其他應收單、收款單等單據的錄入，對企業的往來賬款進行綜合管理，及時、準確地提供客戶的往來賬款增減變動及余額清空，使會計人員和企業管理人員能及時掌握企業的資金流動狀況和貨款收回情況，對過期未收回的款項進行及時有效的催款和清理，從而加強對銷售過程的控制和管理，加速資金周轉，最大限度地減少壞賬損失，提高企業的經濟效益。應收賬款核算系統還能夠提供各種分析報表，如賬齡分析表、周轉分析表、欠款分析表、壞賬分析表、回款情況分析表等。

　　應付賬款核算系統的任務是通過發票、其他應付單、付款單等單據的錄入，對企業的往來賬款進行綜合管理，及時、準確地提供供應商的往來賬款余額資料，及時反映本企業的流動負債數額及償還流動負債所需資金，并提醒經營者及時完整地償還各項應付款項，保證良好的供貨關系，確保企業的賒購地位，并盡可能地享受各種折扣優惠。另外應付賬款核算系統也可以提供各種分析報表，如賬齡分析表、周轉分析表、欠款分析表、壞賬分析表、回款情況分析表等。

　　通過應收/應付系統提供的各種分析數據，可以為企業制定政策提供依據，從而提高企業的財務管理能力。

　　(一)初始設置

　　1.往來單位檔案設置

　　為了對不同類型的客戶和供應商進行更有針對性的管理，在進行單位檔案的設置之前，如單位需要將往來單位按一定的標準進行分類，先要完成對往來單位的分類設置。

　　應收系統的客戶資料管理用來給購貨的客戶建立客戶檔案，以便于對客戶進行管理。在這里最主要的設置是客戶編碼和客戶單位名稱，客戶單位名稱一般為客戶單位的全稱。此外，客戶的銀行賬號、電話、郵政編碼等客戶資料也是設置的內容。一般來說，客戶編碼一經設置并使用則既不允許刪除也不允許修改，但可以修改客戶的名稱，也可以在日常業務過程中隨時增加新的客戶。

　　2.收付結算設置

　　采用賒銷方式進行銷售時，為了促使客戶及時支付貨款，當客戶能夠在一定的期限內付款時，可以給客戶一定的折扣。從供應商角度看，需設置付款條件;從銷售商角度看，需設置收款條件;在軟件中，我們將這兩個稱謂合并稱為“付款條件”。付款條件通常表示為“5/10，2/20，n/30”，它的意思是客戶在10天內償還貨款，可得到5%的折扣，只付原價的95%的貨款;在20天內償還貨款，可得到2%的折扣，只要付原價的98%的貨款;在30天內償還貨款，則須按照全額支付貨款;在30天以后償還貨款，則不僅要按全額支付貨款，可能還要支付延期付款利息或違約金。收付結算設置還包括結算方式設置和開戶銀行設置。

　　3.輸入應收應付期初數據

　　使用應收賬款核算模塊前，要將啟用時未結算完的所有往來單位的應收/應付/預收/預付款等數據錄入計算機，以便于以后使用中進行核銷處理。

　　(二)日常業務處理

　　1.采購發票和銷售發票的處理

　　單據錄入是應收/應付系統的處理的起點，可以錄入銷售/采購業務中的各類發票，以及銷售/采購業務之外的應收/應付單。根據業務模型的不同，用戶可以處理的單據類型也不同。從銷售系統轉入的單據不允許刪除，已審核的單據不能刪除。

　　例4-40：

　　1月6日，采購部白方向北京萬明公司訂購空白光盤，數量為4000張，單價為2元，將收到的貨物驗收入材料庫。填制采購入庫單。當天收到該筆貨物的專用發票一張，價稅合計9360元，發票號F001。填制采購發票。

　　操作演示：

　　[4-40.htm]

　　2.收款單和付款單的處理

　　收款單是收到款項而輸入的單據。付款單是支付貨款及其他應付款項而填制的單據。收款單/付款單要求輸入的基本數據有：客戶編碼/供應商編碼、結算方式(如：現金、支票、匯票等)、金額、結算科目、銀行賬號、幣種、部門、業務員、款項類型等。

　　3.應收/應付款核銷

　　應收/應付賬款核銷就是指確定收、付款單與應收/應付單據之間的對應關系的操作，即需要指明每一次收款是收的哪幾筆銷售業務的款項，每一次付款是付的哪幾筆采購業務的款項。

　　例4-41：

　　財務部門根據采購發票開出轉賬支票(票號C001)一張，金額9360元，付清采購貨款。填制付款單并進行核銷處理。

　　操作演示：

　　[4-41.htm]

　　4.轉賬處理

　　應收沖應收。應收沖應收是指將一家客戶的應收款轉到另一家客戶中。

　　預收沖應收。通過預收沖應收處理可以完成客戶的預收款(紅字預收款)與該客戶的應收款(紅字應收)之間的核銷業務。

　　應收沖應付。即用客戶的應收賬款來充抵欠該客戶的應付賬款。

　　紅票對沖。紅票對沖可實現客戶的紅字應收單據與其藍字應收單據、收款單與付款單之間進行充抵的操作。系統提供兩種處理方式：自動沖銷和手工沖銷。

　　自動沖銷可同時對多個客戶依據對沖規則進行紅票對沖，提高紅票對沖的效率。自動沖銷對紅票對沖提供進度條，并提交自動紅沖報告，用戶可了解自動紅沖的完成情況及失敗原因。

　　手工沖銷只能對一個客戶進行紅票對沖，可自行選擇紅票對沖的單據，提高紅票對沖的靈活性。手工紅票對沖時采用上下兩個列表形式，紅票記錄全部采用紅色顯示，藍票記錄全部采用黑色顯示。

　　5.制單處理

　　制單及生成憑證并將憑證傳遞到總賬系統。應收款系統在各個業務處理過程中都提供了實時制單的功能。應付系統的制單處理和應收系統類似，目的是為了根據發生的業務生成記賬憑證，并將憑證傳遞至總賬系統中記賬。

　　6.應收/應付賬齡分析

　　應收/應付賬款的賬齡分析是往來管理的重要內容之一，通過應收賬款賬齡分析表對應收賬款拖欠時間的整理歸類和分析，可以了解企業管理人員收款工作的效率，還可以了解往來客戶所欠應收款在時間上的分布情況，便于管理者更好地管理應收賬款。

　　7.應收/應付賬款查詢

　　應收/應付賬款查詢包括單據查詢和賬表查詢兩個方面。單據查詢包括銷售發票和采購發票、收款單和付款單等單據的查詢。賬表查詢可以進行往來總賬、往來明細賬、往來余額表的查詢，并可以實現總賬、明細賬、單據之間的聯查。

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